<<
>>

ИНТЕГРИРОВАННАЯ ОБРАБОТКА ДАННЫХ

Одним из основных недостатков большинства систем, использующих первый способ получения первичных данных, является значительное дублирование работ, происходящее при преобразовании исходных данных, представленных в обычном виде, на язык машин.

Обычным доводом в пользу применения устройств электронной обработки данных служит сокращение объема конторских работ и уменьшение количества счетно-перфорационного оборудования. Однако в большинстве случаев внедрение электронного оборудования для обработки данных приводит к увеличению счетно-перфорационного оборудования. Возросшие требования к носителям входной информации для вычислительной машрны — к перфокартам и (или) перфолентам — усилили требования и к оборудованию получения первичной информации. Обычно преобразование первичного документа во входной носитель, воспринимаемый машиной, осуществляется человеком. Вследствие этого имеется очевидная возможность для увеличения количества ошибок. Поскольку ошибки во входных данных машины приводят при проведении расчетов к весьма быстрому увеличению количества ошибок в результатах вычислений, то крайне важно добиться получения точных входных данных. Представляется, что эффективное достижение этой цели возможно с помощью создания интегрированной обработки данных.

Интегрированная обработка данных в большей степени отвечает второму способу получения данных из приведенного выше трехстадийного процесса развития системы, при котором первичные документы получаются одновременно

с машинным носителем информации. П. Б. Гэрротт пишет следующее:

«Интегрированная обработка данных не является совершенно новым делом. Это скорее одно из тех особо ценных нововведений, комбинирующих некоторые элементы уже имеющихся идей в новую и более эффективную модель. Фактически интегрированную обработку данных можно описать как некоторый способ механизации получения, передачи и неоднократного использования необходимой деловой информации.

Другими словами, интегрированная обработка данных — это некий единый способ механизации конторских работ предпринимательской организации, и одной из основных задач при этом является уменьшение количества ошибок, совершаемых человеком, путем уменьшения степени его прямого участия в обработке жизненно важной деловой информации. Другая цель заключается в том, чтобы с наибольшей оперативностью обеспечить необходимой информацией, которая должна быть представлена в соответствующей форме, всех тех, кто в ней нуждается» [6].

Было разработано много типов устройств для одновременного получения документа и перфоленты. Кроме того, ранее подготовленные и пробитые перфокарты, содержащие необходимые постоянные данные, используются для получения последующих документов. В этом случае машинная входная информация получается с минимумом человеческого вмешательства. Таким образом, сокращаются время, труд и ошибки при получении первичных данных для вычислительной машины. В настоящее время в качестве наиболее распространенного входного носителя для систем интегрированной обработки данных используется перфолента. Перфолента может быть получена при работе кассовых аппаратов, пишущих машинок, бухгалтерских и счетных машин, телетайпов и других устройств. С помощью перфоленты могут приводиться в действие устройства, о которых говорилось раньше, а также счетно-перфорационное оборудование и электронные вычислительные машины. Таким образом, средства для создания интегрированной системы обработки данных в настоящее время существуют. Гэрротт подводит итог:

«Зная основные характеристики машин, обладающих совместимостью, и то, что можно обмениваться информацией при помощи лент с единым языком кодирования, можно сформулировать два простых правила: Запись данных нужно производить в месте их возникновения с помощью различных конторских машин, которые при операции записи этих данных в документы одновременно автоматически перфорируют ленту или карты (в качестве побочного продукта процесса).

Обработка первичных и вторичных данных должна производиться на конторских машинах, которые считывают и перфорируют ленты или карты таким образом, что все данные сохраняются и постоянно обновляются.

Анализ этих правил... позволяет понять огромные возможности интегрированной обработки данных, которая позволяет ускорить, упростить и уменьшить трудоемкие конторские работы с помощью механизации» [6].

Интегрированная обработка данных со всеми ее преимуществами в настоящее время пока не достигла уровня третьей стадии описанной схемы развития системы. В наиболее совершенном варианте системы (полностью интегрированная обработка данных) исходные данные будут получаться в форме, воспринимаемой только машиной. Например, использование специальных личных ключей сотрудников для перфорации времени прихода их на работу позволяет исключить индивидуальные, воспринимаемые человеком карточки регистрации времени. В этом случае отсутствует даже такое вмешательство человека, как перфорирование лент или карт вручную. В больших вычислительных системах первоначальные сведения должны быть занесены на магнитную ленту, и в случае необходимости информация переносится, сортируется и так далее с одной ленты на другую.

Чтобы исключить вмешательство человека в процесс обработки перфоленты или перфокарты от момента появления первичной записи и до входного устройства вычислительной системы, должны быть использованы устройства прямой передачи данных. Этот аспект проблемы привлекает все большее внимание изготовителей электронных систем обработки данных и их потенциальных пользователей. Уже сейчас можно назвать довольно большое число имеющихся и ряд[32] возможных пользователей подобных устройств. К ним относятся: компании с большим числом предприятий и централизованной обработкой данных, фирмы с широкой сетью торговых контор, компании с разветвленной внутризаводской системой регистрации данных. В последнем случае производится регистрация времени для составления платежных ведомостей в большом количестве точек. Полагали, что в этом случае можно сэкономить много времени и человеческого труда путем непосредственной связи часов с центральным вычислительным устройством и записи времени прихода и ухода сотрудников прямо на магнитную ленту.

