Деловой язык

Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник.
— К.: Літера, 2000. — 480 с.
§ 1. Класифікація листів
Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

• листи-прохання:

• листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• «листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• листи-попередження;

• листи-нагадування:

• листи-підтвердження;

• листи-відмови;

• супровідні листи;

• гарантійні листи;

• листи-повідомлення;

• листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист— на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

105

Інформаційні документи

Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. «Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя»1.

Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.

Реквізити листа та їх оформлення

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.

5. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад:

Розрахунковийрахунок№ 3467059у Залізничному УСЕ м. Києва, МФО 322034

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 1998 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному

1 Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовітта ін. — К.: Довіра; УНВУ «Рідна мова», 1997. — С. 303.

106

Розділ Ш

для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному. Наприклад: Друкарня видавництва «Україна» Савченку І.П.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому.

Наприклад:

Директорові Рівненського професійно-технічного училища № 63

Бондаренку П.П.

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад:

Директорові загальноосвітньої

середньої школи № 1

Генеральному директорові

заводу «Термінал»

Якщо" особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:

Ректорові Дніпропетровського

державного університету

проф. Степанишину Л.П.

До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:

Правління ЖБК «Мир-98»

Відділ кадрів

Васильченку Ф.К.

04060 Київ-60, вул. Грінченка, 8/2

107

Інформаційні документи

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

10. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

11. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так: Додаток: на 4 арк. у 2 прим.

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

/. Проект реконструкції ділянки: на 2 арк. в 1 прим.

2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 4 арк.

у 1 прим.

Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до списку на 10 арк

Генеральний директор Голова оргкомітету

12. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Наприклад:

(підпис) Є.Г. Прокоф 'єв (підпис) Г.К. Мусієнко

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:

Директор видавництва «Освіта» (підпис) С.В.Лосєв

108

Розділ Ш

Вимоги до тексту листа

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі 'докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;

змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;

послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи можна вдало здійснювати за допомогою таких зв'язок:

Хотіли б також нагадати про...

Водночас хочемо наголосити на...

Окрім того, наважуємося (дозволимо собі) нагадати Вам ще й про те, що...

Вважаємо за доцільне (потрібне)...

Хотілося б звернути Вашу увагу...

Не зайвим буде нагадати...

Крім зазначених вище причин...

При нагоді просимо Вас...

Зважте також і на те...

Принагідна хотіли б...

Ми також намагаємося...

Ще раз хочемо подякувати Вам...

Необхідно зазначити й те, що...;

Інформаційні документи_____________________________1Q9

мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу.

Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;

доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування. Пам'ятайте:

висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не увиразнювати гостроти стосунків із партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі дієслів. Наприклад:

Ви ще не висловили своїх пропозицій —Вами ще не висловлені пропозиції.

Отже, правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист стане запорукою успіху вашої справи, сприятиме створенню доброго враження про вас. Якщо ви прагнете оволодіти мистецтвом ділового листування, слід дотримуватися певних правил його ведення.

Етикет ділового листування

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил::

ї. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С- П. Бибик, І .Л. Михно, Л. О. Пустовіт та ін. — К.: Довіра; УНВУ «Рідна мова», 1997. — С. 303-321.

по

Розділ Ш

Шановний (ім'я та по батькові).' Шановний пане/пані... ! Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім'я та по батькові)/ Високошановний пане... І

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажаний міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре! Шановний директоре! Високоповажний пане прокуроре! Шановний суддя!

До Президента держави слід звертатися так: Ваша Високодостойносте Пане Президенте! Вельмишановний Пане Президенте! Високоповажний Пане Президенте! Пане Президенте!

Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви:

Всечесніший Отче Павле!

Всесвітліший Отче!

Високопреподобний Отче!

Ваше Блаженство!

Блаженніший і дорогий Митрополите!

Високопреосвященний Владико Митрополите!

Ваша Святосте (до Патріарха)/

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка.

Заміна його формою називного відмінка на зразок «Шановна Оксана Дмитрівна!», «Шановний директор!» є ненормативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.

111

Інформаційні документи

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист — відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за... Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Цей лист — вияв нашої вдячності за...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення...

Дякуємо за надану змогу (пропозицію) ...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні...

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, тел"ефонну розмову, подію:

У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідно до контракту №..., що був підписаний між: нашими установами,...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата),...

Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу України, розділу... статті №...

1

Розділ III

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...

На Ваш запит про... даємо письмову відповідь.

У відповідь на Ваш запит повідомляємо...

Узявши до уваги Ваш запит від (дата), пропонуємо Вам...

Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо...

До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:

Будь ласка, повідомте нам про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

Просимо Вас терміново оплатити рахунок...

Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь...

Просимо надіслати зауваження та доповнення до проекту у годи про...

Просимо прийняти замовлення...

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з'явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося... Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю... Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи...

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливе вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:

Інформаційні документи_____________________________113

Вважаємо за свій обоє 'язок нагадати Вам про...

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата).

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Вважаємо за необхідне нагадати Вам...

Дозвольте нагадати Вам, що...

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

Узв 'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.

Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання зряду причин...

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

Вибачте, але ми не можемо надати (погодитись, направити)...

114

Розділ Ш

У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:

Повідомляємо Вам...

Хочемо повідомити про те, що...

З приємністю повідомляємо Вам, що...

На жаль, змушені повідомити Вам, що.,.

Дозвольте повідомити Вам, що...

Раді повідомити Вам, що...

Цим листом повідомляємо, що...

III. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» — найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Висловлюємо ще раз вдячність...

Дякуємо за допомогу...

Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для...

Щиро вдячні за...

Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку...

Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що...

Дозвольте ще раз подякувати Вам за...

Ще раз дякую за виявлену мені честь...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Запевняємо, якщо протягом місяця Ви погасите заборгованість, усі замовлення буде виконано і ми й надалі співпрацюватимемо на попередніх умовах.

115

Інформаційні документи _ _^__ Будемо раді допомогти Вам.

Якщо у Вас буде бажання зустрітися з нашим представником — ми до Ваших послуг у будь-який зручний для Вас час.

Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення...

Запевняємо, що в майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих непорозумінь.

Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

Сподіваємося, наша відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще матимемо нагоду взаємовигідно співпрацювати.

Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите нам про своє рішення.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді.

Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.

Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.

Сподіваємося, що майбутня співпраця буде плідною, успішною і вигідною для Вас і для нас.

Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам.

Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо успіхів.

Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами.

Висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці і в майбутньому Ви ще не раз допоможете наму справах.

Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку.

Маємо надію, що наші нововведення зацікавлять Вас, і розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.

Сподіваємося, що Ви відвідаєте рекламний показ, який відбудеться...

Маємо надію, що всі докладені зусилля не будуть марними.

Сподіваємося, що в майбутньому нам ще раз випаде нагода зустрітися та обмінятися досвідом і думками.

Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час відвідати...

Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.

116

Національний педагогічний університет імені М. Драгоманова 04026 Київ-26 вул. Пирогова, 9 тел. 221-99^4 09.07.93 № 54-36/87

Розділ III

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачєння за затримку з відповіддю або запізнення:

Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).

Щиро просимо вибачення за...

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

Дозвольте ще раз попросити вибачення за...

IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

Зудячністю і повагою

З належною до Вас пошаною

Залишаємося з пошаною

З щирою повагою (пошаною)

З найщирішою до Вас повагою (пошаною)

З повагою, вдячністю та побажанням успіхів

Із вдячністю і правдивою пошаною

Бажаємо успіхів

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис. Наприклад:

Дирекція конкурсу «Золотий Бабай» і видавництва «АСТ-Прес-ДІ-КСІ» повідомляють про вихід друком роману Василя Шкляра «Ключ» (нагадуємо, що саме він став переможцем конкурсу на кращий гостросюжетний роман «Золотий Бабай»).

Уже сьогодні кожен, хто- бажає, зможе придбати книжку в усіх книгарнях міста.

Найближчим часом з 'являться друком решта книг переможців.

З повагою

Прес-секретар (підпис)

P.S. Вважаємо за потрібне повідомити також: про те, що генеральний спонсор конкурсу виплатив попередньо обумовлену

премію переможцеві.

(підпис)

117

Інформаційні документи

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше, ніж двічі.

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Отже, як зауважують автори «Універсального довідника-практикуму з ділових паперів», на рівень серйозного ділового спілкування не можна виходити, не засвоївши етикету цієї сфери. Слід завжди пам'ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість.

Зразки листів:

Про перейменування вулиці

Комісії з перейменування Київміськради і держадміністрації 04014, Київ-14 бульв. Шевченка, З

Високоповажна комісіє!

Пам 'ять — сила. Завдяки історичній пам 'яті людина стає особистістю, народ — нацією, країна — державою. Цією ідеєю керувався у своїй творчій і державній діяльності український історик із світовим ім 'ям Михайло Грушевський.

118

Розділ 111

Навіть якби з-під пера академіка, вважають дослідники, вийшло тільки одне 10-томне видання «Історії України-Руси», де він доводить об 'єктивну історичну закономірність державності України, то й цього було б досить, щоб занести його ім 'я до пантеону української історичної науки. А вчений же залишив нащадкам близько двох тисяч праць про культурне й історичне минуле України.

Просимо Вас розглянути питання про перейменування вулиці Кірова на вулицю М. Грушевського. Настав час віддати належне великому вченому.

Викладачі та студенти історичного факультету

(підписи)

Директорові Київської середньої школи № 130 04092, Київ-92 вул. Тичини, 8

Київський університет імені Тараса Шевченка 04017, Київ-17 вул. Володимирська, 60 тел. 248-56-61 20.03.95 №28-14/18

Просимо Вас прийняти студентів природничо-географічного факультету (8 осіб) на практику й надати їм методичну допомогу підчас підготовки й проведення уроків хімії та біології.

Ректор університету Головний бухгалтер Печатка

Оплату вчителям гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок № 124646512/218514 в Укрінбанкум. Києва МФО 112513.

(підпис) О. І. Крищенко (підпис) С. В. Лук 'янчук

Оформлення листа

Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні — на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве — не менш як ЗО мм; праве — не менше 8 мм; верхнє— 20 мм; нижнє—16 — 19мм.

119

Інформаційні документи

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах — поділ тексту на абзаци.

Абзац указує на перехід від однієї думки до іншої і має становити три інтервали від поля.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі);

2) фраза (викладається головна інформація абзацу);

3) коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці). Наприклад:

Щиро вдячний Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідно співпрацювати.

З повагою...

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа '.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7—10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом ЗО днів.

' Корніяка Ольга. Мистецтво ґречності. — К.: Либідь, 1995. — С. 39.

120__________________________Розділ т Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту

отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної

події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, шо саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

1.1. Лист-повідомлення

Це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі. Наприклад:

Шановні панове!

, Хочемо' повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх... (термін). Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу. З повагою...

Шановні панове!

Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на склад... (назва фірми) згідно з умовами договору. Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товару. Чекаємо нових замовлень. З повагою і найкращими побажаннями...

Вельмишановний пане... !

Щиро вдячні Вам за листа від ... (дата). На превеликий жаль, маємо повідомити, що ми не виготовляємо товару потрібної Вам

якості.

Надсилаємо наші зразки для того, щоб Ви змогли визначити, чи відповідають вони Вашим потребам. Якщо Вас влаштовує лише обумовлена якість, то ми зможемо виготовити і постачити цю продукцію впродовж найближчих... місяців.

Інформаційні документи 121 Для визначення вартості замовлення надішліть точні відомості щодо обсягу-потрібної Вам продукції. Отримавши від Вас необхідну інформацію, ми зможемо підготувати проект угоди. Очікуємо на швидку відповідь. З щирою пошаною...

Шановні панове!

Упродовж; останніх кількох років наша продукція користувалася високим попитому... (назва країни, міста), що й зумовило відкриття нами там своєї філії. Завдяки цьому ми зможемо обслуговувати Вас більш ефективно й оперативно.

У новій філії працюють консультанти, які завжди будуть раді відповісти на всі технічні питання безкоштовно і без будь-яких зобов'язань з Вашого боку. Ви матимете змогу перевірити якість наших товарів, а також відремонтувати їх у нашій філії.

Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю.

З пошаною...

Шановні панове!

На загальних зборах нашої фірми ... (дата) було прийнято рішення змінити назву компанії з ...(стара назва) на ...(нова назва).

Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.

З повагою...

Шановні панове!

Повідомляємо Вам, що пан... (прізвище та ініціали), який був нашим партнером упродовж: багатьох років, з ... (дата) залишає компанію за станом здоров 'я.

Отже, компанія переходить у цілковиту власність нашого головного партнера, пана ... (прізвище та ініціали). Надалі з усіх питань просимо звертатися саме до нього.

З повагою...

Шановні добродії!

З радістю повідомляємо Вам, що нашого шановного колегу, пана... (прізвище та ініціали) з ... (дата) призначено директором нашої фірми. Він керуватиме роботою відділів... (назви).

Маємо надію, що призначення пана ... (прізвище та ініціали) сприятиме розвитку добрих взаємин і плідній співпраці між нашими фірмами.

З повагою і найкращими побажаннями...

122

Розділ Ш

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Про відкриття фірми

1. Повідомляємо Вам, що... (дата) ми відкриваємо нову фірму

в...

2. Користуючись нагодою, повідомляємо Вас про відкриття

нової фірми в ...

3. Ми хочемо повідомити Вас про відкриття нової фірми в ... і сподіваємося, що найближчим часом зможемо запропонувати взаємовигідне співробітництво.

4. Ми відкрили нову фірму в ... по вулиці ... Маємо надію, що Ви незабаром відвідаєте нас.

5. З радістю повідомляємо про відкриття нашої нової фірми

в ...

6. Повідомляємо, що відкриття нашої фірми відбудеться

...(дата).

7. Маємо приємність оголосити про відкриття нової фірми

за адресою...

8. ... (дата) ми відкриваємо нову фірму в ... Запрошуємо до

співробітництва.

'9. Ми хочемо запевнити Вас, що наша нова фірма в м. ... виконає Ваші замовлення в найкоротший строк.

10. Щиро розраховуємо на початок діалогу між нашими

фірмами.

11. Будемо раді встановити взаємовигідні контакти з Вашою

компанією.

12. Сподіваємося, що деякі із запропонованих товарів

зацікавлять Вас.

Про відкриття філії

1. Ми раді повідомити Вам, що відкрили нову філію у Вашому

місті.

2. Ми хочемо повідомити Вам про відкриття філії нашої

фірми поблизу з Вашим офісом.

3. Повідомляємо Вас про відкриття філії в ...

4. Хочемо повідомити Вам, що ... (дата) в ... відкриється філія, розташована у зручному для Вас місці. Сподіваємося, що

Інформаційні документи 123

відкриття філії сприятиме підтриманню тісних контактів між нашими фірмами.

5. Наша нова філія відкрилася за адресою ... і розташована на ... поверсі. Вона має офіс, склад і відділ реалізації. Просимо звертатися до...

6. З усіх питань просимо звертатися до пана...

7. Наша нова філія реалізує весь асортимент продукції.

8. Наша філія має постійний прямий зв'язок з головним офісом. Номер факсу: ...

9. Сподіваємося, що наше повідомлення зацікавить Вас. Розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.

10. Будемо раді встановленню взаємовигідної співпраці з Вашою компанією.

Про зміну назви фірми

1. Повідомляємо Вам, що ми змінили назву фірми на...

2. Користуючись нагодою, повідомляємо, що ми реорганізували нашу фірму в товариство з обмеженою відповідальністю'.

3. Ми хочемо повідомити Вас про деякі зміни, що сталися у структурі нашої фірми. Наша фірма об'єдналася з фірмою ...; нова назва: ...

4. Відповідно до рішення власників фірми від ... (дата) назву нашої фірми змінено на ...

5. У зв'язку з тим, що назву нашої фірми нерідко сплутують із назвою іншої, ми вирішили перейменувати нашу фірму на ...

Про зміну адреси

1. Повідомляємо Вам, що ми переїхали в нове приміщення. Наша нова адреса: ...

2. Хочемо скористатися нагодою і повідомити Вам, що наша адреса змінилася. Просимо надалі надсилати свої пропозиції за адресою: ...

3. З... (дата) наша фірма змінила офіс. Нас можна розшукати за адресою: ...

4. Повідомляємо Вам, що значне розширення нашої фірми змусило нас змінити адресу. Тепер фірма розташована за адресою: ...

124

Розділ Ш

5. Повідомляємо, що від сьогодні наша установа розташована за адресою: ...

6. Наше нове приміщення є більшим, зручнішим, воно краще розміщене, що дасть нам змогу підвищити якість послуг.

7.

Повідомляємо, що наші складські приміщення розташовані за тією ж адресою, що й офіс.

Про зміну номера телефону, факсу

1. Просимо записати новий номер нашого телефону (факсу): ...

2. Повідомляємо, що номер нашого телефону (факсу) змінився. Наш новий номер: ...

3. Хочемо повідомити, що ми встановили факс. Наш номер: ...

4. Віднедавна у нас з'явився додатковий телефонний номер. Ви можете зателефонувати нам за номерами: ...

5. Наш новий номер факсу ... дає Вам додаткову змогу швидко зробити замовлення.

6. Повідомляємо, що після ... години Ви можете телефонувати нам за номером: ... Просимо поінформувати про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.

Про призначення на посаду

»

1. З радістю повідомляємо Вам, що ... (дата) пана ... було призначено керівником нашої фірми.

2. Керівництво компанії повідомляє Вам, що директором фірми призначено пана...

3. Повідомляємо, що пан ... став членом правління компанії.

4. Враховуючи позитивні результати роботи пана..., ми надали йому право підпису документів.

5. Хочемо повідомити, що з ... (дата) пана ... призначено генеральним директором офісу, що по вулиці ...

6. З радістю представляємо Вам нашого нового директора (міністра, ректора), пана ...

