Задача "Справки"

Приложение 1

ПЕРЕЧЕНЬ стандартных сводок по задаче "Делопроизводство"

Наименование 1.

Сводки по входящим письмам

О поступлении писем (по организациям, автор) за период в (структурное подразделение органа)

О поступлении писем в (организация — автор) за (период) в орган в целом

О поступлении писем в (структурное подразделение органа) за период 2.

Сводки по рассматриваемым вопросам

О движении вопросов, поступивших в орган в целом за первую (вторую) половину месяца года

О движении вопросов, поступивших в (структурное подразделение органа) за первую (вторую) половину месяца года О количестве решенных вопросов, подготовленных в органе за (период)

О вопросах, находящихся на исполнении в (структурное подразделение органа), на (дата)

Информация о сводке сортируется по отделам

О вопросах, находящихся на исполнении в (структурное подразделение органа), на (дата)

Информация о сводке сортируется по исполнителям О вопросах, находящихся на исполнении, поступивших в (структурное подразделение органа) из (организация — автор), на (дата)

О вопросах, находящихся на исполнении в (структурное подразделение органа), срок исполнения которых превышает 10 дней, на (дата) Информация о сводке сортируется по отделам

Приложение 2

ПЕРЕЧЕНЬ сведений, получаемых на стандартные запросы, по задаче "Делопроизводство'9

Наименование 1.

Сведения о письмах, поступивших в (структурное подразделение органа)

Сведения (полные) о письмах, зарегистрированных за (период)

Сведения об авторе письма

Сведения о направлении письма на исполнение

Сведения об указаниях к письму

Сведения о закрытии письма

Сведения о количестве закрытых писем, поступивших в (структурное подразделение органа) за (период) 2.

Сведения о вопросах, рассматриваемых в (структурное подразделение органа)

Сведения (полные) о вопросах Сведения об указаниях к вопросу

Сведения о структурных подразделениях, которым дано указание по вопросу

Сведения о документах, полученных в ответ на указание по вопросу Сведения о документах, решающих вопрос Сведения о месте хранения материала по решенному вопросу Сведения о ранее рассмотренных документах и вопросах по тематике нового вопроса

Сведения о находящихся на исполнении вопросах, внесенных в орган, на (дата)

В качестве входной информации выступали тексты нормативных актов (примерный перечень которых см. в приложении 3).

Состав их реквизитов, учитываемых в задаче, дается в приложении 4.

Пользователи могли получать информацию об этих актах как по известным реквизитам документов (или их сочетанию), так и по смысловому их содержанию. Это позволяло формировать справки по тематике рассматриваемых документов.

Сведения из базы данных задачи представлялись пользователям в виде сводок и справок, обеспечивая ввод и обработку как текущих, так и ретроспективных документов.

Ввод и корректировка информации по задаче "Справки" осуществлялись: с клавиатуры АРМ Информационно-справочной

системы; с машинных носителей (дискет), содержащих подготовленную на ПЭВМ информацию о документах.

При запросах по реквизитам документов достигалась стопроцентная полнота и точность выдачи информации. База данных задачи являлась полнотекстовой и обеспечивала хранение исходного текста документа, а также его структуры: частей документа (пунктов, статей, разделов и т. д.), приложений, таблиц, заголовков, подзаголовков, абзацев.

Для повышения достоверности хранящейся информации в процессе ввода часть реквизитов документов (вид документа, гриф, даты) подвергалась автоматическому формально-логическому контролю.

Формирование поискового образа текста документа (индексирование) осуществлялось в процессе ввода текста автоматизи- рованно, при этом не требовалось аннотирование или реферирование текста.

База данных имела возможность учесть все дополнения и корректировки исходного текста документа и позволяла пользователю сформировать актуальный адекватный существующему в настоящее время нормативный правовой акт.

Время поиска документа по реквизитам — несколько минут.

Надо заметить, что в задаче обеспечивалась защита данных от несанкционированного доступа и разграничение доступа к информации пользователей.

Приложение 3

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ нормативных актов, учитываемых в задаче "Справки"

Закон.

Указ.

Постановление, распоряжение.

Резолюция, поручение.

Договор, соглашение.

Коммюнике.

Меморандум.

Декларация, обращения, послание.

Приказ.

Положение, устав.

Правила, инструкции, методические указания, рекомендации.