Хотя сокращение табельщиков может

показаться весьма радикальным шагом, однако цель специалистов по анализу систем заключается в переосмысли- вании всей проблемы от начала и до конца. Этот шаг уже предпринят некоторыми компаниями [7]. Другой подход к данной проблеме заключается в следующем: предполагается, что все сотрудники отрабатывают все положенное имвремя, иэто время фиксируется до тех пор, пока не поступит сообщение о каких-либо отклонениях. Это также значительно облегчает регистрацию рабочего времени.

Первичная регистрация и передача данных. Обычно пункт, в котором возникает ценная информация, и пункт, в котором она необходима, удалены друг от друга на значительное расстояние. Поэтому должен быть тщательно продуман способ связи, обеспечивающий накопление, обработку и последующее распределение требуемой информации. Часто эта задача решается с помощью обычной физической транспортировки данных с одного места на другое. Однако современное оборудование связи обеспечивает возможность оперативной передачи данных из пункта их возникновения в место обработки, а также результатов обработки полученных данных в любое другое место, где они потребуются как информация для принятия решений. Передача информации возможна на значительные расстояния — свыше сотен километров, но ее осуществление часто пока обходится дорого. Передача данных на небольшие расстояния является многообещающей уже в ближайшем будущем.

Для приема и передачи данных могут быть использованы телефонные кабели. В этом случае должны быть применены соответствующие средства контроля, чтобы данные, которые передают, и данные, которые принимают из аппаратуры передачи данных, были идентичны. В какое бы время получатель данных ни обнаружил ошибку, он сигнализирует о ней отправителю *. Отправитель должен начать все сначала и передать заново сведения, которые, по всей вероятности, будут правильными. Некоторые изготовители средств связи вынуждены в своей работе иметь дело с «черными ящиками», неизбежно существующими на обоих кон

цах линии передачи данных.

Поэтому имеется реальная потребность в гибком оборудовании связи, которое можно было бы легко приспособить для работы с разнообразными устройствами получения данных и устройствами, воспринимающими переданные по линии связи сведения.

Нас не интересуют детали устройств и процесс их проектирования. Наша главная цель состоит в том, чтобы понять, как можно улучшить электронную обработку данных с точки зрения современного и перспективного оборудования для первичной регистрации и передачи данных. Как можно использовать новое перспективное оборудование? Какие должны выполняться требования, чтобы исходные данные получались «только в форме, воспринимаемой машиной», как это было описано раньше для случая обработки счетов, подлежащих оплате? Имея в виду перспективу развития оборудования, можно сформулировать следующие задачи: Обеспечить руководство информацией, необходимой для того, чтобы предпринять действия раньше, чем это станет ненужным. Сократить общие затраты компании путем использования машинной системы для своевременной передачи информации о графиках выполнения работ и времени, отработанном сотрудниками. Эта информация в настоящее время может быть получена только вручную. Создать средства более эффективного управления использованием рабочего времени сотрудников. Создать средства, уменьшающие время прохождения через машинную систему информации о выполнении графиков и об отработанном времени. Немедленно фиксировать деловые операции в форме, пригодной для непосредственного использования в ЭВМ. Уменьшить переписывание вручную данных и механическое преобразование данных, предназначенных для ввода их в машину.

Эти задачи в основном относятся к этапу сбора и подготовки данных в информационной системе руководства, представленной на рис. 23 *. Возможные области применения предлагаемых нововведений следующие: учет времени выполнения работы, учет состояния работы оборудования и выполнения плана, загрузка цеха, управление запасами, нормирование трудовых затрат. Выгоды, которые сулит автоматизация сбора и подготовки данных, очевидны.

Эта тенденция дает толчок к дальнейшему развитию указанных возможных применений в направлении третьей стадии развития системы. В каждом отдельном случае данные будут представлены в виде, непосредственно воспринимаемом машиной, причем исходная информация записывается в ЭВМ прямо на магнитную ленту.

В приведенном примере с регистрацией рабочего времени для расчета зарплаты служащие сами отмечают время прихода и ухода с помощью персональных жетонов и некоторой

Полученные 1 данные (

Сбор и подготовка данных

Обработка

данных

Материалы (отчеты) для руководства

Рис. 23. Информационная система руководства.

закодированной информации, содержащейся в наряде. Первое требование, которое необходимо выполнить в этом случае,— это иметь машину, подготавливающую персональные жетоны для каждого служащего. Наряды на определенный вид работ также должны быть подготовлены на подобной машине. Информация о том, что сделано за рабочее время, необходимая для расчета зарплаты, выдается специальным устройством (регистратором производства), в которое вводится закодированный наряд на работу и жетон служащего. Определенная гибкость в работе этого устройства получается путем применения клавиатуры, позволяющей вводить дополнительную, так называемую переменную информацию. Регистратор производства может быть связан с основной памятью машины посредством аппаратуры передачи данных. С помощью устройства записи данных на магнитную ленту можно запоминать полученные от регистратора данные о служащем (шифр служащего, номер наряда, различные переменные данные и код регистратора). Эти сведения будут записаны на магнитную ленту на языке, применяемом в системе обработки данных. Все сведения, заносимые на ленту, под

вергаются контролю по исходным данным, для того чтобы обеспечить правильность записи.