7. Повідомляємо, що з ... (дата) пана ... призначено керівником нашої філії. Він уже приступив до виконання своїх обов'язків.

Інформаційні документи _________ 125

8. Наш менеджер з питань експорту в цей регіон зателефонує Вам, щоб особисто відрекомендувати нашого нового представника.

Про зміни, що стосуються власності

1. Хочемо повідомити, що фірма ... на сьогодні придбала ...% нашого акціонерного капіталу.

2. Ощадний банк України придбав більшу частину акцій нашої фірми.

3. Повідомляємо, що ми збільшили статутний капітал нашої компанії на...

4. Повідомляємо, що в ході реформування фірми в товариство з обмеженою відповідальністю змінився розподіл акцій. Частину капіталу, що належала панові ..., нині передано панові...

5. Хочемо повідомити, що капітал нашої фірми значно збільшився і сьогодні він становить до ...

Про відкриття виставок

1. З радістю повідомляємо, що презентація товарів нашої фірми відбудеться в ...

2. Хочемо скористатися нагодою і запросити Вас на нашу виставку, що відбудеться ...

3. На шкільному ярмарку в ... у нас буде власна експозиція.

4. Повідомляємо, що з ... по ... в ... відбудеться промислова виставка, де буде представлено нашу літню колекцію.

5. У виставковому комплексі міста,... відбудеться універсальна виставка ... Наша фірма матиме там свої стенди. Про місце розташування наших стендів Ви зможете довідатися з путівника для відвідувачів.

6. Повідомляємо, що з ... по ... у нашій новій виставковій залі відбудеться показ найкращих робіт ...

7. У приміщенні ... з .„ по ... буде влаштовано виставку. На ній ми представимо виготовлені нашою фірмою товари найвищого ґатунку.

8. Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товарів та цінами на них.

Розділ Ш

1.-U_________

9. Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час відвідати нашу

виставку.

10. Просимо не втратити нагоди й відвідати наш виставковий

комплекс.

Про візит

1. Хочемо повідомити Вас про візит нашого юриста пана ...

2. Наш юрист відвідає Вас найближчим часом з приводу ...

3. Наш представник відвідає Вас наприкінці січня.

4. Повідомляємо, що наш директор незабаром відвідає Вас, щоб домовитися про зміни умов контракту.

5. Через непередбачені труднощі, пов'язані з порушенням остаточних термінів постачання, ми змушені відкласти наш візит

ДО ...

6. З прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги відвідати Вас у запланований термін. Просимо визначити іншу дату візиту.

7. Вибачте, але змушені повідомити, що наш представник зможе завітати до Вас не раніше, ніж через ... днів після попередньо узгодженого терміну.

8. Ми були б Вам щиро вдячні, якби Ви змогли прийняти директора нашої фірми впродовж наступного тижня.

9. Повідомляємо, що наш експерт з питань ... прибуде ... (дата). Чи не були б Ви такі люб'язні прийняти його в цей час?

10. Хочемо повідомити, що наш представник перебуватиме в ... у Вашому місті. Були б Вам щиро вдячні, якби Ви призначили йому зустріч.

Про зміни в системі роботи

1. Повідомляємо, що для підтримання високого рівня надання послуг та швидкого оформлення рахунків ми прийняли рішення перейти на комп'ютеризовану систему оформлення рахунків клієнта та реєстрації замовлень.

2. Ми сподіваємося, що Ви допоможете нам, коли зазначите Ваш новий номер клієнта, а також номер замовлення, надсилаючи нам кореспонденцію.

3. Внаслідок зміни нашої політики продажу товарів ми не додаватимемо прейскурант до каталогу товарів. Ціни на конкретні позиції визначимо на Вашу вимогу.

127

Інформаційні документи

4. Хочемо повідомити про нову систему бухгалтерського обліку, що дасть нам змогу швидше виконати Ваші замовлення.

5. Повідомляємо, що нові ціни на наші товари запроваджуються з ... (дата).

6. Вам приємно буде довідатися, що віднині ми можемо запропонувати ремонт і технічне обслуговування впродовж 24 годин на добу.

7. Зважаючи на високий рівень інфляції, ми змушені просити Вас про додаткову сплату 15% до ціни кожного із пропонованих товарів.

8. Зростання цін на енергоносії та сировину змусило нас переглянути ціни, які нам вдавалося зберігати сталими впродовж року.

9. Ми зробили все можливе, щоб ціни на товари, які мають найбільший попит, залишалися прийнятними.

1.2. Гарантійний лист

Це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов'язань. Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування — у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.

Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окремій філії. Наприклад:

Шановний пане... !

На підтвердження нашої телефонної розмови від... (дата) просимо Вас прийняти замовлення на публікацію рекламних оголошень у каталозі майбутнього ярмарку, що відбудеться у м. Харкові.

Оплату гарантуємо.

З повагою ...

Вельмишановний пане....'

Звертаємося до Вас як до фахівця з питань реклами і запрошуємо на роботу агентом нашої рекламної агенції. Розраховуємо на Вашу згоду.

128

Розділ Ш

Компанія гарантує оплату Вашої праці та комісійну винагороду ... % від вартості рекламних замовлень. З повагою...

Шановні добродії!

Просимо видати нам зі складу за безготівковим розрахунком 100 (сто) телевізорів «Славутич», а також 200 (двісті) магнітофонів «Україна».

Гарантуємо оплату 100% вартості виданих товарів упродовж 7 днів після їх отримання.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Гарантуємо оплату рахунків.

^2. Ми гарантуємо високу якість (відповідність міжнародним стандартам) товарів, що підготовлені до відвантаження.

3. Ми можемо надати Вам абсолютну гарантію якості...

4. Гарантуємо ретельну перевірку якості наших товарів перед їх відвантаженням.

5. Будь ласка, зверніть увагу на якість наших виробів, свідченням якої є додані до листа зразки.

6. Наша гарантія поширюється на діапазон температури від ... до ... градусів за Цельсієм.

7. Гарантійні зобов'язання не дійсні за умови використання обладнання неналежним чином.

8. За умови дотримання інструкції з експлуатації використання обладнання гарантується впродовж тривалого часу.

9. Зважаючи на високу якість нашої продукції, ми можемо надати гарантію на термін...

10. Ми гарантуємо незмінність покриття (забарвлення, кольору) під дією світла і вологи.

11. Усі наші вироби постачаємо з письмовою гарантією.

12. Гарантію не поширюємо на ...

13. Гарантуємо технічну досконалість і надзвичайну зручність нашого обладнання в роботі (під час експлуатації).

14. Гарантуємо Вам стартове зниження в обсязі...%.

15. Ваш представник обов'язково отримає комісійну винагороду ...% від вартості товарів, на постачання яких укладено угоду, а також ...% від замовлень, отриманих з його території.

Інформаційні документи_____________________________129

16. За свою роботу Ваш представник отримає комісійну винагороду в розмірі ... % від загальної суми, одержаної за реалізований товар.

17. Комісійна винагорода становитиме ...% від загальної суми, отриманої за реалізований товар.

18. Ми гарантуємо Вам зниження в обсязі...% за умови оплати рахунків упродовж ... днів після одержання продукції.

19. Гарантуємо відповідність якості товару зразкам, які Ви отримали від нас минулого тижня.

Якщо постала потреба змінити або уточнити умови гарантії, то в пригоді стануть такі фрази:

1. Ми можемо погодитися на Вашу пропозицію від ... (дата) лише за умови, що Ви надасте нам загальноприйняту гарантію. Будемо вдячні, якщо Ви письмово повідомите нам про своє рішення щодо цього питання.

2. У Вашій пропозиції від ... (дата) не згадано про жодні гарантії.

3. На превеликий жаль, у нас є кілька зауважень до гарантійних зобов'язань, що перелічені у пропозиції від ... (дата). Просимо Вас переглянути й уточнити їх.

4. Ваша пропозиція від ... (дата) не містить жодного пункту про Ваші гарантійні зобов'язання.

5. Будемо вдячні, якщо Ви терміново повідомите нам про гарантійні зобов'язання до Вашої пропозиції від ... (дата).

6. Ми згодні прийняти Вашу пропозицію, якщо Ви продовжите термін гарантії до 12 місяців. Просимо Вас відповісти якомога швидше (найближчим часом, упродовж ... днів).

7. У Вашій останній пропозиції не визначено ніяких гарантій, Ми були б щиро вдячні, якби Ви повідомили про Ваші гарантійні зобов'язання найближчим часом.

8. Ваша пропозиція не містить жодних гарантійних зобов'язань. Просимо конкретизувати (визначити) їх.

9. Повідомте, будь ласка, про Ваші гарантійні зобов'язання щодо пропозиції від ... (дата). Просимо зробити це якомога швидше.

10. Нас зацікавила запропонована Вами продукція. Будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам інформацію про Ваші гарантійні зобов'язання.

5 С. В. Шевчук

Це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.

У листі-запиті обов'язково вказуємо:

• підставу для запиту;

• назву товару (його марку, якість, модель тощо);

• умови й термін постачання;

• умови оплати. Наприклад:

Шановні панове!

Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де представлено нові товари, що належать до групи ... Деякі із запропонованих товарів зацікавили нас як такі, що можуть ефективно використовуватися в нашому виробничому процесі.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам докладні характеристики всіх товарів цієї групи. Просимо також надіслати поточний прейскурант, зазначившиумови постачання та вартість

упакування.

Заздалегідь вдячні Вам. З повагою...

Шановні панове!

Своїм листом від ... (дата) Ви запропонували нам послуги на публікацію рекламних оголошень наших клієнтів у журналах (газетах, тижневиках), що видаються в Україні.

Наші клієнти зацікавилися Вашою пропозицією і хотіли б отримати докладну інформацію про видання, вяких Ви пропонуєте подати рекламні оголошення. Зокрема, вони хотіли б дізнатися про коло та загальну кількість їх читачів, наклад, а також про розцінки на рекламну площу та публікацію одного оголошення.

Будь ласка, повідомте нам цю інформацію якомога швидше. З повагою...

131

Інформаційні документи

Запит комерційної пропозиції

Шановні панове!

Наша компанія є одним із провідних виробників пральних машин. Зважаючи на виробничі потреби, нам необхідно придбати значну кількість електромоторів потужністю...

Чи не змогли б Ви надати нам комерційну пропозицію на постачання таких моторів? У пропозиції просимо повідомити ціни на замовлення... моторів нарік. Просимо також вказати вартість транспортування.

Чекаємо на Вашу докладну пропозицію.

З повагою...

Шановні добродії!

Упродовж; останніх трьох років наша фірма розпочала продаж у ... (назва міста, країни) ... (кількість) різноманітних зарубіжних марок автомобілів і створила доволі великий ринок збуту для вітчизняних і зарубіжних виробників.

Нас зацікавила Ваша нова продукція, що експонувалася на міжнародній виставці в...

Просимо надіслати нам пропозицію на постачання ...,а також: технічні характеристики до кожної позиції. Користуючись нагодою, хочемо звернути Вашу увагу на те, що наша фірма пропонує своїм клієнтам якнайкраще сервісне обслуговування і ремонт обладнання.

Сподіваємося одержати Вашу відповідь найближчим часом.

З повагою і найкращими побажаннями.

Шановні панове!

Нам порадив звернутися до Вас пан ... (прізвище), наш представник у ... (назва міста, країни). Він повідомив нам, що Ви виробляєте різні типи сучасних і якісних лічильних машин.

Ми з великим задоволенням внесли б Ваші машини до нашої програми реалізації.

Якщо Ви зацікавлені в діловому і взаємовигідному співробітництві, просимо Вас надати нам тверду оферту (комерційну пропозицію).

Заздалегідь вдячні Вам.

З повагою... 5*

132

Розділ III

Запит рекомендації від ділового партнера

Шановні панове!

Хочемо висловити Вам вдячність за Ваше замовлення.

Будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам кілька рекомендацій вашої фірми, оскільки ми ще не мали нагоди співпрацювати з Вами.

Таке прохання є звичайною для нас процедурою. Маємо надію, що Ви зрозумієте нас.

З пошаною...

Шановні панове!

Ми плануємо налагодити ділове співробітництво з ... (назва фірми). Нам відомо, що Ви впродовж кількох років співпрацюєте з цією фірмою. Будемо вельми вдячні, якщо Ви повідомите нам про її

надійність.

Запевняємо Вас у дотриманні цілковитої конфіденційності. При

нагоді будемо раді надати взаємну послугу. З повагою...

Запит на відкриття представництва

Шановні... !

Мені порадили звернутися до Вас у консульстві...

Упродовж: багатьох років я працюю в галузі ...і був би вельми зацікавлений у реалізації Вашої продукції в... (назва країни). Прошу повідомити мені, чи зацікавлені Ви в експорті... (назва товару) в ...

(назва країни).

Хотів би звернути Вашу увагу на те, що зараз я репрезентую кілька добре відомих фірм тут і в інших країнах і досяг непоганих результатів. У нашому розпорядженні висококваліфікований персонал, надійні складські приміщення, достатня кількість транспортних засобів.

Якщо Ви зацікавлені у представництві в ... (назва країни),. сподіваюся, ми зможемо виконати всю пов 'язану з цим роботу.

Просимо письмово повідомити про своє рішення.

З повагою ...

133

Інформаційні документи

Запит на бронювання номерів у готелі

Шановні панове!

Наша фірма планує провести нараду рекламних агентів у Вашому готелі... (дата).

Уперіодз... по... нам знадобляться... номерів на одну особу, а також ... номерів на дві особи. У кожному номері неодмінно має бути ванна кімната або душ.

Просимо надіслати нам розцінки на номери, сніданок, послуги тощо.

Ми плануємо влаштувати офіційний обід ... (дата) на ... осіб у банкетній залі. Просимо Вас надати інформацію про меню (вартість обіду визначаємо приблизно з розрахунку ...на одну особу).

З повагою...

Шановні панове!

Просимо Вас забронювати для нашого клієнта, пана ... (прізвище), з... (назва міста, країни) номер на одну особу з ванною кімнатою і, якщо можливо, з вікнами, що виходять на море (озеро), з... по ... (дата). Пан ... (прізвище) повинен прилетіти в ... (назва міста) рейсом ...з... (назва міста) і розраховує дістатися до Вашого готелю близько ... години. Просимо надіслати нам рахунок за це бронювання, врахувавши також; додаткові послуги (рахунок за щоденні послуги оплатить гість).

Чекаємо на Ваше підтвердження. З повагою...

Запит на відкриття рахунка

Шановні панове!

Ми маємо намір відкрити поточний рахунок у Вашому банку. Будемо вдячні, якщо Ви повідомите нам відсоткові ставки, банківські комісійні, а також: тарифи на операційні послуги.

З повагою...

Запит на отримання кредиту

Шановні добродії!

Згідно з нашою домовленістю від... (дата) просимо повідомити про Ваші умови надання кредиту за поточним рахунком на суму...

13

Розділ Щ_

Як заставу ми пропонуємо товар, що зберігається у наших складських приміщеннях. Приблизна вартість його становить.... Будемо вдячні Вам за відповідь. З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ Загальний запит

1. Просимо надіслати нам прейскуранти (прайси) на всі види

Вашої продукції.

2. Ми регулярно здійснюємо закупівлю ... (назва товару) і хотіли б знати, що Ви можете ще запропонувати нам.

3. Наша фірма є головним дистриб'ютором ... (назва товару) в ... (назва країни). Ми хотіли б налагодити з Вами ділову співпрацю. Просимо повідомити, яку продукцію Ви можете запропонувати нам для реалізації в ... (назва країни).

4. Повідомте, будь ласка, чи можете Ви постачити нам ... (назва

товару).

5. Просимо повідомити нам, яку продукцію Ви виробляєте.

6. Просимо надіслати нам Вашу тверду пропозицію. Ми щойно одержали ліцензію на імпорт ... (назва товару).

7. Нині «аша фірма формує зимовий асортимент, і ми хотіли б знати, що Ви зможете нам запропонувати. Ми зацікавлені у співпраці з Вами і чекаємо на Ваші пропозиції.

8. Просимо надіслати нам пропозиції на постачання ... (назва

товару).

9. Ми знайшли Вашу адресу в довіднику. Чи могли б Ви запропонувати нам ... (назва товару)? Отримавши Вашу відповідь, ми відразу повідомимо всі подробиці.

10. Нам надали Вашу адресу в посольстві (консульстві, торговій

палати тощо).

11. Ми дізналися про Вашу фірму з комерційного журналу ...

(назва).

12. Нам порадив звернутися до Вас пан ... з ...

13. Просимо повідомити, на яких умовах Ви могли б укласти угоду на страхування автомобільних перевезень.

Інформаційні документи _____ 135

14. Відповідно до нашої домовленості від ... (дата) просимо зробити тверду пропозицію на перевезення наших вантажів морем.

15. Для остаточної підготовки пропозиції нам потрібно знати чинні зараз тарифи страхування повітряних перевезень.

16. Якщо Ваші страхові тарифи відповідають нашим сподіванням, ми готові укласти контракт ...

17. Ми дізналися з журналу ... (назва), що Ви зацікавлені в налагодженні нових контактів. Просимо надіслати нам докладну інформацію для ознайомлення з можливостями Вашої фірми.

18. Надалі ми хотіли б відправляти наші товари в упакуванні одноразового використання. Будемо раді отримати Ваші пропозиції.

19. Просимо надати нам докладну .інформацію про Ваші спеціальні транспортні послуги.

20. Для забезпечення високого рівня обслуговування наших клієнтів ми хотіли б співпрацювати з експедиторськими фірмами, що мають досвід роботи, великі обороти й добре відомі на ринку наданням високоякісних послуг. Просимо надіслати нам свої пропозиції.

21. Просимо надіслати нам умови Вашого коносамента.

22. Маємо намір укласти договір про регулярні перевезення з ... в ..., починаючи з ... Якщо Ви вважаєте, що зможете виконати наші вимоги, ми з радістю розглянемо Ваші пропозиції.

