<<
>>

§ 4. ПОНЯТИЕ ОБ УПРАВЛЕНИИ

Имеется несколько определений понятия "управление". Инженер­ное, прикладное определение этого понятия следующее.

Управление - это процесс преобразования информации о со­стоянии системы в определенные целенаправленные действия, переводящие управляемую систему из исходного в заданное со­стояние.

Необходимость и важность детального анализа исходного состоя­ния любой системы образно и кратко выражены Р.Киплингом в переводе С.Я Маршака[1]

«Есть у меня шесть слуг,

Проворных удалых, И всё, что вижу я вокруг, -

Всё знаю я от них. Они по знаку моему

Являются в нужде. Зовут их: Как и Почему, Кто, Что, Когда и Где».

Например: исходное состояние автотранспортного предприятия - наличие в результате падения спроса на перевозки избыточных произ­водственных помещений, которые можно использовать для сервиса ин­дивидуальных автомобилей. Заданное состояние системы (цель) - орга­низация на базе АТП постов, участков, мастерских автосервиса инди­видуальных автомобилей, позволяющих более эффективно использо­вать производственные помещения, увеличить доходы, сократить рас­ходы. Действия: анализ потребностей в услугах, привлечение инвести­ций, реконструкция АТП, реклама и т.д.

В результате происходит весьма распространенная в рыночных ус­ловиях диверсификация производства. В данном случае сочетание традиционной перевозочной и производственной (ТО, ремонт, хранение собственных автомобилей) деятельности с автосервисом индивидуаль­ных автомобилей.

Правильно проведенная диверсификация производства способст­вует росту доходов и прибыли, увеличивает конкурентоспособность предприятия.

Связь цели и действий отмечалась ещё Аристотелем в трактате «Политика»: «Благо везде и повсюду зависит от соблюдения двух усло­вий: 1) правильно установленной конечной цели всякого рода деятель­ности и 2) отыскания соответствующих средств, ведущих к конечной це­ли».

Вернемся к определению понятия управления и выделим в нем ключевые слова (рис.7,а):

1 - информация о состоянии системы - И;

2 - цели или цель системы - Ц;

3 - действия, предпринимаемые в системе для изменения ее со­

стояния и достижения цели - Д.

Без этих составляющих вообще не может быть самой постановки задачи управления, и они составляют первое правило управления.

Правило№1! Минимально необходимыми, но недостаточными условиями управления являются: наличие объек­тивной и адекватной информации о состоянии систе­мы и действующих на неё внешних факторах, опреде­ление цели (или целей), стоящей перед системой, и понимание возможных способов или действий для достижения этих целей.

Рис. 7. Состояние процесса управления с учетом информационного аспекта (а), материальных ресурсов (б) и фактора времени (в) И - информация; Ц - цели; Д - действия; Р - материаль­ные ресурсы;В - время реализации.

Эти условия, как уже указывалось, являются минимально необхо­димыми, но недостаточными, так как любое реальное управление тре­бует ресурсов (рис. 7,6), а само управление, т.е. изменение состояния системы, происходит во времени, иногда весьма значительном (рис. 7,в).

Учет фактора времени как формы последовательности смены яв­лений необходим, во-первых, для планирования соответствующих дей­ствий, которые должны иметь календарное начало, промежуточные эта­пы и финиш; во-вторых, для нормирования трудозатрат; в-третьих, для координации действий с другими элементами системы или взаимодейст­вия с внешними системами (клиентурой, поставщиками); в-четвертых, как экономическая категория, позволяющая учитывать через дисконти­рование разновременные потоки денег.

Итак, второе правило управления можно сформулировать следую­щим образом.

Правило № 2. Достаточным набором для построения разумного управления является: информация о состоянии системы, ее цели, имеющиеся ресурсы, распола­гаемое системой время достижения этих целей и необходимые для этого действия.

Естественно, что этот набор должен распологаться и использо­ваться в определенной последовательности, образующей типовые эта­пы или технологию управления, применяемые с минимальной привязкой для различных отраслей, предприятий и задач, и обобщаемые следую­щим правилом:

а) б) в)

Правило № 3.

