2.4.4. Задачи информационно-справочной системы аппарата Правительства СССР

Аппарат представляет собой операционную систему организационного управления. Типовыми процессами и процедурами, подлежащими автоматизации и информатизации, здесь являются: регистрация документов, контроль за их подготовкой, прохождением и исполнением, сбор данных по обсуждаемым вопросам, при этом имеется в виду, какие решения принимались ранее и какими документами сопровождались, что было "исполнено — не исполнено", кому поручалось дальнейшее сопровождение вопроса, как в результате закрыт вопрос и т. д. В ходе выполнения этих работ необходимо проводить информационно- аналитические расчеты, интегрировать данные показателей в разрезе, например, отраслей, подотраслей, видов деятельности, городов, областей, краев, республик, государств внешнего мира.

Рассмотрение проекта того или иного документа на заседании аппарата (коллегии, президиума, комитета, комиссии и т. д.) будет более плодотворным, эффективным, если ключевые поло- жения предлагаемых решений отображаются на информационных экранах, табло и есть возможность оперативно сравнивать варианты и прогнозы последствий реализации. Для этого необходимо создание в аппарате ситуационных комнат (кабинетов и центров), электронной почты, организация телеконференций.

По результатам обсуждения, как правило, оформляется стенограмма и протокол. Затем надо оперативно откорректировать тексты соответствующих документов, растиражировать для рассылки в адреса принятых решений, учесть их рассылку с фиксацией времени.

Принятые решения ставятся на контроль исполнения (по срокам, по объему поэтапно выполненных поручений, в разрезе конкретных организаций-исполнителей и др.). В случае их невыполнения необходимо направить напоминание об этом органу- исполнителю. Еще лучше, если будет заблаговременное автоматизированное напоминание о приближающихся сроках исполнения решений. В таких случаях формируется уведомление руководителям аппарата с анализом и причинами задержек, предложениями о дальнейших действиях.

В 70—80-х годах для аппарата Правительства СССР создавалась информационно-справочная система офисного типа, на которую возлагалось решение следующих комплексных задач: "Делопроизводство", "Контроль", "Справка", "Кадры", "Письма", "Архив". Здесь сами названия отражают содержание задач. Для выработки требований к системе, составу и содержанию решаемых задач Заказчиком системы совместно с ее разработчиками в 1973—1975 гг. проводилось фактографическое обследование всех структурных подразделений Управления Делами Совета Министров СССР, что позволило выявить существовавшие процедуры работы с документами, разработать постановку функциональных задач и обосновать тактико-технические требования к будущей системе в целом.

Задача "Делопроизводство"

Ее назначение — обеспечивать автоматизированный ввод, учет, хранение, обработку и поиск информации по входящим (исходящим) документам, а также по вопросам, рассматриваемым (или уже рассмотренным) в аппарате. Пользователями задачи были руководство и работники аппарата правительства.

Источниками информации для ее решения являлись журналы регистрации входящих (исходящих) документов, заполняемые в подразделениях аппарата, и учетные карточки, фиксировавшие каждый рассматриваемый в аппарате вопрос. Информация могла вводиться также непосредственно с входящих (исходящих) документов. Созданная на этой основе база данных должна была содержать следующие сведения:

входящий номер документа, дата поступления в аппарат; номер по журналу учета входящих (исходящих) документов; краткое содержание входящего (исходящего) документа или вопроса;

наименование организации, внесшей вопрос на рассмотрение; исходящий номер, дата документа, поступившего в аппарат или на основании которого открыт вопрос, кто подписал документ;

местонахождение входящего документа или вопроса (структурное подразделение);

исполнитель вопроса (работник аппарата); сведения об указании по входящему документу или вопросу (вид, номер, дата документа, содержание указания, кто подписал и сведения о его рассылке);

сведения о материалах, поступивших по рассматриваемому вопросу (исходящий, входящий номер, дата поступления, организация — автор);

сведения о документе, которым решен вопрос или закрыт входящий документ (вид, номер, дата документа, кто подписал, краткое содержание решения);

номер архивного дела, дата отправки в архив. Пользователи задачи могли получать информацию о входящих (исходящих) документах или вопросах по любому из указанных сведений или их сочетанию, по одному входящему документу (вопросу) или по группе, по всем входящим документам или только по рассматриваемым вопросам и т.

Для удобства пользователей, а также для повышения оперативности выдачи данных предусматривалось пополнение перечней стандартных сводок и сведений, получаемых по стандартным запросам; активная база данных задачи могла содержать сведения о 50 тыс. входящих (исходящих) документов и о 16 тыс. вопросов.

Запросы могли быть переданы пользователями по телефону, письменно (при сложных запросах) или непосредственно с АРМ Информационно-справочной системы. Выдача ответов осуществлялась по телефону (на простые запросы), на машинных носителях (дискетах) или письменно (в 2-дневный срок). Возможен был вариант формирования ответов на АРМ пользователей.

В приложениях 1—2 приведены Перечень стандартных сводок и Перечень сведений, получаемых на стандартные запросы по задаче "Делопроизводство".