23. Спираючись на Ваше оголошення в газеті ... (назва), просимо надіслати нам пропозицію на ...

24. У пропозиції просимо вказати вартість упакування, транспортування, термін постачання та умови оплати.

Запит на отримання рекламних проспект/в, прейскурантів (прайсів)

1. Ми зацікавилися продукцією, яку Ви виробляєте, і раді були б отримати Ваші рекламні проспекти.

2. Просимо надіслати нам рекламні проспекти Вашої фірми у кількості ... примірників. Вони потрібні різним відділам нашої фірми для роботи.

3. Просимо надіслати ще кілька рекламних проспектів, оскільки ті, що Ви надіслали раніше, надійшли зі значними пошкодженнями.

136

Розділ Ш

4. Просимо надіслати нам рекламний проспект українською

мовою.

5. Сподіваємося, що у Вашому проспекті зазначені умови постачання товарів.

6. Просимо надіслати нам повний прейскурант.

7. Просимо повідомити найнижчі ціни на Ваші товари.

8. Просимо повідомити ціни нетто (брутто).

9. Визначаючи ціну на послуги, просимо врахувати, що ми сплачуємо велике мито.

10. Просимо повідомити нам термін дії цього прейскуранта.

11. У зв'язку із внутрішньогалузевою конкуренцією просимо повідомити Ваші найнижчі ціни на ... (назва товару).

Запит на отримання інформації про якість' та кількість продукції

1. Просимо надіслати докладну інформацію про якість Ваших товарів.

2. Просимо повідомити, чи є на Вашому складі товари відповідної якості.

3. Ми можемо придбати товари лише високої якості.

4. Просимо повідомити, чи зможете Ви постачати товари, що відповідають міжнародним стандартам, упродовж ... років.

5. Будь ласка, інформуйте нас про можливі зміни якості Ваших «товарів.

6.. Для нас якість товару є важливішою, ніж його вартість.

7. Повідомте, будь ласка, чи гарантуєте Ви якість своїх товарів.

8. Ваші товари прийматимуться лише за умови, якщо матимуть належну гарантію.

9. Повідомте, будь ласка, чи можете Ви продовжити термін дії гарантії на Ваші товари.

10. Ми зможемо реалізувати лише продукцію, що має тривалу гарантію.

11. Просимо повідомити точну кількість товарів, які зберігаються у Ваших складських приміщеннях.

12. Просимо повідомити, яку мінімальну партію товару можна замовити.

13. Найближчим часом нам знадобиться велика партія ... (назва товару). Чи зможете Ви гарантувати нам їх (його) постачання?

Інформаційні документи__________________________137

14. Яку кількість зазначеного товару Ви зможете постачати нам регулярно?

15. Просимо надіслати нам зразки Вашої продукції. Як правило, ми оформляємо замовлення лише після ознайомлення із зразками.

16. Просимо надіслати безкоштовно кілька зразків із Вашої колекції.

17. За Вашими зразками ми отримаємо точну інформацію, про якість Вашої продукції.

18. Чи є надіслані до ... (дата) зразки частиною Вашого нинішнього асортименту?

19. Чи є у Вас зразки продукції?

Запит на отримання пробної партії товару, закупівлі

1. Ми зацікавлені у придбанні пробної партії Вашої продукції. Будемо вдячні за пропозиції.

2. Просимо повідомити, чи зможете Ви постачити нам пробну партію ... (назва товару).

3. Будь ласка, повідомте нам про максимальне зниження ціни на пробну партію.

4. Повідомте, будь ласка, яким має бути мінімальний обсяг пробної партії.

5. Якщо пробна партія задовольнить нас, Ви можете розраховувати на великі замовлення.

6. Пробна партія Вашої продукції засвідчить її якість, а також терміни виконання замовлень.

7. Будь ласка, повідомте нам про умови пробної закупівлі.

8. Просимо повідомити, чи зможете Ви постачити ... (назва товару) на пробній основі.

9. Зазвичай ми оформляємо замовлення тільки після тестування машин на пробній основі.

10. Будь ласка, повідомте нам точний термін пробного постачання та умови оплати.

11. Чи можете Ви гарантувати, що ми отримаємо пробну партію товару до ... (дата)?

12. Просимо повідомити, чи зможемо ми здійснити оплату пробної закупівлі за допомогою безвідкличного акредитива.

138

Розділ III

13. Чи можете Ви постачити пробну партію замовленого товару за гарантією банку?

14. Ми згодні заплатити додатково ... гривень за термінову пробну партію товару.

Запит на отримання рекомендації

1. Нас цікавить досвід Вашої співпраці з фірмою ... (назва).

2. Нам відомо, що Ви упродовж кількох років успішно співпрацюєте з компанією ... (назва). Чи не могли б Ви дати об'єктивну оцінку цій компанії?

3. Якою є Ваша думка, про цю фірму? Як Ви оцінюєте її перспективи?

4. Наскільки нам відомо, Ви співпрацюєте з фірмою ... (назва) упродовж тривалого часу. Чи можете Ви порекомендувати нам цю фірму?

5. Ми дізналися, що Ви підтримуєте ділові контакти з установою ... (назва).

6. Ми хотіли б дізнатися, чи задоволені Ви якістю товару, який отримали від компанії ... (назва).

7. Ми довідалися, що Ви є клієнтом фірми ... (назва), і були б вдячні, якби Ви порадили нам, на що передусім необхідно звернути увагу під час співпраці з нею.

8. Пан .., (прізвище) повідомив нам, що Ви можете порекомендувати його на посаду ... (назва).

9. Для нас дуже важливо отримати правдиву інформацію про фірму ... (назва).

10. Будь ласка, якщо зможете, поінформуйте нас про компанію ... (назва).

11. Ми будемо дуже вдячні, якщо Ви надасте нам об'єктивну інформацію про фірму ... (назва).

12. У списку рекомендаторів зазначено, що Ви закуповували (закупили)... (назва товару) у ... (назва фірми). Хотіли б дізнатися Вашу думку про цю фірму.

13. Звертаємося до Вас із проханням надати інформацію про фірму ... (назва).

14. Ми маємо намір налагодити ділову співпрацю з компанією ... (назва). У зв'язку з цим вважаємо за необхідне отримати таку інформацію: ...

Інформаційні документи 139

15. Оскільки в нас немає досвіду співробітництва з фірмою ... (назва), ми хотіли б отримати від Вас певну інформацію.

16. Нам необхідна інформація про фірму ... (назва), щоб вирішити питання про налагодження з нею ділових контактів.

17. Відгуки, отримані від фірми ... (назва), не зовсім задовольняють нас. Тому ми хотіли б отримати від Вас додаткову інформацію.

18. Нас цікавить насамперед платоспроможність (практика оплати, кредитоспроможність, використання кредиту, коло клієнтів та ступінь задоволення їхніх потреб, конкурентоспроможність на ринку, перспективи, надійність, збільшення обсягів продукції, питання власності фірми тощо)...

19. Для нас важливо також знати, що саме є власністю фірми,,

20. Ми хотіли б знати, наскільки значною є частка продажу цієї компанії на ринку товарів.

21. Просимо повідомити, з ким із наших конкурентів фірма ... (назва) підтримувала в минулому ділові стосунки.

22. Ми хотіли б отримати об'єктивну інформацію про власника фірми ... (назва).

23. За наявними в нас відомостями пан ... вже оголошував про банкрутство...

24. Чи можете Ви повідомити щось про події, які спричинили виникнення у фірми відомих Вам" проблем? Ця інформація потрібна нам для того, щоб мати повне уявлення про зазначену фірму.

25. Будемо вдячні за будь-яку інформацію про фірму ... (назва).

26. Ви зробите нам неоціненну послугу, якщо надасте інформацію про компанію ... (назва).

27. У нашому розпорядженні ще недостатньо відомостей для того, щоб оцінити роботу фірми ... (назва). Тому ми хотіли б отримати додаткову інформацію, а саме:

- Якою є репутація цієї фірми на ринку (у бізнесових колак)?

- Яким є її фінансове становище?

- Чи є фірма платоспроможною?

- Чи виконує вона свої фінансові зобов'язання? Заздалегідь вдячні Вам за надану інформацію.

28. Будь ласка, поінформуйте нас щодо надійності фірми ... (назва) у виконанні нею своїх фінансових зобов'язань.

140

Розділ Ш

Запит на отримання рекомендації безпосередньо від ділового партнера

. Будь ласка, повідомте назву Вашого банку та надішліть ділові рекомендації.

2. Для підписання нашої угоди просимо Вас надіслати нам ділові рекомендації.

3. Оскільки у нас немає досвіду співпраці з Вашою фірмою, просимо надіслати нам рекомендаційні листи.

4. Будь ласка, надайте нам повну інформацію про Ваших клієнтів.

5. Просимо повідомити нам про фірми, яким Ви вже постачали свою продукцію.

6. Назвіть когось, хто міг би засвідчити об'єктивність цієї

інформації.

Запевнення в дотриманні конфіденційності

1. Запевняємо, що Ваша інформація використовуватиметься конфіденційно.

2. Запевняємо Вас, що надана інформація не потрапить до чужих рук, Будемо раді надати взаємну послугу.

Запит з юридичних питань

1. Нам потрібні послуги адвоката (нотаріуса) в ... Чи змогли б Ви крго-небудь порекомендувати?

2. Нам порекомендували (порадили) звернутися до Вас наші партнери із фірми ... (назва). Були б Вам щиро вдячні, якби Ви змогли представляти наші інтереси в ...

3. На превеликий жаль, ми змушені подати позов проти ... в ... Просимо Вас представляти наші інтереси, а також повідомити орієнтовну вартість цієї послуги.

4. Якщо Ви не зможете прийняти цю справу, просимо порекомендувати нам іншу юридичну фірму, з якою ми змогли б співпрацювати (до якої ми змогли б звернутися).

5. У позові, що наша фірма подала до суду, ми цілковито покладаємося на Вашого юриста.

6. Ми маємо право власності на товари, які закупила, проте повністю не оплатила фірма ... (назва). Яким чином ми можемо скористатися своїм правом?

Інформаційні документи_________________________141

7. Фірма ... (назва) заборгувала нам за товари ... грн. Були б Вам дуже вдячні, якби Ви посприяли в інкасуванні цієї заборгованості. Що Ви могли б нам порадити?

8. Просимо повідомити тарифи на юридичні послуги.

Запит із питань маркетингу

1. Ми хотіли б отримати результати маркетингового дослідження ринку щодо попиту на наші товари.

2. Були б Вам дуже вдячні, якби Ви порекомендували нам кілька фірм, що здійснюють маркетингові дослідження в ...

3. Хочемо висловити свою найщирішу вдячність за лист-підтвердження від ... (дата), а також за згоду провести маркетингове дослідження в ... Ми хотіли б знати, скільки становитимуть наші витрати.

4. Просимо повідомити, для яких міжнародних (визнаних, добре відомих у діловому світі) фірм Ви вже проводили маркетингове дослідження в ...

5. Насамперед ми хотіли б дізнатися, з товарами яких фірм конкуруватимуть наші товари.

6. Чи не могли б Ви провести подібне маркетингове дослідження в сусідньому ...?

7. Коли Ви зможете завершити маркетингове дослідження і підготувати письмовий звіт для нашої установи?

1.4. Лист-відповідь на заіпит

Лист-запит, безперечно, потребує відповіді: ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, вказані в запиті, відмовити в постачанні товару чи іншому проханні.

Так, якщо ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару, то у відповідь на запит надсилаєте оферту.

Оферта—це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції'. Наприклад:

' Універсальний довідник-практикум з ділових паперів /1. А.Бибик. І. Л.Михно, Л.О.Пустовіт та ш. — С. 326.

142

Розділ Ш

Шановні панове!

Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й надсилаємо зразок... (назва товару), що зацікавив Вас. Ми можемо запропонувати Вам цей товар на таких умовах:

пластмасові... (назва) в упакуванні по... штук;

доставляння: фрахт оплачується до кордону;

упакування: безкоштовно;

оплата: безвідкличний акредитив.

Будемо вдячні за Ваше замовлення. Зі свого боку обіцяємо обслуговування в будь-який час.

З повагою...

Додаток: зразок в одному примірнику.

Шановні панове!

Підтверджуємо отримання Вашого запиту від ... (дата) на постачання ... (назва товару). Немає потреби надсилати зразки, оскільки Ви добре знайомі з якістю нашої продукції.

За умови своєчасного замовленнями зможемо постачати Вам ... (кількість) виробів щоквартально.

Пан ... (прізвище) з нашої фірми ознайомив Вас із цінами та графіком постачань. Ваші відгуки були позитивними, а тому ми можемо розпочати відвантаження товару після отримання замовлення.

З повагою і побажанням успіхів...

Шановні добродії!

У відповідь на Ваш запит від... (дата) повідомляємо, щоуважно ознайомилися з Вашими зразками ... (назва товару). Хочемо запевнити Вас, що зможемо виготовити вироби належної (потрібної Вам, бажаної) якості.

Щоб задовольнити Ваші щорічні потреби, ми можемо запропонувати Вам такі умови договору:

ціна за одну одиницю... грн.;

загальна вартість усієї партії... грн.;

оплата: готівкою;

термін постачання: ... днів після отримання замовлення.

Усі технічні характеристики наведено в нашому каталозі.

Просимо Вас надіслати відповідь упродовж п 'яти днів з моменту отримання цього листа.

З повагою...

143

Інформаційні документи

' Шановні панове!

Дякуємо Вам за запит від ... (дата) на постачання ... (назва товару). Повідомляємо, що цей запит прийнято до розгляду. Про остаточне рішення ми повідомимо Вам додатково. З повагою...

Якщо Ви не можете надати пропозицію на постачання того чи іншого потрібного замовникові товару, неодмінно надішліть аргументовану відмову:

Шановні... !

Щиро вдячні Вам за запит від ... (дата) та виявлений інтерес до нашої продукції.

Дуже шкода, але, зважаючи на потреби сучасного ринку, ми не виробляємо таких товарів.

Ми попросили пана... (прізвище), з яким плідна співпрацюємо, надіслати Вам відповідні пропозиції.

Додаємо ілюстрований каталог, у якому вміщено докладний опис товарів, які ми виробляємо. Просимо повідомити нам, чи зацікавив Вас якийсь із них, тоді ми зможемо надіслати Вам проект договору, зазначивши строки постачання, вартість, умови оплати тощо.

З повагою...

Шановні панове!

Дякуємо за лист від... (дата). На жаль, ми змушені повідомити Вам, що всю виготовлену продукцію експортує фірма ... (назва). Ми надіслали туди Ваш запит і попросили надати Вам пропозицію, яка, сподіваємося, зацікавить Вас.

З повагою і побажанням успіхів...

Шановні...!

Із вдячністю підтверджуємо, що отримали Ваш запит від... (дата). Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання через те, що всю нашу продукцію вже реалізовано. Ситуація, що склалася, не дає нам змоги вже сьогодні збільшити наші виробничі потужності.

Сподіваємося на розуміння.

Залишаємося з пошаною...

144

Розділ Ш

Шановні добродії!

Дякуємо за Ваш запит від... (дата). На превеликий жаль, ми не маємо змоги власними силами задовольнити Ваше прохання.

Річ у тім, що вже впродовж багатьох років наші інтереси представляє ... (назва фірми). Зважаючи на контрактні зобов'язання перед цією фірмою, ми не можемо самостійно продавати нашу продукцію на території Вашої країни.

Просимо надіслати Ваш запит за адресою:...

З пошаною...

Інколи у відповіді на запит можна запропонувати змінити його умови: кількість товару, модель, термін постачання тощо.

Шановні панове!

На Ваш запит від ... (дата), на жаль, змушені'повідомити, що не виробляємо потрібної Вам продукції.

Натомість можемо запропонувати Вам каталог нашого теперішнього асортименту. Були б дуже раді, якби Ви ввели деякі наші товари до Вашої програми реалізації.

Якщо ця пропозиція зацікавить Вас, просимо надіслати нам відповідь.

З повагою...

* Шановні... !

Відповідаючи на Ваш запит про постачання ... (назва товару), повідомляємо, що не можемо постачати продукцію в потрібному Вам обсязі.

За Вашим замовленням ми можемо здійснити лише часткове постачання протягом ... днів. Крім цього, ми тимчасово припинили відвантаження, бо спочатку повинні виконати попередні замовлення.

Будь ласка, терміново повідомте, чи влаштовує Вас наша пропозиція.

З повагою...

145

Інформаційні документи

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ Підтвердження отримання запиту

1. Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й хочемо зробити таку пропозицію: ...

2. Дякуємо за Ваш запит від ... (дата) й хочемо запевнити, що ми також дуже зацікавлені в налагодженні ділового співробітництва.

3. У відповідь на Ваш запит пропонуємо ...

4. Відповідаючи на Ваш запит від ... (дата) стосовно постачання...

5. Хочемо подякувати за запит і запропонувати Вам...

6. У відповідь на Ваш запит повідомляємо ціни на ... (назва товару), що включають і вартість упакування.

7. Зважаючи на Ваш запит від ... (дата), хочемо запропонувати Вам ... Ця пропозиція є найвигіднішою (найбільш прийнятною) з усіх можливих.

8. Дякуємо за Ваш запит і повідомляємо, що якість наших товарів цілковито відповідає зразкам, які Ви отримали від нас (міжнародним стандартам).

9. У відповідь на запит пропонуємо Вам додаткове (незначне, оптове, передбачене, відсоткове, збутове) зниження в обсязі...%. Ця пропозиція чинна упродовж... місяців з дня отримання листа. 10. Рахунок ми оформимо за цінами, що встановляться на момент відвантаження товару. Оплату належить здійснити у формі безвідкличного акредитива.

Відповідь — відмова на запит

1. На жаль, ми змушені повідомити Вам, що зараз у нашому розпорядженні немає продукції, яка Вас зацікавила. Натомість ми можемо запропонувати Вам ...