Этапы управления имеют типовую последователь­ность, включающую (рис.8):

- требует обязательного участия руководителя высшего уровня

- требует контроля руководителя и участия ответственных за этапы

Рис. 8. Основные этапы управления

1. Определение цели, стоящей перед управляемой системой или подсистемой (отраслью, АТП, цехом, участком, бригадой).

От правильного определения цели и частных задач во многом за­висят и выбираемые средства. Причем цель подсистемы должна увя­зываться с целью системы более высокого ранга. Например, цели ка­ждого цеха или участка АТП должны быть определены так, чтобы обес­печить техническую исправность заданного перевозочным процессом количества автомобилей.

Следовательно, постановка цели и ее реализация должны рас­сматриваться в рамках программно-целевого подхода.

Подчёркивая важность определения цели Л.Д. Питер в знаменитой работе «Принцип Питера или почему дела идут вкривь и вкось» указы­вал: «Чтобы компетентно работать группе способных людей нужны, все­го навсего, общие ориентиры и четко определённые цели».

2. Получение информации о состоянии системы и о внешних факторах, действующих на систему.

При разработке мероприятий, направленных, например, на повы­шение коэффициента технической готовности, подобной информацией будут сведения об эксплуатационной надежности автомобилей; данные о наиболее характерных отказах, вызывающих простои автомобилей в рабочее время; сведения о причинах простоев и т.д. Внешними факто­рами в данном случае будут: условия эксплуатации, организация ма­териально-технического обеспечения и др.

При сборе, получении и обработке информации, то есть всего того, что может дополнить наши знания, убеждения и предположения о сис­теме и внешних факторах, различают следующие понятия:

Сообщение - упорядоченный набор символов (русский алфавит, цифры и тому подобное), служащих для выражения информации (текст телеграммы, письма, абзац, штрих-код и др.)

Документ - материальный носитель сообщения в виде письма, справки, ведомости, наряда и т.д.

Сигналы - физические факты, явления, процессы, служащие для передачи и накопления сообщений.

Шум - помехи, затрудняющие получение сигнала.

3. Обработка информации, оценка ее точности, представи­тельности, достоверности.

Точность или ошибка информации характеризуется отклонением полученных (как правило, выборочных) и действительных данных, свой­ственных процессам, происходящим в системе. Величина ошибка зави­сит от точности применяемых приборов и методов, а также объема на­блюдений и квалификации персонала. Например, точность показания спидометров при испытании и новых автомобилей, прошедших обкатку, по данным журнала Авторевю, для диапазона скоростей 40-200 км/час составила (%): Toyota Camry - 2%; Peugeot 607 - 2,9%; Nissan Maxima - 3,7%.

Следует отметить, что объективность, достоверность и доступность информации о состоянии системы (предприятия, компании, банка) имеет значение не только для ее внутреннего управления, но и как средство повышения конкурентоспособности на рынке на основе реализации принципа (или кодекса) корпоративного управления, главными из кото­рых при принятии решений являются: честность, прозрачность, ответст­венность и подотчетность. Эти принципы, вслед за США, приняты в 1998 г. организацией экономического сотрудничества и развития (ОЭСР) в Европе и предъявляют жесткие требования, прежде всего, к отчетности в системе: прозрачность, доступность, регулярность информации о теку­щем финансовом положении (ежеквартально), ведение бухгалтерского учета по международным стандартам.

Соблюдение кодекса корпоративного управления повышает рейтинг (в том числе и международный) системы, ее конкурентоспособность, стоимость ценных бумаг, обеспечивает более благоприятные условия инвестирования.

4. Анализ информации, сбор при необходимости дополни­тельной информации, ее экспертиза.

При анализе главное внимание должно уделяться:

• компактному представлению информации, позволяющему видеть состояние и тенденции (таблицы, графики, формулы);

• последовательной декомпозиции и раскрытию информации (от наиболее важных к менее важным данным);

• количественным характеристикам проблем и рассогласований, возникшим в системе и препятствующим достижению поставлен­ных целей;

• закономерностям и тенденциям изменения показателей эффек­тивности системы;

• связи между различными показателями;

• структуризации информации, получения данных не только по сис­теме в целом, но и ее подсистемам, группам, классам, нишам.