Итоговая лента с первичными данными внешне похожа на входную, используемую для расчета зарплаты. Она может быть подготовлена автоматически, после того как вычислительная система обработает исходные данные, полученные ею прямо от рабочих мест по линиям связи. Подобная организация работы приводит к сокращению не только времени и затрат на транспортировку сведений в отдел расчета зарплаты, но и к уменьшению времени и затрат на проверку документов, на перфорацию, контроль, составление баланса и на перепись данных с перфокарт на ленту. После того как входная лента с первичными данными для расчета зарплаты получена, обработка информации далее ведется так же, как и раньше, и основной задачей при этом являются получение платежных чеков и распределение трудовых затрат. Кроме того, дополнительные сведения для внутризаводского использования могут быть получены с помощью современных средств, что способствует, в частности, выполнению задач, поставленных раньше.

Обычно первичная регистрация данных для составления платежных ведомостей и оценки трудовых затрат является первым этапом создания интегрированной системы обработки данных. В недалеком будущем расчет зарплаты, распределение трудовых затрат, обработка счетов, подлежащих оплате, материальный учет, управление производством и многие другие производственно-управленческие операции будут производиться с помощью ЭВМ, причем исходные данные будут регистрироваться и собираться специальными устройствами и передаваться на вход ЭВМ с помощью аппаратуры передачи данных. Ввиду того что входные данные могут быть использованы для решения разных задач, появляется возможность исключить дублирующую информацию в документах. Успехи некоторых фирм в осуществлении первых шагов подобного подхода позволяют с некоторым доверием отнестись к перспективной цели — созданию тотальной системы информационного потока на базе электронной обработки данных.

Под интегрированной обработкой данных иногда понимают тотальную систему. Хотя это может быть и полезно, но, вероятно, нереально.

Журнал «Бизнес уик» сообщает, что он до сих пор не может найти компанию, которая имела бы внедренную

тотальную систему. Действительно, до сих пор не создана такая вычислительная машина, которая могла бы управлять системой, охватывающей большую сложную корпорацию или компанию. Когда подобная система будет создана, она не будет состоять из одной лишь вычислительной машины. Это будет целая сеть, объединяющая большое число ЭВМ, которые связаны между собой, как паутиной, линиями связи.

Однако все подсистемы такой тотальной системы по отдельности должны иметься, и они уже функционируют в различных компаниях. Возможно, в следующем десятилетии обстоятельства (необходимость, соединенная со способностью платить, использование соответствующих задач и возможная прибыль) сложатся таким образом, что отдельные подсистемы будут объединены в единое целое [81.

Объединить в единое целое все информационные потоки организации для создания полностью автоматизированной системы будет крайне трудно, а возможно, и вообще это неосуществимо, независимо от того, насколько сложным должно быть используемое для этих целей оборудование и доступно ли необходимое математическое обеспечение. Более того, даже если подобный подход мог бы быть в принципе возможен, он практически может быть неосуществимым или даже нежелательным. Очень важно спроектировать систему таким образом, чтобы необходимая (ключевая) -информация была своевременно подготовлена для принятия решений руководством. В проектируемой системе некоторые участки могут быть преднамеренно спроектированы для применения чисто ручных операций. В проект системы может быть специально заложено участие человека в отдельных ее критических точках. 

<< | >>
Источник: Джонсон Р., Каст Ф., Розенцвейг Д.. Системы и руководство. Изд. 2-е.. 1967

Еще по теме ИНТЕГРИРОВАННАЯ ОБРАБОТКА ДАННЫХ:

  1. 4.6. ОБРАБОТКА ДАННЫХ 4.6.1. Общее представление об обработке
  2. Интегрированная первичная база данных ИКС
  3. Функциональные требования к серверу Интегрированной первичной базы данных
  4. Структура информационных объектов и показателей Интегрированной первичной базы данных ИКС
  5. ОБРАБОТКА ДАННЫХ
  6. Глава 8. МЕТОДЫ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ
  7. ЭЛЕКТРОННАЯ ОБРАБОТКА ДАННЫХ
  8. Глава 10 СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ
  9. ЭВОЛЮЦИЯ ОБОРУДОВАНИЯ ДЛЯ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ
  10. ОБРАБОТКА ДАННЫХ В РЕАЛЬНОМ МАСШТАБЕ ВРЕМЕНИ
  11. 4.5. СБОР ДАННЫХ 4.5.1. Общее понятие о данных
  12. 4.6.3. Вторичная обработка 4.6.3.1. Общее представление о вторичной обработке
  13. БОЛЬШИЕ ИНТЕГРИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ
  14. ПЛАНИРОВАНИЕ — ОСНОВА ИНТЕГРИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
  15. Обработка керамических изделий