2. У зв'язку зі зміною ситуації на ринку ми більше не виготовляємо вироби, що Вас зацікавили. Ми неодмінно повернемося до Вашого запиту і найближчим часом зможемо зробити Вам взаємовигідну пропозицію.

3. Нині, на жаль, ми не отримуємо сировини, яка необхідна для виготовлення товару, що зацікавив Вас. У зв'язку з цим найближчим часом ми не зможемо задовольнити Вашого прохання.

І46.

Розділ Ш

4. Шкода, але ми не можемо надати Вам пропозицію безпосередньо, оскільки фірма ... (назва) є генеральним агентом поширення наших товарів у Вашій країні.

5. Просимо з розумінням поставитися до того, що ми не готові зробити Вам вигідну пропозицію.

6. На превеликий жаль, у зв'язку із страйками нині ми не можемо зробити Вам пропозицію, що передбачає негайне постачання ... (назва товару). Будь ласка, надішліть Ваш запит повторно через ... місяців. Сподіваємося, що тоді ми зможемо здійснювати постачання, дотримуючись погодженого графіка.

Пропозиція, що Відрізняється від предмета запиту

1. У відповідь на Ваш запит від... (дата) стосовно постачання ... (назва товару) повідомляємо, що, на жаль, ми не можемо задовольнити Ваше прохання. Натомість можемо запропонувати ... (назва товару).

2. Надсилаємо Вам зразки ... (назва товару), що певною мірою відрізняються від замовлених Вами. Були б щиро вдячні, якби Ви повідомили, чи влаштовує Вас їхня якість.

3. На жаль, сьогодні ми можемо постачати Вам лише товари звичайної якості.

4. Ваше замовлення ми зможемо виконати тільки за умови, якщо Ви замовите ... одиниць товару однієї моделі.

5. Шкода, але ми не можемо прийняти Ваших умов оплати і пропонуємо інші:

оплату готівкою зі зниженням в обсязі ...%; оплату без зниження з відстроченням на ... днів; оплату впродовж ... місяців.

6. У разі, якщо Ви наполягатимете на Ваших умовах оплати, ми не зможемо задовольнити Ваш запит.

7. Цим повідомляємо, що ми постачаємо товари лише за безвідкличним акредитивом.

8. Повідомляємо, що оплата здійснюється через інкасо проти представлення документів на відвантаження та сертифіката якості.

9. Оплата має здійснюватися через банк країни-продавця проти подання рахунка і транспортних документів.

10. Наші умови оплати такі: 1/3 вартості сплачується під час оформлення замовлення, 1/3 — після завершення робіт і 1/4 — під час пред'явлення коносамента.

J47

Інформаційні документи__________________

1.5. Лист-п ідтвердження

Це різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів. Наприклад:

Шановні панове!

Щиро вдячні Вам за пропозицію постачити ... (назва товару), що її містить Ваш лист від ... (дата), якого ми щойно отримали й передали на розгляд до технічного відділу.

Просимо Вас зачекати кілька днів. Про остаточне рішення ми повідомимо Вам додатково.

З повагою...

Шановні добродії!

Дякуємо Вам за пропозицію і підтверджуємо її отримання. На жаль, Ваша пропозиція не відповідає нашим інтересам, оскільки ціни, вказані Вами, є значно вищими за ціни інших фірм на подібні товари.

Вибачте, але ми не можемо погодитися на Ваші умови. З повагою...

Шановні... !

Підтверджуємо отримання товарів, які ми замовляли (№І86-С від ... дата). Кількість відвантаженого товару відповідає накладній, а якість —зразкам, які ми отримали минулого місяця.

З повагою...

Вельмишановний пане... !

На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення взятиучастьу науковій конференції, що відбудеться ... (дата і місце). Вашу доповідь на тему «Мистецтво ділового листування» внесено до програми конференції.

Оргкомітет конференції забезпечує проживання в готелі на період...

Реєстрація учасників конференції проводитиметься... (дата і час)у приміщенні... (назва, адреса/ З повагою ...

Шановні панове!

Дякуємо за пропозицію взяти участь у створенні проекту та подальшому спорудженні металургійного комплексу в ... (назва міста).

148

Розділ Ш

Офіційно підтверджуємо свою згоду на виконання проектних робіт, будівництво комплексу й підготовку персоналу до експлуатації підприємства.

Наша комісія готова прибути на переговори у зручний для Вас час.

З щирою до Вас пошаною...

Шановні колеги!

Офіційно підтверджуємо домовленість, якоїми досягли влисті від... (дата).

Бронювання: номерів з ...по... (дата) на одну особу і номерів на дві особи вартістю...;

конференцзали на... осіб з ...по... (дата) вартістю ...за день.

Харчування:

обід о 12.30 на .... осіб, вартість враховує також оплату за надані послуги.

Оплата: у гривнях.

Фірма:... (назва).

Додаток: проспект засідання.

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Ми із вдячністю підтверджуємо одержання Вашої пропозиції від ... (дата).

2. Вдячні Вам за повторну інформацію щодо Вашої спеціальної пропозиції.

3. Ми офіційно підтверджуємо свою згоду й повідомляємо, що...

4. Міністерство освіти України підтверджує, що...

5. З вдячністю підтверджуємо одержання Вашого запиту й хочемо запевнити, що ми зацікавлені у встановленні взаємовигідної співпраці з Вами.

6. Повідомляємо, що Ваше замовлення ми отримали ... (дата) і відразу ж розпочали виготовлення ... (назва товару).

7. Ми впевнені, що вчасне виконання Вашого замовлення від ... (дата) буде початком взаємовигідного співробітництва між нашими фірмами.

8. На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення...

Інформаційні документи 149

9. Цим підтверджуємо, що всі замовлені товари було відвантажено й відправлено без затримки відповідно до Вашого коносамента.

10. На підтвердження нашої телефонної розмови від ... (дата) просимо Вас прийняти офіційне замовлення на ...

11. Просимо Вас із належною увагою поставитися до виконання нашого замовлення й у визначений (погоджений) термін надати (надіслати) нам зразки.

12. Експедиторське агентство щойно підтвердило прибуття 25 (двадцяти п'яти) ящиків ...

1.6. Супровідний лист

Це службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів.

Наприклад:

Шановні панове!

У відповідь на Ваше прохання від... (дата) надсилаємо Вам нині чинний експортний прейскурант до кожного із зразків ... (назва товару). Просимо повідомити, які саме зразки Ви замовлятимете.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

Шановні добродії!

Як і було домовлено (як і домовлялися), надсилаємо Вам такі документи:

рахунок-фактуру в двох примірниках;

страховий поліс на суму рахунка плюс 10%, що покривають інфляційний (банковий, валютний, дефляційний) ризик;

повний комплект коносамента, написаного (оформленого) на розпорядника з бланковим індосаментом і з позначкою «фрахт оплачено» на суму...

Просимо підтвердити їх отримання.

Залишаємося з повагою...

150

Розділ Ш

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. На Ваше прохання надсилаємо рахунок-фактуру за партію відвантаженого товару.

. 2. Для того щоб Ви мали повне уявлення про можливості нашого підприємства, надсилаємо докладний ілюстрований рекламний проспект.

3. Надсилаємо Вам робочі креслення.

4. Додаємо перелік нашої нової продукції.

5. Надсилаємо Вам страхові бланки, необхідні для того, щоб подати заяву про страховий випадок.

6. Надсилаємо Вам страховий сертифікат.

7. На Ваше прохання надсилаємо перелік страхових тарифів на повітряні перевезення вантажів.

8. Додаємо також інформаційний бюлетень, у якому Ви зможете прочитати про умови лізингу.

9. Брошура, яку ми додаємо до листа, містить інформацію про суми надбавок і знижень. У додатку описано також переваги укладення довгострокового контракту.

10. Надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких минув.

11. Просимо переглянути останній каталог наших товарів і повідомити, які із пропонованих позицій Вас зацікавили.

12. Сподіваємося, що Ви зацікавитеся ...

13. На Ваше прохання надсилаємо список референтів, які можуть надати Вам потрібну (докладну) інформацію про якість наших товарів.

14. Розраховуємо на початок переговорів (співпраці) між

нашими фірмами.

15. Будемо раді налагодженню взаємовигідних контактів із

Вашою фірмою.

16. Дозвольте запропонувати Вам переглянути рекламні проспекти й каталоги, в яких представлені останні зразки виробленого нашою фірмою обладнання.

151

Інформаційні документи

1.7. Лист-прохання

Це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання. Наприклад:

Шановні добродії!

Ми співпрацюємо з Вами уже впродовж року на основі оплати проти виставлених рахунків. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою один раз на квартал.

Інші наші постачальники у Вашій країні вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від Вас позитивну відповідь на наше прохання.

З повагою...

Шановні панове!

Звертаємося до Вас із проханням продати з нашого пакету такі цінні папери: ... акцій за ціною ... Ліміт чинний до ... (дата). Цінні папери необхідно зняти з нашого депозитного рахунка. Просимо також кредитувати еквівалент на наш рахунок.

З пошаною...

Шановні панове!

Висловлюю найщирішу вдячність за пропозицію бути Вашим представником у... (назва країни). Вважаю за необхідне особисто обговорити з Вами питання про територію діяльності, комісійні, гарантії захисту клієнтів. Хотів би запропонувати Вам дату зустрічі:... (дата) о... годині.

Будьте ласкаві, повідомте, чи влаштовує Вас дата і час зустрічі.

Залишаюся з пошаною...

Шановні... !

Нещодавно ми збудували овочепереробний комбінат, та, на жаль, у нас бракує коштів на придбання обладнання для перероблення овочів.

Розділ Ш

1^4, _ _,___ ____________

Ми були б щиро вдячні, якби Ви надали нам довготерміновий кредит на суму 200 000 (двісті тисяч) гривень. Додаємо до листа необхідні документи:

договір на придбання обладнання;

техніко-економічне обґрунтування повернення кредиту.

Оскільки ця проблема потребує негайного розв 'язання, переконливо просимо Вас відповісти якомога швидше.

З повагою...

Шановні панове!

Один із наших клієнтів зробив запит на постачання великої партії ... (назва товару). На жаль, у нашому асортименті цього виробу немає, і ми хотіли б попросити Вас зробити нашому клієнтові відповідну пропозицію, а також надіслати копію листа

нам.

За Ваші послуги просимо нарахувати комісійні в розмірі...%.

Будь ласка, повідомте нам, чи зможете Ви вже відвантажити замовлені товари і чи згодні із запропонованими нами комісійними.

Щойно одержимо від Вас позитивну відповідь, негайно повідомимо адресу нашого клієнта.

Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю між нашими

фірмами.

З повагою і найкращими побажаннями...

Шановні... !

Нас зацікавила нова продукція, яку Ви рекламуєте, тому будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам докладну інформацію та ілюстрований рекламний каталог.

Будемо раді співпрацювати з Вами. З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Просимо повідомити (надіслати, сплатити, підтвердити, розглянути)...

2. Просимо при нагоді надіслати нам рекламні матеріали.

3. Просимо передати нам через Вашого представника рекламні проспекти й каталоги, що презентують Ваші нові товари.

153

Інформаційні документи

4. Ми не виявили помилки в нашому останньому рахунку від ... (дата)ГБудемо вдячні, якщо Ви проведете повторну перевірку.

5„ Просимо відвантажити замовлені товари відразу після їх виготовлення.

6. Будемо Вам вельми вдячні, якщо Ви ...

7. Будь ласка, якомога швидше телеграфуйте нам відповідь.

6. Просимо Вас уважно вивчити наші нові умови оплати, які викладено в Загальних умрвах угоди (текст документа додаємо), і дати остаточну відповідь.

9. Будемо раді, якщо Ви погодитеся співпрацювати з нами.

10. Відповідно до п. І нашого договору просимо Вас ...

11. Будьте ласкаві оплатити рахунок найближчим часом (терміново, без зволікань).

12. Ми будемо дуже вдячні, якщо Ви погодитеся продати нам свої товари на пробній основі.

13. Будемо Вам зобов'язані, якщо Ви розглянете наші поправки до...

14. Просимо надіслати Ваші пропозиції та рекомендації до...

15. При нагоді просимо Вас повідомити всі вихідні дані...

16. Просимо ознайомити нас із технічними характеристиками... (назва товару).

17. Чи не могли б Ви повідомити ціни на ... (назва товару)?

18. Нам було б приємно дізнатися...

19. Зробіть ласку, поверніть заповнені страхові документи.

20. Просимо негайно повернути один примірник підписаного договору.

21. Просимо уважно перевірити доданий контракт.

22. Просимо підтвердити свій приїзд на нараду.

23. Якщо Вас влаштовують наші умови, телеграфуйте, будь ласка, відповідь про готовність підписати контракт між нашими фірмами. Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо успіхів.

24. Просимо якомога швидше (найближчим часом) розглянути наші пропозиції і повідомити про своє рішення.

25. Просимо Вас звернути особливу увагу на...

26. Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

27. Насамперед просимо повідомити, які заходи могли б допомогти Вам подолати ці труднощі.

1S4

Розділ Ш

28. У зв'язку із труднощами, що виникли, просимо відрядити до нас кількох досвідчених фахівців, які могли б проконсультувати... Сподіваємося, що Ви не відмовите нам у допомозі.

29. Було б добре, якби Ви письмово підтвердили своє рішення.

30. Повідомте, будь ласка, які з рекламованих товарів зацікавили Вас.

31. Будемо вдячні, якщо Ви письмово повідомите нас про...

32. Переконливо просимо Вас зателефонувати нам.

33. Будемо вдячні, якщо Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите про своє рішення за першої ж нагоди.

34. Якщо ця пропозиція Вас не влаштовує, просимо зазначити причину.

35. Для нас дуже важливо отримати докладну інформацію про фірму ... (назва), оскільки ми хотіли б співпрацювати з нею.

36. Ви зробите нам неоціненну послугу, якщо надасте об'єктивну інформацію про компанію ... (назва).

37. Оскільки ця інформація є дуже важливою для нас, будемо Вам вдячні за докладні пояснення.

38. Для підготовки докладного звіту про виконану роботу нам необхідні... Ми хотіли б одержати Вашу відповідь найближчим часом. Заздалегідь висловлюємо свою вдячність.

39. Вибачте за додаткові турботи. Чи не були б Ви настільки люб'язні, щоб надати нам письмові пояснення про...

40. Будемо вдячні, якщо Ваш представник приїде, щоб виконати необхідну процедуру...

41. Просимо Вас дотримуватися всіх пунктів нашої угоди та виконувати замовлення клієнтів на належному рівні.

42. Просимо Вас уважно вивчити цього листа, прислухатися до наших порад і вжити всіх необхідних заходів, щоб розв'язати проблему, яка виникла.

43. Просимо уважно переглянути й перевірити усі списки оплачених рахунків.

44. Просимо надати нам ...% зниження на постачання матеріалів та обладнання для будівництва (спорудження) .„ (назва об'єкта).

155

Інформаційні документи_________________________

1.8. Лист-відповідь на прохання

Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити проханнями відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:

Шановні панове!

Висловлюємо щиру подяку за пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу.

Уважно вивчивши запропонований Вами проект угоди, ми вирішили погодитися на пайову участь у будівництві ... (назва об'єкта), що здійснюватиметься в період з... по... р.

Ще раз дякуємо за пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою.

З повагою і найкращими побажаннями...

Шановні панове!

У листі від... (дата) Ви звернулися із проханням змінити умову оплати за ... (назва товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди.

Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас.

З повагою ...

Шановні панове!

Дякуємо Вам за надіслані доповнення та зауваження до проекту договору про будівництво банку. Вивчивши їх, ми визнали їх істотними, погоджуємося з ними і готові внести їх до тексту договору.

Користуючись нагодою, ми хотіли б ще раз наголосити, що відповідно до проекту нашого договору про будівництво банку Підрядник бере на себе цілковиту відповідальність за організацію і виконання всіх будівельних робіт.

Будівельні роботи виконуватимуться місцевими фірмами, які найматимуться на умовах субпідряду. Виконання робіт контролюватимуть висококваліфіковані фахівці, вартість послуг яких передбачено умовами договору.

Просимо Вас якнайшвидше розглянути листа і, якщо у проекті договору більше немає пунктів, що викликали б у Вас сумніви,

156

Розділ III

повідомити нас про готовність підписати договір між нашими підприємствами.

Сподіваємося на швидку відповідь.

З повагою...

Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливо.ю, аргументованою, коректною і доброзичливою. Ваше завдання — переконати адресата втому, що у вас не було іншого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити слова, які відчутно пом'якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.

Отже, відмову можна сформулювати так:

Шановні панове!

Миуважно вивчили Ваші зауваження та доповнення до проекту контракту про будівництво поліклініки в ... році на умовах «під ключ».

На превеликий жаль, повинні повідомити, що не можемо погодитися на Вашу пропозицію. Це зумовлено такими причинами:

1. Запропоновані Вами 5% від вартості контракту на мобілізаційні витрати — сума у 4 рази менша від зазначеної у проекті контракту і не може покрити наші витрати на підготовчі роботи.

2.8% від вартості контракту у вільно конвертованій валюті є недостатньою сумою, щоб придбати все необхідне для будівництва обладнання. 12 %, що зазначені у проекті контракту, враховують не лише вартість обладнання за світовими цінами, а й вартість фрахту, страхування, а також наші витрати на організацію закупівлі та постачання обладнання на будівельний майданчик.

На підтвердження обгрунтованості нашої позиції до листа додаємо докладні розрахунки обсягів мобілізаційних витрат.

Висловлюємо сподівання, що, зваживши на зазначені вище факти, Ви погодитеся на наші умови підписання контракту.

Залишаємося з повагою.

Інформаційні документи____________;_____________ 157

•Шановні...!

Щиро дякуємо за запит від ... (дата) на постачання ... (назва товару).

На жаль, зараз ми не маємо змоги прийняти Вашу пропозицію і здійснити постачання ... (назва товару), оскільки потрібні Вам товари вже продані за попередніми замовленнями на поточний місяць.