Например, при совершенствовании организации пассажирского транспорта в городе мало знать среднюю подвижность населения. Необ­ходимо иметь данные об использовании пассажирами различных видов городского транспорта, назначении поездок (табл. 10), группах пассажи­ров, пользующихся различными видами транспорта и их доходами и ряд других.

Таблица 10

Распределение поездок по видам транспорта и назначению в Швеции

Назначение поездок
то 1 Всего
Виды транспорта работа, учеб бизнес 5 §

ю ^

° £ со ш о- s

о

отдых покупки прочие млн. а?
Велосипед, пешие 702 54 207 929 485 40 2418 29,8
Обществен­ный транспорт 297 10 26 179 75 17 603 7,4
Легковой ав­томобиль 1040 421 346 1669 863 421 4759 58,9
Прочие 95 47 16 121 9 26 315 3,9
Всего млн 2134 533 595 2897 1432 504 8095 100
% 26,4 6,6 7,4 35,8 17,6 6,2 8095 100

Пользование только средними данными по системе, особенно при анализе рынка, может привести к ошибочным выводам. Например, соот­ношение спроса и предложений на аренду квартир на московском риэл­торском рынке (осень 2002 г.) в среднем было 1,045, а по отдельным ценовым нишам, по данным корпорации «Бест- недвижимость», в зави­симости от месячной арендной платы от 0,16 до 3,2.

5- Принятие управляющих решений, определяющих действия, в соответствии с целями системы, полученной и обработанной ин­формации.

В зависимости от масштаба, глубины, ресурсоёмкости и последст­вии для системы, эти действия могут носить тактический или стратеги­ческий характер, быть стандартными или специально разработанными.

апример, на транспортной системе США применяются следующие стандартные методы (стратегии) достижения успеха или целей (man­agement strategy) и их комбинации:

отслеживание изменения удельного дохода на единицу произве­дённой и реализованной продукции или услуг (yield strategy);

• оперативный контроль всех статей расходов и их минимизация (cost control strategy);

• обеспечение максимальной производительности и за этот счёт прибыльности (productive strategy);

• заинтересованности персонала в конечных результатах системы и участия в прибылях (low interest strategy).

6. Придание решению четкой, желательно нормативной формы, обеспечивающей индивидуальную ответственность исполнителей, по­этапной количественный и качественный контроль. Предметность и чет­кость решения является своего рода простейшим тестом его обоснован­ности и логичности. «Кто ясно мыслит, тот ясно излагает», - утверждал немецкий философ А. Шопенгауер.

7. Доведение решения до исполнителей

На этом этапе важной является форма передачи решения, обеспе­чивающая понимание сути принимаемого решения и исключающая двоякое его толкование (смысла, ответственности, сроков выполнения и др.). Известно следующее высказывание по этому вопросу: Люди неред­ко понимают цель иначе, чем человек, ее указующий. Если ясность ва­шего объяснения исключает ненужные толкования, все равно кто-то поймет вас неправильно (эффект общения Чизхолма).

В связи с этим стоит напомнить формулу А.В. Суворова: "Каждый солдат должен понимать свой маневр".

Наиболее целесообразной формой решения является закон, пра­вило, норматив, обеспечивающие эффективное управление.

Под нормативом понимается количественное или качествен­ное упорядочение и регламентация процесса принятия, а в ряде случаев - и исполнения решения.

В технической эксплуатации и сервисе к нормативу относятся как конкретная норма, в соответствии с которой планируются или выполня­ются какие-либо работы, например (периодичность или трудоемкость выполнения операций ТО, расход запасных частей), так и указания о порядке принятия и выполнения конкретных решений и действий, из­лагаемых в стандартах, положениях, руководствах, технологиях, прика­зах и других документах.

8. Реализация управляющего действия

Например, строительство или реконструкция производственной ба­зы; освоение новых видов услуг; введение новой системы морального и материального поощрения ремонтных рабочих; направление автомобиля в ремонт или списание и т.д.

Способность к действию является важнейшей характеристикой сис­темы или специалиста, и характеризует их компетентность. По словам Л.Д. Питера, компетентность определяется как состояние, позво­ляющее действовать, а с точки зрения реальных жизненных ситуа­ций её следует определять как овладение способностями и умени­ем выполнять определённые функции.