Щиро жалкуємо, що не можемо виконати Ваше замовлення. Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю в майбутньому.

З повагою і побажанням успіхів.

Вельмишановний пане... !

Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації (установи, фірми). На превеликий жаль, змушені повідомити Вам, що місце нашого генерального представника у... (назва країни) уже зайняте. Просимо надіслати Ваш запит ще раз через... місяців.

Бажаємо успіхів...

Шановні панове!

Ми отримали Вашого листа від ... (дата), у якому Ви просите матеріально підтримати благодійний фонд «СвятоїМарії». Дуже прикро, проте цього року в нас немає ані найменшої змоги зробити навіть незначний благодійний внесок.

З повагою...

Шановний пане...!

Дія контракту на виконання Вами обоє 'язків менеджера з реклами завершується... (дата). Ми розглянули Ваше прохання про продовження контракту на наступний рік. Шкода, але Ваші методи роботи не дали очікуваних результатів, і тому ми не зацікавлені в подальшій співпраці з Вами.

Бажаємо успіхів...

158.

Розділ Ш

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Загальна відмова

1. Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання з таких причин: ...

2. На жаль, повинні повідомити Вас про неможливість ...

3. Шкода, але з огляду на погіршання економічної ситуації ми не можемо ...

4. З прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

5. Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

6. Нам дуже шкода, але у зв'язку з наявністю кількох і досі не оплачених рахунків ми не можемо ...

7. Дуже прикро, проте цього року в нас немає змоги ...

8. Вибачте, але ми не можемо погодитися з ...

9. Змушені повідомити, що, на жаль, не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання.

Відмова в наданні пропозиції та зміні Ті умов

1. На жаль, маємо повідомити Вам, що зараз у нашому розпорядженні немає виробів, які Вас зацікавили.

2. У зв'язку зі зміною становища на ринку ми більше не виготовляємо потрібних Вам товарів.

3. Змушені повідомити Вам, що через технічні труднощі ми припинили виробництво цієї продукції.

4. Шкода, але у зв'язку з оголошенням нового валютного коридору ми змушені підвищити ціни на наші товари.

5. На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції, оскільки не працюємо зараз за кордоном.

6. Вибачте, але ми не можемо зараз задовольнити Ваше прохання.

7. Нам дуже прикро, але в наших складських приміщеннях зараз немає зразків потрібної Вам продукції.

8. На жаль, ми не маємо змоги здійснити пробне постачання, оскільки воно значно уповільнить виконання нашої торговельної угоди. Розраховуємо на Ваше розуміння.

9. Дуже прикро, проте змушені повідомити Вам, що не здійснюємо продаж своїх товарів на умовах пробної закупівлі.

Інформаційні документи___________________________ 159

10. На жаль, ми не можемо прийняти умови постачання, які Ви нам пропонуєте в листі від ... (дата). Через обмежену (незначну) площу наших складських приміщень постачання має бути здійснено у кілька етапів — трьома партіями.

11. У цінах, зазначених у нашій пропозиції, враховано всі деталі, тому ми, на жаль, не можемо задовольнити Ваших вимог (побажань) щодо умов оплати й способу транспортування товару.

12. Змушені повідомити, що, на жаль, не можемо погодитися на експрес-постачання за наш рахунок, як того.бажаєте Ви. Наша пропозиція від ... (дата) чинна лише на умовах, що вказані в ній.

13. На жаль, ми змушені відхилити Вашу пропозицію щодо способу упаковування...

14. Дуже шкода, але ми не можемо прийняти й виконати Ваше замовлення, тому що зараз усі наші виробничі потужності зайняті.

15. Нам дуже шкода, однак через те, що Ви й досі не оплатили кількох рахунків, ми не можемо прийняти від Вас нове замовлення.

16. Шкода, але через ускладнення економічної ситуації ми змушені відхилити Ваше замовлення.

17. З прикрістю повідомляємо, що не маємо ані найменшої змоги задовольнити Ваше прохання про анулювання замовлення від ... (дата), оскільки товари були відвантажені ще вчора.

Відмова від пропозиції

1. Щиро дякую (вельми вдячний) Вам за пропозицію працювати представником Вашої фірми в ... (назва країни). Ваше визнання та схвалення моїх методів роботи дуже важливі для мене, однак, на жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

2. Я змушений відхилити Вашу пропозицію, оскільки її умови мене не влаштовують. N

3. На превеликий жаль, я змушений відхилити Вашу пропозицію: мене не влаштовує територія, де я маю працювати.

4. Вдячний за пропозицію, та, на жаль, не можу прийняти її, оскільки вже працюю агентом з продажу нерухомості в іншій фірмі.

5. Вдячний за цікаву пропозицію, проте, на жаль, змушений відхилити її з особистих причин.

6. Втішений Вашою пропозицією, та, на жаль, змушений відхилити її через сімейні обставини.

160

Розділ Ш

7. Мені прикро (шкода), що цього разу я не зможу взяти участь у проведенні...

8. За станом здоров'я, на жаль, я не можу працювати Вашим представником у ... області.

9. Через особисті причини я не можу продовжити контракт на ...

10. Я дістав вигідну пропозицію про співпрацю від іншої фірми, тому не планую продовжувати свій контракт з Вами.

Відмова претендентові на місце роботи

1. Щиро жалкуємо, але змушені повідомити, що право представляти нас уже передано іншій особі.

Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації. З приємністю відзначаємо високу кваліфікацію, засвідчену Вами на співбесіді. Однак, погодьтеся, Ваша спеціальна освіта не відповідає нашим потребам.

2. Ми розглянули Ваше прохання, та, на жаль, у нас зараз немає вакансії.

3. На жаль, змушені повідомити, що всі вакансії рекламних агентів уже заповнені (зайняті).

4. Ваші вимоги щодо заробітної плати, на жаль, неприйнятні для нас. Шкода, але змушені відмовити Вам.

5. Посаду генерального представника нашої фірми вже обіймає інша особа.

5. У зв'язку з тим, що ми вже взяли на роботу власного продавця, не маємо потреби в торгових представниках.

Відмова в продовженні терміну контракту (договору, угоди) та зміні їх умов

1. Ми уважно вивчили Ваше прохання стосовно продовження контракту на наступний рік і змушені повідомити, що, на жаль, не маємо змоги (не можемо) цього зробити. Вдячні Вам за співпрацю і бажаємо всього найкращого'.

2. У зв'язку із значним скороченням кількості штатних працівників, ми, на жаль, не можемо продовжити контракт із Вами. J , 3. Щиро жалкуємо, але неприємна ситуація, що склалася під І час виконання Вами договору, не дає нам можливості продовжити| термін його дії.

Інформаційні документи _______161

4. Дякуємо (вельми вдячні) за співпрацю, та, на жаль, продовжити термін контракту з Вами ми не можемо (не плануємо). Змушені повідомити, що ми не зовсім задоволені результатами Вашої роботи,

5. У зв'язку з тим, що Ви нерідко (час від часу) припускаєтеся помилок, ми змушені відмовити Вам у підписанні нового договору.

6. Вибачте, але ситуація, що склалася, не дає нам змоги продовжити контракт із Вами.

7. Дякуємо за надіслані зауваження та доповнення до проекту договору. Розглянувши їх на засіданні..., на жаль, змушені повідомити, що не можемо погодитися з редакцією деяких пунктів.

8. На нашу думку, в обов'язки представника пана... (прізвище та ім'я) входить не лише оформлення замовлень, а й надання покупцям консультаційних послуг...

9. До обов'язків представника фірми входить також регулярне відвідування клієнтів на всій території його діяльності.

10. Стосовно виплати комісійної винагороди наголошуємо, що вона здійснюється лише після отримання платежів від замовника.

11. Ми отримали Вашого листа від ... (дата), у якому Ви звертаєтеся з проханням змінити пункт ... договору. Шкодуємо, але- ми не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання. На це є кілька серйозних причин: ...

12. Вважаємо, що до угоди не можна вносити пункт про ..., оскільки це суперечить ...

13. Шкода, але ми не можемо погодитися з Вашою редакцією деяких пунктів проекту угоди.

14. Шкода, але зараз ми не маємо змоги змінити умови договору.

1.9. Лист-нагадування

Це службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов'язань, проведення заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

6 С. В. Ш«чук

І

162

Розділ Ш

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втрете ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов'язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим. Наприклад:

Шановний пане... !

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №... від... (asia) минув.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо до... (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму...

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою...

Вельмишановний пане....'

Нам дуже незручно, що змушені знову нагадувати, що Ваш рахунок-фактура й досі залишається неоплаченим.

Ідучи Вам назустріч, ми продовжуємо термін оплати до ... (дата) і виконуємо при цьому Ваші нові замовлення. Якщо Ви не сплатите заборгованість до ... (дата) і не надішлете чек, що засвідчить оплату, ми змушені будемо призупинити виконання усіх Ваших замовлень.

Чекаємо на Вашу відповідь.

З щирою повагою ...

Шановні панове!

Вибачте, що знову змушені потурбувати Вас, але, на жаль, ми не отримали жодної відповіді на наші попередні нагадування. Прикро вражені тим, що Ваша фірма так недбало поставилася до наших прохань, хоч ми зі свого боку завжди чітко дотримувалися умов контракту і якісно виконували всі Ваші замовлення.

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не тільки залишається непогашеним, а й продовжує зростати, тому вважаємо за необхідне повідомити Вас про свій намір розірвати контракт.

Дуже шкода, але ми не бачимо іншого виходу з цієї прикро!' ситуації.

З повагою...

163

Інформаційні документи

Шановні панове!

Вибачте, будь ласка, але ми змушені знову нагадати Вам про велику заборгованість нашій фірмі, що продовжує зростати. Ми завжди намагалися зрозуміти Ваші фінансові труднощі, проте цього разу заборгованість перевищує всі попередні, а термін оплати давно минув.

Сподіваємося, Ви розумієте, що ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми, а тому змушені подати позов до суду.

Дуже шкода, що наше співробітництво виявилося невдалим.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ Перше нагадування

1. Дозвольте Вам нагадати про ...

2. Користуючись нагодою, дозвольте нагадати, що Ви маєте заборгованість...

3. Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що у Вас є заборгованість на суму ...

4. Хотіли б нагадати Вам про ...

5. Нагадуємо Вам, що термін подання звітів минув ... (дата).

6. Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що відповідно до контракту комісійна винагорода має сплачуватися до ... (дата).

7. Змушені нагадати Вам, що термін оплати рахунків за друк замовленої Вами поліграфічної продукції минає ... (дата).

8. До речі, нагадуємо Вам, що відвантаження Вами товарів зі складу мало закінчитися ще ... (дата).

9. Доречно буде нагадати, що ...

10. Гадаємо, що ця несплата є лише недоглядом, і сподіваємося, що Ви ліквідуєте її протягом...

11. Щоб Ви змогли швидше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких уже минув.

12. Наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька рахунків...

13. Сподіваємося, що ця несплата — лише прикра помилка, яку буде виправлено найближчим часом.

14. Просимо вибачення (нам прикро), що змушені потурбувати Вас з цього приводу, б*

164

Розділ Ш

Повторні нагадування

1. Нам дуже незручно, що змушені знову нагадати Вам про...

2. На жаль, змушені знову нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплачених рахунків.

3. Нам дуже прикро, що змушені знову нагадувати про наявність кількох і досі не оплачених рахунків.

4. Затримка Вами оплати суперечить нашим попереднім домовленостям про умови торгівлі. Ми зберігаємо за собою право подальших дій.

5. Ваше небажання чітко дотримуватися термінів оплати є порушенням умов контракту.

6. Шкода, але змушені повідомити Вас про зміни в системі оплати замовлень, які спричинені тим, що Ви вчасно не оплатили попередніх.

7. Ми ніколи не турбували б Вас такими нагадуваннями, якби Ви вчасно виконували свої платіжні зобов'язання.

8. Нагадуємо Вам, що Ви погодилися на оплату у визначений нами термін. Затримка оплати змушує нас щомісяця знімати з Вашого рахунка ... % несплаченої суми.

9. Вибачте, але ми вже вкотре змушені нагадувати Вам, що заборгованість є дуже великою (значною).

10. Вважаємо своїм обов'язком (вважаємо за потрібне) ще раз нагадати Вам про борг, термін виплати (сплати) якого закінчився ще... (дата).

11. Упродовж останніх ... тижнів Вам було надіслано три офіційні нагадування про значну заборгованість нашій компанії. На жаль, ми не отримали від Вас жодної відповіді...

12. Нам неприємно знову звертатися до Вас із цього приводу, однак усі наші нагадування про необхідність відвантажити нашій компанії товар і досі залишилися без відповіді.

13. Ми востаннє продовжуємо Вам термін для оплати рахунка-фактури.

14. Просимо сплатити заборгованість протягом ... днів.

15. Ми чекаємо оплати наших рахунків уже впродовж ... місяців. Просимо переказати належну суму на наш рахунок у банку до кінця цього тижня.

16. Наша співпраця була доволі плідною, та її продовження буде можливим лише за умови погашення боргу до ... (дата).

Інформаційні документи _____165

17. Ми вже кілька разів (неодноразово) письмово зверталися до Вас із проханням пояснити, чому Ви не оплачуєте рахунків, але, на жаль, так і не отримали відповіді.

18. Ви вже на ... місяців затримуєте подання річного звіту, тому ми змушені ...

19. Ваше зневажливе ставлення до наших прохань завдає шкоди нашому співробітництву, яке колись було плідним.

Останнє нагадування і попередження про наступні юридичні дії

У разі, якщо делікатні нагадування і вимоги не дали бажаних наслідків, ви змушені будете звернутися до суду або розірвати контракт. Слід повідомити про це адресата, але зробіть усе можливе, щоб тон і стиль листа остаточно переконали його в тому, що для вас це вкрай неприємний, однак єдино можливий вихід із ситуації1:

1. Ваша затримка з оплатою рахунків є серйозним порушенням умов контракту, тому ми змушені передати цю справу до нашого юридичного відділу.

2. Оскільки Ви не відреагували на наші неодноразові нагадування, ми передали справу нашому адвокатові.

3. Нам дуже прикро повідомляти, що у зв'язку з великою заборгованістю Ваш кредит тимчасово закрито.

4. На жаль, тривала несплата Вами рахунків змусила нас передати цю справу адвокатові.

5. У зв'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити борг, і досі не надіслали чек, що засвідчив би сплату, ми змушені призупинити виконання всіх Ваших замовлень.

6. З огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів...

7. Ваша заборгованість перевищила всі попередні й становить... , а термін сплати закінчився ще ... (дата). Ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми і змушені подати позов до суду.

' Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт та ін. — С. 340.

166

Розділ Щ

8. Враховуючи ситуацію, що склалася на цей момент, змушені повідомити про свій намір розірвати з Вами контракт.

9. Затримка Вами оплати рахунків змусила нас звернутися до суду. Ми прикро вражені Вашим недбалим ставленням до наших прохань.

10. Ми не маємо можливості більше чекати оплати Вами рахунків. Наприкінці тижня змушені попросити наш юридичний відділ організувати погашення боргу.

11. Через систематичні і тривалі затримки з постачанням товарів ми змушені розірвати з Вами контракт.

12. Попереджаємо Вас про свій намір розірвати контракт.

13. Усі наші прохання про погашення Вами заборгованостей були марними, а тому ми змушені подати позов до суду. Повірте, нам дуже прикро, але зараз ми не бачимо іншого виходу з цієї ситуації.

14. Дуже прикро, що наше співробітництво виявилося невдалим.

1.10. Лист-претензія, рекламаційний лист

Це службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизаіпгу чи упакування тощо.

Виявивши порушення, ви маєте право висловити партнерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшкодуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, контракту).

Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а потім претензію. Наприклад:

Шановні... !

Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що, дотримуючись умов укладеного нами контракту №... від... (дата), ми відрядили до Вашої країни фахівців нашої фірми, щоб провести геологічне дослідження місцевості. Погоджено (домовлено), що оплату наданих послуг Ви

167

Інформаційні документи

здійснюватимете щоквартально за нашими рахунками та докладними калькуляціями, які додаються до них. Такий порядок оплати передбачений статтею 10 Контракту, згідно з умовами якого ми й виставили перший рахунок за надані фахівцями послуги.

Дуже прикро, але цей рахунок було оплачено лише частково. Так, залишилася невідшкодованою вартість проїзду членів сімей наших фахівців. Отже, Ви без погодження з нами зменшили суму виставленого рахунка, що суперечить статті 15 Контракту.

Окрім того, хотіли б звернути Вашу увагу й на те, що Ви не дотрималися інших умов Контракту, які передбачають:

1) надання нашим фахівцям безкоштовного медичного обслуговування (стаття 12 Контракту);

2) забезпечення наших працівників транспортними засобами (стаття 17 Контракту).

З приводу п. 2 слід зауважити, що надані Вами транспортні засоби перебувають у незадовільному стані і нерідко спричиняють запізнення працівників на роботу.

У зв 'язку з цим просимо Вас негайно вжити всіх необхідних заходів, щоб ліквідувати зазначені порушення. -*

З повагою...

Шановні панове!

Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з постачанням замовленого товару, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обоє 'язків.

Відповідно до нашої у годи про закупівлю від... (дата) товар має бути відвантажений не пізніше ... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж: наступного тижня отримати товар.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід виявити категоричність. Наприклад:

Шановні панове!

У листі від ... (дата) ми повідомили Вам остаточний термін постачання замовленого товару. Дуже прикро, але Ви й досі не

168

Розділ Ш

відвантажили товар, порушивши умови угоди. Узв 'язку з цим ми змушені анулювати своє замовлення. З повагою...

Шановні панове!

Змушені повідомити, що, на жаль, і досі не отримали від Вас банківської гарантії.

Зважаючи на це, ми хотіли 6 нагадати про лист від... (дата), у якому Ви звернулися до нас із проханням про заміну у зв 'язку з додатковими витратами, зумовленими відкриттям акредитива.