9 Получение отклика (реакции) системы на управляющие дей­ствия в виде новой порции информации об изменении состояния системы

При полном достижении системой установленных целей в заданное время управление является оптимальным.

Если состояние системы ухудшилось, то управление нерацио­нально.

Если произошло улучшение состояния системы, но цели полностью не достигнуты, то управление является рациональным и наступает 10-й этап (рис. 8), в процессе которого анализируются причины, по которым цели не были достигнуты, при необходимости цели корректируются.

Это наиболее характерный вариант достижения целей, обоб­щаемый следующим правилом.

Правило № 4. Управление реальными системами носит многоша­говый, итеративный характер, при котором к по­ставленной цели приходят не за один, а за несколь­ко шагов, последовательно корректируя действия с учетом достигнутых результатов.

«И после плохого, и после хорошего урожая нужно сеять», - писал почти две тысячи лет назад известный филосов и политический деятель Сенека Луций Анней (4г. до н.э. - 65 г. н. э.), а знаменитый фельдмаршал Хельмут фон Мольтке высказывался ещё более определённо: «Ни один план не переживает встречи с противником».

Если итеративный подход реализуется, то говорят, что система яв­ляется обучаемой.

Одна из типичных ошибок управления на разных уровнях - это по­пытка достичь цели за один ход, что для больших систем является просто нереальным по следующим причинам:

1) мы не располагаем, как правило, всей информацией о состоя­нии системы и действующих на нее факторов;

2) реализация решения происходит во времени, иногда значитель­ном, при этом ряд факторов, действующих в системе и на сис­тему, изменяются;

3) большие системы инерционны и для изменения их состояния требуется значительное время (рис. 9) и ресурсы;

4) главный действующий фактор управления - человек - консерва­тивен, и требуется адаптация к новым целям и методам их дос­тижения.

Примерами медленного изменения состояния систем является чрезвычайно длительное освоение специалистами персональных ком­пьютеров, трудная и продолжительная приспособляемость большинства людей к рыночным условиям. Падение производства, затем стабили­зация и начало подъёма народного хозяйства России в рыночных усло­виях продолжались более девяти лет.

Рис. 9. Динамика оснащения легковых автомобилей парка Швеции ка­талитическими нейтрализаторами (%)

1 - количество автомобилей с нейтрализаторами в парке;

2 - пробег, приходящийся на эти автомобили.

В Швеции потребовалось от 15 до 25 лет, чтобы существенно со­кратить загрязнение окружающей среды от автомобильного транспорта (рис. 10), проведя следующие основные мероприятия: 1963 - организация специализированной компании по периодическому инспекторскому контролю автомобилей в эксплуатации;

1969 - замкнутая система вентиляции картера на новых легковых ав­

томобилях;

1970 - лимитирование содержания соединений свинца в бензине;

- введение норм содержания СО в отработавших газах автомо­билей, находящихся в эксплуатации;

1971 - установление норм содержания СО и СН в отработавших газах

новых автомобилей; 1976 - введение норм содержания NOx в отработавших газах новых автомобилей;

1986 - ужесточение норм выброса СО, СН и NOx новых автомобилей, требующие применения трёхкомпонентных нейтрализаторов;

1988 - ужесточение и дифференциация норм выбросов СО на оборо­

тах холостого хода;

1989 - включение контроля средств нейтрализации в периодический

инспекторский осмотр;

1990 - ужесточение норм содержания СО. Корректирование методов

испытания новых автомобилей;

1997 - введение нового метода оценки содержания твёрдых частиц в выбросах дизельных двигателей.

Рис. 10. Массовые выбросы от легкового автомобильного транспор­та в Швеции

1 - размер парка легковых автомобилей. Выбросы: 2 - NOx;

3 - СО; 4-СН; 5-свинец. 6 - прогноз 1995-96 гг.