Зваживши на Ваші труднощі, об 'єднання пішло Вам назустріч і погодилося на інкасову форму розрахунків. Ви пристали на запропоноване і зобов 'язалися упродовж двох тижнів надати гарантію банку на оплату 80% вартості контракту.

Узв 'язку з затримкою у наданні Вами банківської гарантії ми змушені були призупинити постачання ... (назва товару). Зараз у порту знаходиться понад 600 т ... (назва товару),' і витрати за їх зберігання долучаться до суми Вашого рахунка.

Просимо негайно надіслати банківську гарантію і підтвердити згоду оплатити витрати за зберігання товару в порту.

З повагою...

Шановні добродії!

Нам дуже прикро, та ми змушені повернути отримані від Вас товари. Ви, на жаль, порушили визначений у листі від ... (дата) термін постачання. У зв'язку з цим ми змушені були замовити ці товари в іншій фірмі.

Додаємо рахунок за завдані нам збитки і просимо терміново оплатити його.

З повагою...

Шановні панове!

На підставі Вашого замовлення від... (дата) ми відвантажили товар транспортній компанії... (назва), яка доставить його Вам.

Згідно з пунктом 5 договору оплата мала бути здійснена через ... днів після постачання товару. На жаль, на наш банківський рахунок і досі не надійшли гроші.

Просимо негайно оплатити рахунок на суму ... Чекаємо підтвердження переказу.

З повагою...

_ Інформаційні документи______________;____________ 169

Шановні... !

Підтверджуємо отримання ... (назва товару) відповідно до замовленням... від... (дата). Під час перевірки ми виявили, що бракує ... одиниць. Гадаємо, що під час відвантаження Ваш транспортний відділ припустився помилки.

Просимо негайно здійснити допостачання. Додаткові транспортні витрати мають бути оплачені за Ваш кошт.

З повагою...

Шановні... !

Наші експерти виявили, що якість постаченого Вами... (дата)

товару, який було відвантажено відповідно до накладної № ... в

рахунок контракту № ... від ... (дата), не відповідає ні якості,

описаній у Вашій пропозиції, ні якості зразків, які Ви нам надсилали.

s Дуже прикро, але змушені повернути Вам ці товари.

Просимо замінити їх на якісні, що відповідатимуть зразкам. Будемо вдячні, якщо надалі Ви чіткіше будете дотримуватися всіх пунктів контракту і виконувати замовлення на належному рівні.

З повагою...

Шановні добродії!

Переконані, що це лише прикре непорозуміння. Під час перевірки першої партії вантажу, який ми отримали від Вас, виявилося, що надійшли не всі замовлені товари.

Переконливо просимо Вас негайно (якомога швидше) дати нам відповідь і пояснити цю неприємну ситуацію.

До одержання пояснення ми зберігатимемо товар у наших складських приміщеннях.

До листа додаємо акт проведення експертизи.

З повагою...

Шановні панове!

Щойно одержали від Вас замовлену партію товарів і під час розвантаження виявили:

1) 5 упакувань товару пошкоджено (зігнута поверхня);

2) 8 упакувань мають недоліки виробничого характеру;

3) б упакувань залиті рідиною.

Отже, ми отримали 19 неякісних упакувань.

170

Розділ Ш

Повертаємо Вам пошкоджені товари і попереджаємо, що ...

гривень Суде вирахувано із залишку за контрактом №... від... (дата). До листа додаємо акт проведення експертизи. З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Загальна претензія

1. Ми дуже стурбовані...

2. Нам дуже прикро, що...

3. Нас неприємно вразив той факт, що...

4. Дуже здивовані (розчаровані, занепокоєні) таким станом справ і просимо пояснити цю неприємну для нас ситуацію.

5. Висловлюємо своє невдоволення з приводу...

6. Дуже прикро, що Ви не дотримуєтеся (не виконуєте) умов контракту.

7. На жаль, не отримали від Вас жодної відповіді.

8. Не зовсім задоволені тим, що ...

9. Висловлюємо свою принципову незгоду з ...

10. Нам неприємно усвідомлювати, що Ви порушуєте умови нашої угоди.

11. Звертаємося до Вас із вимогою...

12. Гадаємо, що лише серйозні причини могли змусити Вас...

13. На жаль, не можемо схвалити...

14. Ми не погоджуємося на...

15. Не схвалюємо Вашої позиції щодо...

16. Зважаючи на те, що Ви вчасно не ... , змушені...

17. Занепокоєні недотриманням Вами умов договору.

18. Змушені висловити свій рішучий протест проти...

19. Висловлюємо свій рішучий протест проти...

20. Дуже стурбовані цією несподіваною затримкою...

Затримка постачання замовлених товарів

1. Прикро вражені тим, що Ви ще й досі не виконали нашого замовлення від ... (дата).

2. Вважаємо за необхідне (змушені) звернути Вашу увагу на те, що Ви затримали постачання замовлених товарів уже на ... днів.

171

Інформаційні документи

3. Ми чекаємо замовлених товарів уже впродовж ... днів.

4. Замовлені у Вас товари ми, на жаль, ще й досі не отримали.

5. Ми сподівалися, що Ви будете чіткіше дотримуватися умов контракту.

6. Щоб наші підприємства продовжували працювати, нам негайно потрібні товари, які ми у Вас замовляли (угода №... від ... (дата). Звертаємо Вашу увагу на те, що Ви затримали постачання товарів уже на... днів, і наполягаємо на терміновому їх відвантаженні.

7. Дуже стурбовані цією несподіваною затримкою. На жаль, змушені нагадати, що це суперечить умовам нашої угоди.

8. Попри всі Ваші запевнення, що замовлений товар уже відвантажено, ми, на жаль, і досі його не отримали.

9. Просимо Вас чіткіше дотримуватися всіх пунктів угоди і виконувати замовлення вчасно.

Невідповідність кількості замовлених і відвантажених товарів

1. На жаль, Ви не виконали наше замовлення на постачання ... (назва товару) в повному обсязі. Сподіваємося отримати решту товарів найближчими днями.

2. Замість замовленої кількості ... виробів Ви відвантажили і виставили рахунок за ... Лише за умови надання значного зниження, ми зможемо прийняти додаткову кількість товару.

3. Кількість відвантаженого товару не відповідає попередньому замовленню.

4. Ми наполягаємо на терміновому відвантаженні товарів, які замовили, проте, на жаль, і досі не отримали.

5. У партії товару, що відвантажувався за накладною № ... і був доставлений ... (дата), ми виявили значну недостачу.

6. Були прикро вражені, не отримавши відповіді на нагадування про необхідність надіслати зафіксовану актом недостачу з першої партії ... (назва товару).

7. Просимо в найкоротший термін відвантажити нам заявлену недостачу... (назва товару).

8. Просимо надіслати товари, яких бракує, експрес-відправленням.

172

173

Розділ Ш

Невідповідність якості замовлених І відвантажених товарів

1. Висловлюємо Вам своє невдоволення якістю товарів, отриманих за нашим замовленням.

2. Якість виробів, які ми отримали ... (дата), істотно відрізняється від якості наданих Вами зразків.

3. Змушені повернути відвантажені вироби за Ваш рахунок, бо їхня якість не відповідає обіцяній.

4. На жаль, змушені відмовитися від останньої партії, яку Ви надіслали, оскільки якість товару є нижчою за якість зразків.

5. Змушені повідомити, що вирішили відмовитися від партії товару через те, що вона, на відміну від пробної, не відповідає нашим вимогам.

6. На жаль, змушені повернути всю партію товарів, оскільки наші експерти виявили серйозні виробничі дефекти.

7. Шкода, проте маємо повідомити, що якість товарів, які Ви надіслали ... (дата), не відповідає нашим стандартам.

8. Змушені нагадати, що замовляли продукцію високої якості, тому відмовляємося прийняти надіслані Вами товари, якість яких є вельми низькою.

9. Під час перевірки останньої партії Ваших товарів від ... (дата) з'ясувалося, що Ви, на жаль, не дотрималися своєї обіцянки щодо їх якості.

10. Ваші товари не відповідають пропозиції. Саме тому ми відмовляємося прийняти їх.

11. Будемо вдячні, якщо Ви поясните, чому якість відвантаженого товару не відповідає якості запропонованих зразків (якість надісланих товарів є значно гіршою за якість попередньо наданих зразків).

12. Змушені повернути надіслані Вами товари й просити відвантажити іншу партію товарів, якість яких відповідатиме визначеним у каталозі характеристикам (відповідатиме попередньо визначеній).

13. Будемо вдячні, якщо Ви перевірятимете якість товару й лише потім його упаковуватимете.

Інформаційні документи

Неякісне упакування

1. Вдячні Вам за вчасно надіслану партію замовлених нами подарунків до 8 Березня. Проте, на жаль, не можемо висловити свого захоплення, оскільки їх оформлення, маємо на увазі упакування, могло бути значно кращим.

2. На жаль, змушені висловити претензію щодо пошкодження ... (кількість) виробів у останній партії.

3. Вважаємо за потрібне повідомити, що частина товарів надійшла до нас пошкодженою. Здивовані (прикро вражені) таким недбалим ставленням до виконання своїх зобов'язань — товари слід упаковувати надійніше (ретельніше). Наполягаємо на відшкодуванні збитків.

4. Дуже розчаровані якістю та дизайном коробок, у які були запаковані замовлені нами подарунки.

5. Розміри коробок не відповідають розмірам подарунків.

6. Товари останньої партії були запаковані недбало. Ми повертаємо Вам пошкоджені й попереджаємо, що ...

7. Вважаємо за потрібне повідомити, що не зможемо використати пошкоджені вироби й наполягаємо на відшкодуванні збитків. Сподіваємося, що товари нашого наступного замовлення Ви упакуєте краще.

8. Змушені звернути Вашу увагу на незадовільну якість коробок — вони надто великі, незграбні, непривабливих кольорів, виготовлені з картону низької якості.

9. Будемо вдячні, якщо Ви заміните упакуванню.

10. Звертаємо Вашу увагу на пункт 4 нашої угоди, в якому визначено інший тип упакування.

11. Через неякісне упакування 20 одиниць Вашої продукції були пошкоджені й не можуть бути реалізовані.

12. Ваше упакування було неякісним, і більшість товарів надійшла до нас пошкодженою.

13. Розраховуємо на Вашу порядність у веденні справ і маємо надію, що Ви заміните неякісне упакування та вчасно виконаєте решту замовлень.

14. Висловлюємо своє невдоволення якістю упакування різдвяних подарунків:

а) низькоякісний сірий картон, з якого виготовлено коробки;

б) розміри коробок не відповідають розмірам подарунків.

174

Розділ Ш

15. Ми дуже занепокоєні тим, що вимірювальні прилади Ви упакували відразу в картонні коробки, попередньо не запакувавши їх у пінопласт.

Помилкове постачання товарів

1. На жаль, змушені повернути Вам відправлену нам партію ... (назва товару). Ми не замовляли цей товар; перегляньте, будь ласка, ще раз наше замовлення від ... (дата).

2. Повідомляємо, що Ви відправили нам ... (назва товару) замість замовлених ... (назва товару).

3. Напевно, Ваш транспортний відділ припустився помилки. Ми одержали товари, які згідно з рахунком призначалися іншій , фірмі.

4. Вважаємо за потрібне повідомити Вам, що не можемо використати надіслані нам товари, адже вони не відповідають нашому замовленню № ... від ... (дата). Переконані, що це лише прикра помилка, й просимо уважніше виконувати наші замовлення.

5. Ваші товари істотно відрізняються від нашого замовлення від ... (дата).

6. Шкода, проте змушені повернути відвантажені Вами ... (дата) товари. Вони не відповідають нашому замовленню від ... (дата).

7. Через кілька днів Ви отримаєте товари, що були відвантажені на нашу адресу помилково. Просимо негайно постачити товари, які ми замовили ... (дата).

8. Просимо надалі ретельніше готувати товари до відправлення. Ми не замовляли ... (назва виробів) і змушені повернути їх Вам.

9. Помилки, яких припускається Ваш транспортний відділ, як Ви, мабуть, розумієте, негативно позначаються на процесі виробництва загалом.

10. Змушені попередити Вас: якщо Ви й надалі будете припускатися помилок, ми вираховуватимемо ... % за завдані збитки.

Помилки в рахунках

1. Вибачте, але змушені нагадати Вам, що ми не погоджувалися оплачувати рахунки за виконані замовлення

175

Інформаційні документи

доларами США. Просимо надіслати копію з розрахунком у гривнях.

2. Ваша бухгалтерія припустилася помилки в останньому рахунку. Сподіваємося, що це лише непорозуміння, і повертаємо Вам рахунок, щоб Ви могли виправити помилку.

3. Нас неприємно вразив той факт, що в рахунку Ви вказали вищі ціни, ніж ті, що зазначені в пропозиції. Це, як Ви знаєте, суперечить умовам нашої угоди.

4. Ціни, зазначені в рахунку, не відповідають тим, про які ми з Вами домовлялися (не відповідають попередньо визначеним).

5. У Вашому рахунку від ... (дата) ціни за ... (назва товару) визначено нечітко. У зв'язку з цим чекаємо від Вас іншого рахунка, оформленого точніше.

6. На жаль, в останньому рахунку Ви припустилися двох помилок, що не дає нам змоги здійснити остаточний розрахунок. Просимо Вас якомога швидше надіслати виправлений рахунок.

7. У рахунку-фактурі за деталі, які ми замовляли, Ви припустилися помилки на ... гривень на Вашу користь. Просимо пояснити цю незрозумілу (прикру, неприємну) для нас ситуацію.

8. У рахунку, який ми щойно одержали, Ви вказали інші ціни, значно вищі за наведені (подані) у Вашому рекламному каталозі.

9. Змушені повідомити Вам, що під час підрахунку загальної вартості замовленого товару Ви припустилися помилки на ... гривень. Гадаємо, що цей прикрий недогляд стався через несправність комп'ютера.

10. Сума до сплати не відповідає ціні, що зазначена у Вашому рахунку, копію якого ми додаємо. Просимо виправити помилку, якої Ви припустилися.

Рекламації

1. Надсилаємо Вам претензію до...

2. Висловлюємо Вам рекламацію на відвантажений ... (дата) товар.

3. Після перевірки нарахованих Вами відсотків за період з ... по ... ми не можемо погодитися з Вашою калькуляцією. Сподіваємося, що це лише прикра помилка, й просимо уважніше перевіряти документи.

4. Згідно з актом експертизи №... макаронні вироби, відвантажені за накладною №..., не придатні для вживання.'

176

Розділ Ш

5. Просимо Вас замінити неякісні ... (назва товару) або повернути гроші (... гривень).

6. Просимо в найкоротший термін відвантажити товари, які ми замовляли.

7. Просимо якомога швидше замінити браковані телевізори ... (назва).

8. Ми вкрай незадоволені тим, що в кожному упакуванні не вистачає... одиниць ... (назва товару).

1.11. Лист-відповідь на претензію

Це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність претензії чи скарги.

Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви погоджуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними.

Якщо надіслана претензія є обгрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед вашим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів.

Зробити це можна так:

Шановні добродії!

Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам завдали. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошкодженими (замовлення №... від... (дата).

Ми звернулися до нашого представника пана ...(прізвище та ім'я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідомимо Вас про своє рішення.

Ще раз даруйте, будь ласка, і просимо Вас зачекати кілька днів.

З щирою до Вас пошаною...

Певна річ, у такому листі потрібно вибачитися і висловити готовність одразу ж замінити пошкоджені товари:

Шановні... !

Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкодженими.

177

Інформаційні документи

Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну.

Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів

З повагою...

Інколи, отримавши претензію, варто попросити партнерів із розумінням поставитися до труднощів, що виникли у вас під час виконання замовлення. Наприклад:

Шановні панове!

Підтверджуємо одержання Вашого листа від... (дата), в якому Ви висловлюєте претензію з приводу затримки постачання товарів.

Вам, певно, вже відомо, що працівники нашої галузі страйкували упродовж 14 днів. Через це повністю зупинилося виробництво і ми не змогли здійснити постачання за графіком.

Запевняємо Вас, що робимо все можливе, щоб надолужити згаяний час і якнайшвидше виконати Ваше замовлення. Просимо із розумінням поставитися до цієї затримки, адже сталася вона через непередбачувані обставини.

Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися.

З повагою...

Якщо висловлена претензія безпідставна і ви можете переконливо й аргументовано довести це, то маєте право просити чи вимагати відкликати її. Наприклад:

Шановні панове!

Були неприємно здивовані висловленою нам претензією щодо затримки введення в експлуатацію станції та вимогою сплати неустойки. Ситуація склалася вкрай неприємна й потребує з 'ясування.

Вважаємо за необхідне нагадати Вам обставини, що спричинили цю затримку:

по-перше, відповідно до пункту 3 нашої угоди Ви зобов 'язалися передати нам майданчик для будівництва упродовж одного місяця з дня укладення угоди, проте зробили це лише через 3 місяці, що й призвело до затримки початку будівельних робіт;

по-друге, Ви вчасно не забезпечили нас необхідними для будівництва матеріалами.

178

Розділ Ш

Гадаємо, Ви розумієте, що такими діями самі порушили умови угоди.

Враховуючи все, сказане вище, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо відкликати претензію. З повагою...

Шановні добродії!

Були неприємно здивовані, коли дізналися, що Ви не затвердили нашого звіту про хід виконання робіт у третьому кварталі 1998р. у зв 'язку з тим, що ми, за Вашим звинуваченням, не виконали запланованого обсягу робіт.

Ми ще раз уважно переглянули звіт і вважаємо, що причина, з якої Ви відмовилися затвердити його, є необгрунтованою. На підтвердження своєї правоти вважаємо за потрібне нагадати Вам: ми робили все можливе для того, щоб чітко дотримуватися графіка виконання робіт на третій квартал, проте кілька разів змушені були призупиняти будівництво й монтажні роботи через незалежні від нас причини, інформуючи Вас щоразу про це.

Крім того, незважаючи на наші своєчасні повідомлення про готовність до проведення перевірок, представник інженера не з 'являвся у призначений час, що зумовлювало неодноразове перенесення цих робіт і неможливість продовжувати будівництво. Враховуючи все, сказане вище, ще раз хочемо наголосити, що вважаємо Ваші заперечення безпідставними, й просимо затвердити поданий нами звіт про хід виконання робіт. Це дасть нам змогу отримати додаткове (достатнє) фінансування, необхідне для подальшої успішної роботи. Чекаємо на відповідь. З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ Визнання наявності недоліків, дефектів, недоглядів

1. Це сталося через те, що...

2. Просимо вибачення (перепрошуємо) за завдані хвилювання з приводу...

3. Вибачте, що завдали Вам прикрощів із...

4. Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися через...

5. Розуміємо Вашу стурбованість...

6. Вибачте, будь ласка, проте в нас не було змоги вчасно...

Інформаційні документи____________________________179

7. Повірте, ми усвідомлюємо важливість виконуваного нами завдання та необхідність своєчасного завершення робіт.

8. Відповідаючи на Ваш лист від... (дата), повідомляємо, що ми розуміємо Вашу стурбованість із приводу...

9. Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення ... (назва роботи) у передбачений контрактом термін.

10. Просимо Вас зважити на те, що в нас виникли серйозні труднощі, які ми зможемо подолати швидше разом із Вами (за Вашої підтримки).

11. Ми визнаємо свою провину (вину)...

12. Звертаємо Вашу увагу на те, що ця неприємна для обох сторін ситуація зумовлена тим, що...

13. Запевняємо Вас, що намагаємося вжити всіх необхідних заходів для виправлення ситуації.

14. Приймаємо Вашу обґрунтовану претензію до...

15. Перепрошуємо за цю прикру помилку, що завдала Вам стільки клопотів.

16. Сподіваємося, що Ви з розумінням поставитеся до нашого скрутного фінансового становища.

Невідповідність обсягу постачання замовленню

1. Просимо вибачення за неповне постачання замовлених Вами товарів.

2. Товари, яких бракує, будуть відправлені за наш рахунок.

3. Ми зробимо все можливе, щоб надалі не припускатися таких недоглядів.

4. Просимо вибачити нам за цю прикру помилку. Ми відправили на ... виробів більше. У разі, якщо Ви погодитеся залишити цей товар собі, ми надамо Вам зниження в обсязі...

5. Неповне постачання товарів, виготовлених за Вашим замовленням, сталося з вини нашого відділу ... (назва).

6. Якщо Вам не потрібні зайві товари, які помилково відправив відділ постачання, просимо повернути їх за наш рахунок. Вибачте (перепрошуємо) за зайві клопоти.

7. Маємо надію, що Ви з розумінням поставитеся до постачання замовленого Вами товару в неповному обсязі.

8. На жаль, не змогли виконати Ваше замовлення згідно з вимогами. Як з'ясувалося, замовлена Вами кількість товару є значно більшою за наші складські запаси.

180

Розділ Ш

Низька якість товару

1. Заздалегідь просимо вибачити за те, що постачили Вам товар низької якості (низькоякісний товар). Ми неодмінно врахуємо це під час оформлення рахунка.

2. Перепрошуємо за прикру помилку: ми відправили Вам товари неекспортної якості. Просимо повернути їх за наш рахунок.

3. Зважаючи на низьку якість надісланих товарів, погоджуємося надати Вам зниження в обсязі ...%.

4. Просимо вибачення за прикрий недогляд під час відвантаження товару і повідомляємо, що готові замінити неякісний товар за наш кошт.

5. Беззаперечно погоджуємося з Вашою вимогою про заміну товарів низької якості і просимо вибачення за прикрий недогляд.

6. Гадаємо, що помилку було допущено під час виконання Вашого замовлення №... від ... (дата).

7. Ми негайно відправимо Вам товар потрібної якості.

Неякісне упакування

1. Просимо вибачення за непрофесійне упаковування.

2. На жаль, ми не змогли запакувати Ваші товари на належному рівні, оскільки у нас закінчився спеціальний матеріал для панування.

3. Приймаємо Вашу претензію щодо пошкоджень через невідповідне упаковування Ваших товарів і просимо вибачити

нам.

4. Неякісне упакування виробу №... зумовлене несправністю

обладнання.

5. Ми розуміємо Вашу стурбованість з приводу пошкоджень відправленого товару, спричинених неякісним упакуванням. Просимо повідомити про розмір заподіяних цим збитків.

6. У зв'язку з тим, що Ваша претензія щодо неякісного упакування є обґрунтованою, ми погоджуємося надати спеціальне зниження в обсязі ...% від виставленого нами рахунка.

7. Просимо зважити на те, що в нас виникли серйозні труднощі з дотриманням визначеного графіка, через що ми не змогли упакувати замовлені Вами товари надійніше (ретельніше).

181

Інформаційні документи__________

Помилкове постачання товарів

1. Наш транспортний відділ помилково відвантажив Вам інший товар. Просимо вибачення за цей прикрий недогляд.

2. Перепрошуємо за турботи й просимо повернути помилково відвантажений Вам товар. Ми вже працюємо над тим, щоб якомога швидше виконати Ваше останнє замовлення.

3. Якщо Ви зможете використати помилково надіслані Вам товари, ми надамо Вам зниження в обсязі...% від його загальної вартості...

4. На жаль, змушені повідомити, що помилково відвантажили Вам вироби № ... замість замовлених Вами виробів №... Просимо вибачення, що завдали Вам цим зайвих клопотів.

Помилковий рахунок

1. Щойно дізнавшись про помилку, негайно надсилаємо Вам правильний рахунок і просимо вибачення за плутанину в нашій бухгалтерії.

2. Просимо вибачення за помилку, якої ми припустилися в останньому рахунку.

3. Суму... гри., яку помилково було вирахувано з Вас, уже переказано на Ваш рахунок.

4. Ваша скарга про ненадання обіцяного зниження є обґрунтованою. Просимо вибачити нам. Ми негайно перекажемо цю суму на Ваш рахунок.

5. Додаємо виправлений рахунок у трьох примірниках. Просимо вибачення за помилку.

6. Помилково нараховану Вам суму ... за сплату фрахту уже повернуто на Ваш рахунок ... від ... (дата).

7. У нашому рахунку від ... (дата) ми не врахували належне зниження на придбану кількість товару. Щиро перепрошуємо і повідомляємо, що цю помилку вже виправлено.

8. Вдячні Вам за те, що Ви звернули нашу увагу на помилку, якої ми припустилися. Сума, помилково внесена до Вашого рахунка-фактури, уже переказана на Ваш рахунок у банку.

9. У кожному наступному рахунку ми вираховуватимемо застережену суму.

182

Розділ Ш

10. Цим листом повідомляємо, що перекажемо на Ваш рахунок суму, яку помилково вирахували.

11. Ваша претензія щодо помилково вирахуваної суми є обґрунтованою. Визнаємо свою помилку й зобов'язуємося виправити її найближчим часом.

12. Додаємо розписку на суму ..., яку помилково вирахували.

13. Зворотною поштою Ви отримаєте новий рахунок, де буде передбачено кількісне зниження, про яке ми домовлялися. Ще раз перепрошуємо за прикру помилку.

14. Щиро жалкуємо, що недбало заповнений рахунок спричинив затримку виконання замовлення.

Безпідставна претензія

1. Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними.

2. Змушені повідомити, що здивовані Вашими звинуваченнями щодо...

3. Ситуація, що склалася, є вкрай неприємною і потребує

докладного з'ясування.

4. Цим листом заперечуємо Ваші звинувачення щодо ... і хочемо нагадати обставини, за яких це сталося: ...

5. Були прикро вражені висловленою нам претензією щодо...

6. Цим листом мусимо повідомити, що відхиляємо Вашу претенаію щодо...

7. Вважаємо, що затримка у переданні Вам документації

сталася не з нашої вини.

8. Гадаємо, Ви розумієте, що саме порушення Вами угоди й спричинило затримку своєчасного виконання замовлення.

9. Насамперед (передусім) хочемо заперечити свою вину за затримку...

10. Узявши до уваги те, що пошкодження сталося через порушення інструкції з техніки експлуатації, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й відхиляємо будь-які претензії.

11. Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо негайно відкликати свою претензію.

_183

Інформаційні документи____________

1.12. Рекомендаційний лист

Це службовий лист, який містить позитивний або негативний відгук (відзив) про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.

Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тошо. Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики. Автори «Універсального посібника з ділових паперів» чітко окреслюють ці відмінності:

• рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи;

• за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;

• особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;

• у рекомендаційному листі обов'язковим є висновок —

«рекомендую» чи «не рекомендую». Отже, в рекомендаційних листах необхідно вказати:

• з якого часу ви знаєте особу чи фірму;

• рівень її професійної майстерності;

• чи має вона авторитет;

• які досягнення має особа тощо.

Якщо до вас із проханням про рекомендацію звернулася особа, яку ви мало знаєте або за яку не можете поручитися, краще ввічливо відмовте; за будь-яких умов не забувайте, що об'єктивність рекомендації—справа вашої честі.

Наводимо приклади листів-рекомендацій

Шановний... !

Дозвольте представити Вам пані ... (прізвище, ім'я, по батькові), яка бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади директора відділу реклами.

Пані... (ім'я) працювала в нашій фірмі протягом ... років на посаді помічника менеджера з питань реклами та маркетингу. Вивчала та аналізувала ринок збуту автомобілів в Україні загалом та в Києві зокрема, попит на автомобілі вітчизняного та закордонного виробництва, займалася розробкою та подальшою реалізацією комплексних рекламних кампаній. За час роботи набу-

184

Розділ Ш

Jk-f^e__ _ __ _ . _ ___ . ... . ____ _г__ _____________

ла досвіду співробітництва з газетами та журналами (підготовка, створення макетів, написання рекламних текстів, визначення найефективніших для подання рекламних оголошень радіоканалів та каналів телебачення). Завдяки вдало спланованим і реалізованим пані... (ім'я та по батькові)рекламним кампаніям нашій фірмі вдалося досягнути високих рівнів збуту автомобілів.

Пані... зарекомендувала себеяклюдина принципова, досвідчена, сумлінна. Важливо також відзначити, що вона цінує свою роботу, завжди уважно ставиться до клієнтів, уміє самостійно приймати

рішення.

Гадаю, що, прийнявши... (ім'я, по батькові) на посаду директора відділу реклами, Ви зробите правильний вибір.

З щирою повагою до Вас...

Шановні панове!

У своєму листі від ... (дата) Ви просите дати об'єктивну рекомендацію панові ... (прізвище, ім'я, по батькові), який клопочеться про посаду головного редактора видавництва ...

(назва).

Я добре знаю пана..., оскільки навчалися разом на філологічному факультеті Київського університету їм. Тараса Шевченка, а нині працюємо в редакції журналу... (назва).

Пан... має досвід редагування авторських і перекладних текстів російською та українською мовами, зокрема текстів, пов 'язаних із сферою економіки та банківською діяльністю. За час роботи добре оволодів досвідом підготовки й випуску друкованої продукції. Співпрацює з багатьма журналістами. Отже, пан ... здібний, перспективний працівник, добра, чуйна, врівноважена людина.

З повагою...

Шановні панове!

Ми одержали Ваш запит про фірму... (назва).

Наша співпраця з цією фірмою є доволі плідною, а тому ми можемо рекомендувати її Вам для співробітництва. У цієї фірми висококваліфіковане керівництво, а також значний досвід роботи у своїй сфері діяльності. За час нашої спільної праці з нею не виникало жодних, проблем.

Сподіваємося, що наша інформація стане Вам у пригоді.

З повагою та побажанням успіхів...

Інформаційні документи___________________________ 185

Шановні добродії!

Відповідаючи на Ваш запит про фірму... (назва), на жаль, маємо повідомити, що наш досвід роботи з нею був негативним. Керівництво фірми виявилося ненадійним. Терміни постачання товарів порушувалися. Зрештою ми змогли отримати замовлену нами продукцію лише через суд.

Три місяці тому ми розірвали ділові стосунки з цією фірмою і не плануємо їх поновлювати. Просимо врахувати, що ця інформація є конфіденційною.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Рекомендація на посаду

1. Дозвольте порекомендувати Вам пана..., який бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади...

2. Знаю пана/пані ... ще з часів навчання в університеті...

3. Пан / пані ... працює на посаді ... з ... року.

4. Знайомий з паном ... уже понад 15 років.

5. Знаю пана/пані ... як досвідченого, кваліфікованого працівника.

6. Пан ... має великий (значний) досвід підготовки тематичних пресконференцій (написання прес-релізів, запрошень тощо).

7. Як дослідник пан ... характеризується нестандартністю мислення, прагненням шукати нових шляхів реалізації задуманого.

8. Пан/пані... уже впродовж 10 років плідно працює в нашій установі і зарекомендував(ла) себе з найкращого боку.

9. Він — один з найкомпетентніших наших фахівців.

10. За час роботи в університеті пан ... зарекомендував себе як здібний, перспективний науковець.

11. Принциповий, уважний до клієнтів, професійно (добре) підготовлений, досвідчений працівник, любить свою справу...

12. Пана... знаю з... року, тобто відтоді» як він почав працювати в нашому об'єднанні.

13. Чуйна, товариська людина, має авторитет серед колег.

14. На жаль, не можу взяти на себе відповідальності високо оцінити його професійні якості...

15. Має значний досвід співпраці з рекламними агенціями та виробничими фірмами.

186

Розділ Ш

ІЯ^ _____ ____ _ . ..^ __ _ _ _ _ ____ _ ______________________

16. Рекомендуємо на посаду директора (менеджера відділу реклами) концерну ... пані..., яка упродовж ... років працювала

над...

— дослідженням та аналізом ринку збуту автомобілів, автомобільних фарб, царини відпочинку та розваг, а також сфери послуг (охоронних та нотаріальних);

— проведенням комплексних рекламних кампаній (реклама в газетах, журналах, у тому числі іміджева реклама, на радіо, у метрополітені тощо);

— втіленням іміджу нашої фірми (логотипи, представницька

продукція).

17. Має досвід написання щоденних повідомлень для преси (ведення ділової кореспонденції).

18. Знайомий з паном ... не досить довго, проте за цей час він уже зарекомендував себе як сумлінний працівник, чуйна і вихована людина.

19. Має ґрунтовні теоретичні знання, підкріплені багаторічним

практичним досвідом.

20. Пані ... — впевнена у собі й водночас привітна й комунікабельна людина.

21. Має великий досвід роботи в комерційних структурах на

відповідній посаді.

Рекомендації щодо можливостей налагодження співробітництва

Схвальний відгук

1. Раді (можемо) повідомити Вам таку інформацію про фірму ... (назва): ...

2. Ділові стосунки з фірмою ... завжди були взаємовигідними і надійними.

3. Вважаємо, що фірма ... (назва) — надійний і кредитоспроможний партнер.

4. Фірма ... добре відома як платоспроможний (стабільний,

чесний, надійний) партнер.

5. Фірма ... має великий авторитет у ділових колах.

6. Зокрема, можемо надати Вам таку інформацію про компанію ... (назва): ...

Інформаційні документи _____ 187

7. Можемо з упевненістю порекомендувати Вам фірму ...

8. Налагодивши співробітництво з фірмою ..., Ви матимете надійного ділового партнера.

9. Можемо повідомити, що дуже задоволені співпрацею з компанією ...(назва).

10. За час співробітництва з фірмою ... у нас ніколи не виникало підстав для невдоволення.

11. Ми впродовж тривалого часу співпрацюємо з MUSIC RADIO й можемо з упевненістю порекомендувати Вам його як високопрофесійну радіостанцію, що має чітке уявлення про коло своїх слухачів і завжди враховує їхні інтереси.

Негативний відгук

1. На жаль, мусимо повідомити Вам таку інформацію про фірму... (назва): ...

2. Наші попередні домовленості з фірмою... у ході подальшої співпраці неодноразово порушувалися...

3. Наш досвід роботи з фірмою ... не дає підстав порекомендувати її Вам.

4. Маємо (вважаємо за потрібне) застерегти, що ця фірма обіцяє більше, ніж може виконати.

5. Останнім часом кількість клієнтів, які невдоволені роботою цієї фірми, значно зросла.

6. Нетривалий (тривалий) досвід співпраці засвідчив, що вести справи з цією фірмою ризиковано.

7. З'ясувалося, що ця фірма є неплатоспроможною (ненадійною).

8. Недотримання фірмою пунктів угоди (контракту) призвело до припинення нашого співробітництва.

9. Складається враження, що фірма ... не зацікавлена в задоволенні запитів своїх покупців (клієнтів).

10. Ми змушені були неодноразово висловлювати претензії, які, якщо й бралися до уваги, враховувалися тільки після численних нагадувань.

11. Вважаємо, що фірма не готова виконувати великі замовлення.

12. Вважаємо, що запланована угода є вельми ризикованою.

13. Несправності обладнання, яке відправила нам фірма ... , були ліквідовані нею вельми (дуже) неохоче.

188

Розділ Ш

Відгук щодо Маловідомої фірми

1. На жаль, ми знаємо фірму ... (назва) недостатньо (упродовж короткого часу), щоб надати Вам про неї необхідну (потрібну, вичерпну й об'єктивну) інформацію.

2. Маємо зауважити, що тільки нещодавно встановили співробітництво з фірмою ... (назва), тому не готові ще надати Вам потрібну інформацію про неї.

3. Зараз (на сьогодні) ми ще не можемо надати об'єктивну інформацію про цю фірму.

4. Хоч ми й не можемо повідомити нічого негативного про компанію ... (назва), але все-таки утримаємося від того, щоб рекомендувати її Вам.

5. Справді, ми кілька разів робили замовлення у фірмі ... (назва), проте, на жаль, не маємо у своєму розпорядженні достатньо відомостей про неї, щоб надати Вам правдиву (об'єктивну) інформацію.