Данные рис. 10 иллюстрируют также влияние масштабов реализа­ции определенных мероприятий на показатели функционирования сис­темы в целом. Действительно, мероприятия, касающиеся всего парка (например, введение норм содержания СО у автомобилей, находящихся в эксплуатации - кривая 3 на рис. 10), дали серьезный эффект с мини­мальным временным лагом. Нормирование содержания NOx только у новых автомобилей (кривая 2, рис. 10) дало заметный эффект только через 10-12 лет, когда произошло заметное обновление парка при сред­них темпах пополнения легкового парка 6-7 % в год.

Значительный разрыв между моментами принятия и реализации решения, дефицит информации налагает определённые требования на прогнозируемые показатели системы.

Правило № 5. При назначении или прогнозировании результатов, т.е. целей системы, и сроков их достижения необ­ходимо применять не точечные (рис. 11, а), а ин­тервальные (рис. 11,6) оценки.

Иногда в шутку говорят, что при экономическом прогнозировании подтверждаются или события или сроки.

Рис.11. Схема оценки времени реализации программ и целевых

нормативов:

ЦП - количественная характеристика цели, t - время достижения системой цели, ЦП1 , ЦП2 и ti , t2 - точечная оценка цели и времени, АЦП и At -интервальная оценка цели и времени ее достижения 1 - оптимистическая оценка; 2 - пессимистическая оценка.

Фиксация крайних (пессимистических и оптимистических) вариантов возможного развития системы очень важна, так как

а) руководители большой системы могут подготовиться к пессими­стической ситуации;

б) на случай возникновения этих ситуаций необходимо иметь планы действия, помня об известном правиле: «Надейся на лучшее - готовься к худшему».

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ПО ВТОРОЙ ТЕМЕ

1. Дайте определение понятия управления, укажите основные факто­ры, определяющие эффективность управления.

2. В каких этапах управления и почему участие руководителя высшего уровня является обязательным и почему?

3. Каковы взаимоотношения системы и ее элементов и условий вклю­чения элементов в систему?

4. Вспомните основные этапы процесса управления?

5. В чем смысл и значение итеративного характера управления систе­мами? Каковы основные причины его применения?

6. Каков математический аналог интервальной оценки показателей функционирования системы? Какой математический аппарат при этом может быть использован?

<< | >>
Источник: Кузнецов Е.С.. УПРАВЛЕНИЕ ТЕХНИЧЕСКИМИ СИСТЕМАМИ. 2003

Еще по теме § 4. ПОНЯТИЕ ОБ УПРАВЛЕНИИ:

  1.   7. УПРАВЛЕНИЕ ФОРМИРОВАНИЕМ ПОНЯТИЙ  
  2. Понятие местного управления и самоуправления.
  3. Понятие коллективного управления имущественными авторскими и смежными правами
  4. ВЗАИМОСВЯЗЬ МЕЖДУ ЭЛЕМЕНТАМИ УПРАВЛЕНИЯ И ИНФОРМАЦИЕЙ КАК СРЕДСТВОМ УПРАВЛЕНИЯ
  5. Высший пилотаж в управлении другими - управление собой
  6. 1.5. Организационная структура систем с управлением 1.5.1. Понятие структуры системы
  7. Органы управления, посты управления
  8. Соучастие в управлении (патисипативное управление)
  9. АНАЛИТИКИ ПОНЯТИЙ ГЛАВА ВТОРАЯ О дедукции чистых рассудочных понятий
  10. АНАЛИТИКИ ПОНЯТИЙ ГЛАВА ПЕРВАЯ О способе открытия всех чистых рассудочных понятий
  11. XII Предварительные эстетические понятия восприимчивости души к понятиям долга вообще
  12. § 1. Понятие, виды и форма сделок Статья 153. Понятие сделки
  13. 2.2. Административное право наряду с конституционным правом является одной из отраслей публичного права, имеющей важное практическое значение для граждан и юридических лиц, повседневно сталкивающихся с деятельностью различных органов государственного управления и местного самоуправления. . Слово "администрация" на латинском языке означает управление.
  14. Понятие страхования, основные страховые понятия
  15. Глобальное управлени
  16. Н. Н. ГРОМОВ В.А.ПЕРСИАНОВ. УПРАВЛЕНИЕ НА ТРАНСПОРТЕ, 1990
  17. Посты управления .