6. На жаль, ми надто мало співпрацюємо з фірмою ... (назва), щоб надати потрібну Вам інформацію.

7. Шкода, але ми не маємо змоги надати необхідну Вам інформацію, бо фірма ... (назва) не є нашим постачальником.

8. Вибачте, але ми, на жаль, не можемо надати потрібну Вам інформацію, оскільки в нашому бізнесі це не заведено (не узвичаєно).

9. Ця інформація є конфіденційною.

10. Ця інформація належить до відомостей, на які поширюється принцип банківської таємниці.

1.13. Лист-подяка

Це службовий лист, у якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.

«Кодекс ввічливості» ділової людини передбачає: не варто чекати слушної нагоди, щоб висловити адресатові подяку. Робити це слід завжди вчасно. Листи-подяки є гарантією налагодження й подальшого підтримання добрих партнерських стосунків. Такі листи допоможуть вам набути репутації вихованої і порядної людини.

Зрозуміло, не можна перелічити всі форми висловлення подяки, проте наведемо приклади найтиповіших із них. Скориставшись

Інформаційні документи_____________ 189

ними, ви зможете зажити слави ґречної людини й реалізувати свої плани у спілкуванні з партнерами:

Шановні панове!

Дозвольте висловити щиру вдячність за дружній прийом, який Ви організували представникові нашої фірми панові ... (прізвище). Сподіваємося, що домовленовті, яких було досягнуто на зустрічі, матимуть позитивні результати.

Цим листом підтверджуємо також попередню усну домовленість про те, що наш представник пан ... завітає до Вас наприкінці місяця, щоб продовжити переговори.

З повагою ...

Шановні панове!

Учора,... (лата), ми завершили переговори з паном... (прізвище) І сподіваємося, що досягнуті результати є взаємовигідними.

Користуючись нагодою, хочемо також щиро подякувати Вам за візит пана ... (прізвище ). Особливо вдячні за доброзичливий і відкритий тон переговорів між паном ... і керівництвом нашої фірми.

Ще раз дякуємо.

Колектив фірми...

Шановні добродії!

Прийміть найщирішу вдячність за фінансову допомогу, яку Ви надали нашому видавництву. За Вашого сприяння ми зможемо видати вкрай необхідний загалу «Словник синонімів». Сподіваємося, що він допоможе ефективному засвоєнню української мови.

Із вдячністю та повагою.

Колектив видавництва...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Дозвольте висловити щиру вдячність за Ваш щедрий благодійний внесок...

2. Хочемо подякувати Вам за допомогу й запевнити, що будемо раді надати взаємну послугу за першої ж нагоди.

3. Висловлюємо Вам щиру вдячність за гостинність.

4. Хочемо висловити свою найщирішу вдячність за згоду продовжити термін постачання. За цей час ми змогли отримати товари від виробника.

120

Розділ Ш

5. Пишемо Вам з почуттям глибокої вдячності за виявлене терпіння щодо затримки постачання замовленого Вами товару.

6. Вельми вдячні Вам за перенесення терміну оплати рахунка.

7. Насамперед дякуємо за Ваше замовлення і надсилаємо Вам спеціальну пропозицію.

8. Щиро дякуємо за привітання з нагоди ювілею фірми.

9. Високо цінуємо Ваш внесок: він істотно підтримає наш фонд.

10. Від імені керівництва і всього колективу висловлюємо Вам щиру подяку за багаторічну плідну працю.

11. Щиро вдячні Вам за те, що Ви не шкодували сил і часу й завжди спрямовували свій талант на досягнення успіху в нашій спільній справі.

12. Ще раз дякуємо й висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці і в майбутньому ми також можемо розраховувати на Вашу допомогу.

13. Ще раз висловлюємо щиру вдячність за все, що Ви зробили для нашого університету, й бажаємо успіхів у Вашій праці.

14. Від імені всіх, хто зацікавлений у цій благородній справі, прийміть нашу найщирішу вдячність.

15. Хочемо висловити найщирішу вдячність за...

16. Дозвольте ще раз подякувати Вам за ...

17. Завдяки Вашій допомозі ми змогли розв'язати проблему виплати стипендій...

18. Користуючись нагодою, хотіли б подякувати Вам за чудову зустріч...

19. Прийміть нашу найщирішу подяку за підтримку (допомогу), надану нам під час ремонту приміщення школи.

20. Щиро сподіваємося, що Ви й надалі надаватимете нам посильну (певну) фінансову допомогу.

21. Хочу висловити свою вдячність за надану мені матеріальну підтримку.

22. Щиро дякуємо за надіслані виправлені рахунки, завдяки чому ми змогли виявити прикру помилку, якої припустилася наша бухгалтерія.

23. У цьому листі я хочу висловити Вам щиру вдячність за запрошення взяти участь у конференції (виставці, засіданні круглого столу).

Інформаційні документи 191

24. Завдяки Вам ми зможемо успішно реалізувати заплановану на цей місяць акцію допомоги дітям, що постраждали від чорнобильської аварії. Прийміть нашу найщирішу дяку.

25. Дякуємо Вам за пропозицію взяти участь у реалізації проекту з організації спільного виробництва. Сподіваємося, що майбутня співпраця буде успішною і взаємовигідною.

26. Хочу висловити найщирішу вдячність за організовану Вами зустріч, яка, сподіваюся, була такою ж корисною і приємною для Вас, як і для мене.

27. Насамперед дозвольте подякувати Вам за те, що знайшли час і змогу відвідати наше підприємство.

28. Цей лист — вияв нашої великої поваги і вдячності за ту неоціненну допомогу, яку Ви нам надали.

29. Ви, безсумнівно, заслуговуєте на найщирішу і найглибшу вдячність.

30. Не знаю, як Вам дякувати. Ви зробили мені велику (неоціненну) послугу.

31. Я у великому боргу перед Вами...

32. Це дуже люб'язно з Вашого боку...

33. Дуже Вам зобов'язаний (вдячний)...

34. Дякую Вам від усього серця...

35. Мені дуже приємно, дякую...

36. Дуже вдячний за Вашу турботу...

1.14. Лист-вибачення

Це службовий лист, у якому висловлюється прохання вибачити за невчасне виконання замовлення, спізнення на зустріч, бухгалтерські помилки, порушення умов договору тощо.

Отже, усвідомивши свою провину, ви неодмінно маєте вибачитися та вжити всіх необхідних заходів, щоб такі прикрі випадки більше не повторилися. Наприклад:

Шановні панове!

Щиро просимо вибачення (перепрошуємо) за прикре непорозуміння, що сталося ... (дата) у програмі «Доброго ранку, Україно». Через недогляд операторів не вийшов у ефір рекламний ролик Вашого концерну.

Зовсім не виправдовуємо своєї неуважності й зобов'язуємося відшкодувати Вам збитки. Сподіваємося, що Ви й надалі

192

Розділ Ш

користуватиметеся нашими послугами, а ми докладемо всіх зусиль, щоб уникнути таких неприємних непорозумінь.

Ще раз просимо вибачення.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Вибачення за затримку постачання товарів

1. Просимо вибачення за затримку постачання товарів. Це сталося з нашої вини. Перепрошуємо за завдані турботи.

2. Ваше замовлення від ... (дата) з вини офіс-менеджера вчасно не надійшло в наш транспортний відділ. Просимо вибачити за затримку товарів і запевняємо, що надалі на Ваші замовлення звертатимемо особливу увагу.

3. Співробітник, який відповідав за виконання Вашого замовлення, припустився помилки. Перепрошуємо за затримку постачання товарів.

4. Наш виробничий відділ неправильно спланував графік відвантаження замовлених товарів, що й спричинило затримку. Просимо вибачити нам за несвоєчасність виконання Вашого замовлення.

5. Через виробничі труднощі ми не змогли вчасно відвантажити замовлені Вами товари й щиро перепрошуємо Вас за затримку.

6Г Маємо попросити у Вас вибачення за невчасне виконання Вашого замовлення від ... (дата).

7. Уважно переглянули всі Ваші замовлення й переконалися, що припустилися помилки, за яку, сподіваємося, Ви вибачите нам.

8. Ще раз просимо вибачити за зайві клопоти. Сподіваємося, що це непорозуміння негативно не позначиться на наших подальших стосунках і Ви й надалі будете користуватися послугами нашої фірми.

9. Запевняємо, що в майбутньому докладемо всіх зусиль, щоб уникнути таких неприємних недоглядів.

Вибачення за затримку оплати рахунків

1. Через недбалість бухгалтерії Ваші рахунки виявилися вчасно не оплаченими. Оплату буде здійснено негайно. Просимо вибачення за затримку.

Інформаційні документи____________________________193

2. Ваш рахунок від ... (дата) було неправильно зареєстровано в нашій бухгалтерії, і тому він залишився неоплаченим. Перепрошуємо за цю прикру помилку, яку негайно виправимо.

3. На жаль, банк не виконав вчасно наше доручення переказати Вам гроші. Щиро просимо вибачення (перепрошуємо) за запізнення з оплатою.

4. Нам дуже прикро, що Ваш останній рахунок залишавсь неоплаченим упродовж тривалого часу. Щиро перепрошуємо за цю неуважність.

5. Через кадрові зміни в нашій бухгалтерії оплату здійснено із значним запізненням. Просимо вибачити нам.

6. Переїзд нашої бухгалтерії в новий офіс спричинив затримку оплати рахунків. Щиро просимо вибачити нам ...

7. Перепрошуємо за плутанину в нашій бухгалтерії і обіцяємо надалі бути уважнішими.

8. Щиро перепрошуємо Вас за прикру помилку, що сталася через недбалість нашого працівника.

9. Щиро вдячні за нагадування про неоплачений рахунок від ... (дата), що був неправильно зареєстрований. Вибачте, будь ласка, що нечіткість у роботі наших працівників змусила Вас зайвий раз хвилюватися (завдала Вам зайвих клопотів).

10. Після Вашого телефонного дзвінка ми уважно переглянули списки неоплачених рахунків і переконалися, що припустилися помилки, за яку, сподіваємося, Ви нам вибачите. Зовсім не виправдовуємо своєї неуважності, проте маємо надію, що Ви й надалі виконуватимете наші замовлення.

11. Ще раз просимо вибачення (перепрошуємо) за затримку платежу й запевняємо, що надалі робитимемо все можливе, щоб уникнути таких прикрих недоглядів.

Вибачення за спізнення на зустріч, затримку з відповіддю

1. Щиро перепрошуємо Вас за вчорашнє спізнення на зустріч.

2. Мені дуже шкода (щиро шкодую), що така довгоочікувана і важлива для мене зустріч не відбулася.

3. Щиро прошу вибачення (перепрошую) за те, що змусив Вас марно витратити свій дорогоцінний час.

7 С. В. Шевчук

194

Розділ Ш

4. Я був переконаний, що наша зустріч мала відбутися ... (дата). Ще раз прошу вибачення за завдані незручності й прошу, якщо це можливо, призначити повторну зустріч у зручний для Вас час.

5. Буду щиро вдячний, якщо Ви погодитеся на повторну зустріч. Прошу вибачити, що завдав(ла) Вам прикрощів.

6. Мені дуже незручно за спізнення на зустріч.

7. Прошу вибачення (перепрошую) за затримку з відповіддю на Ваше запрошення взяти участь у Міжнародній конференції, що присвячена проблемі...

8. Мені дуже прикро, що не змогла вчасно відповісти на Ваше запрошення і подякувати Вам, але річ у тім, що...

9. Щиро просимо вибачення за зволікання з відповіддю, що сталося через ...

1.15. Лист-вітання

Це різновид службового листа, в якому поздоровляємо колег, ділових партнерів чи інших осіб з нагоди певної події: свята, дня народження, ювілею, одруження, обрання на почесну посаду, успішного завершення справи тощо.

Листи-вітання — це особливий вид кореспонденції, що припускає урочистий, піднесений стиль, вживання поетичних зворотів, гумористичних натяків.

До таких радісних подій, як весілля, народження дитини тощо, можете випробувати свій поетичний хист і написати кілька віршованих рядків.

Певна річ, якщо ви хочете засвідчити свій інтерес до успіхів партнера й зробити йому приємне, не варто чекати ювілею, Різдва, • дня народження, одруження — надішліть листа з кількома теплими; вітальними словами з будь-якої іншої нагоди (наприклад, публікації ] статті, відкриття філії) і поділіть з ним радість успіху. Наприклад: :

З відкриттям філії

Шановні добродії!

Від щирого "серця вітаємо Вас з відкриттям філії в ... (ш країни, міста), бажаємо успіхів і подальшого процвітання.

Користуючись нагодою, висловлюємо надію, що наша спів ця й надалі буде взаємовигідною.

З повагою і найкращими побажаннями...

19$

Інформаційні документи

З ювілеєм фірми, 5 працівника

Шановні панове!

Прийміть наші найщиріші вітання з нагоди 25-річного ювілею-Вашої компанії.

Завдяки неабияким зусиллям та самовідданості Ваших працівників навіть за нинішніх складних умов Ви зуміли досягти значних успіхів.

Ще раз вітаємо з ювілеєм і зичимо подальших успіхів. Щиро дякуємо Вам за приємне і взаємовигідне співробітництво упродовж: багатьох років. З повагою...

Вельмишановний...!

Сьогодні ми відзначаємо 20-річний ювілей Вашої діяльності на посаді керівника заснованого Вами концерну.

Упродовж цих років завдяки Вашим здібностям і зваженим рішенням, що грунтувалися на великому досвіді, наша фірма посіла належне місце на вітчизняному ринку.

Прийміть наші найщиріші вітання і побажання подальших успіхів та усіляких гараздів.

З повагою...

З днем народження

Високошановна пані...!

Прийміть наші найщиріші вітання з нагоди Вашого 50-річного ювілею.

Відповідальна й принципова, уважна й терпелива, Ви завжди були поруч з нами в усіх справах і починаннях.

Сповна розкриваються Ваші мудрість і душевна щедрість, добро та милосердя у громадській роботі.

Нехай же Вам випадають щасливі дороги, легкими будуть Ваші думки й ніколи не болять натруджені руки.

Довгої та світлої Вам долі, здоров 'я, теплого, привітного сонця, злагоди в родині, успіхів, вічного натхнення у праці.

З повагою.

Колектив...

196___________________________________Розділ т

З одруженням та річницею шлюбу

Дорогі друзі!

Щиро вітаємо Вас із народженням сім "і. Хай щастя увійде у ваш дім з приємними клопотами й батьківськими обов'язками, а ваше подружнє життя завжди буде світлим і щирим.

Підпис.

Дорогих ... щиро вітаємо з щасливою річницею подружнього життя! Міцного здоров'я Вам на довгі роки, злагоди й достатку, взаємоповаги, великого кохання.

Колеги.

Зі святом

Чарівні, любі жінки, — зі святом Вас!

Бог створив воістину прекрасне диво —Жінку, яка осяяла світ своєю красою й ніжністю, запалила в серцях кохання, сповнила життя дивовижною гармонією. І відтоді ви, дорогі жінки, постійно в долі кожного: лагідністю й добротою маминих рук, благословенною молитвою бабусі, незабутнім святом кохання, вірністю дружини, довірливими обіймами донечок і онучок. За це —уклін вам і найглибша вдячність.

Від усього серця вітаємо вас із днем весни й любові й зичимо вам, вашим рідним Божого благословення, віри, надії, здоров'я, добробуту. Бажаємо, щоб кожної миті були впевнені: ви — улюблені, єдині, прекрасні, неповторні.

Хай радість, як весняне сонечко, осяває кожен Ваш крок! Хай життя щедро дарує вам щастя!

Підпис.

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1І Прийміть наші найщиріші вітання з нагоди...

2. Від щирого серця вітаю (вітаємо) Вас з...

3. Щиро вітаю (вітаємо) Вас з ...

4. Вітаємо з успішним завершенням ...

5. Прийміть наші вітання з нагоди відкриття ...

6. Щиросердно вітаємо з ...

7. Прийміть мої (наші) найщиріші вітання в день...

8. Ще раз щиро вітаємо Вас з ювілеєм і бажаємо подальших І успіхів!

Інформаційні документи 197

9. Зичимо Вам щастя, радості, тепла й уваги рідних та друзів! Хай будуть святковими Ваші будні! Хай завжди у Вашій душі квітне сад любові!

10. Енергії, завзяття й оптимізму в будівництві нового життя, нової України, в якій краще жилося б нам, нашим дітям і онукам!

11. Світлого весняного настрою, успіхів у Вашій благородній праці, особистого щастя бажають Вам колеги та друзі.

12. Міцного здоров'я, удачі й тепла Вам на довгі, щасливі роки!

13. Здоров'я, щастя, активного довголіття! Нехай Бог благословить кожну мить Вашого життя!,

14. Бажаємо прожити ще багато літ під Божим і людським благословенням!

15. Бажаємо подальшого процвітання та успіхів Вашій фірмі!

16. Щасливих днів і плідних справ, завжди гарного настрою, легких доріг бажають Вам щирі друзі.

17. Нехай мир, добро і злагода повсякчас зігрівають Вашу привітну й гостинну оселю!

18. Визначних досягнень та успіхів у всіх починаннях зичать Вам...

19. Талановитого керівника, чарівну жінку, особистість, а ще люблячу дружину, маму й бабусю, світлої душі людину, вірного друга від щирого серця вітають (вітаємо)...

20. Ваша невичерпна енергія, шановна колего, є неабияким стимулом до праці і для нас, а відкрите, щире серце дарує людям тепло спілкування. Зичимо світла, добра та радості в житті!

21. Впевнені, що відкриття фірми буде гідним продовженням Вашого бізнесу. Бажаємо успіхів на цій ниві!

22. У цей приємний (щасливий) для Вас та всіх нас день бажаємо Вам щастя, радості, здоров'я, успіхів, усіляких гараздів!

23. Нещодавно дізналися про те, що Ви стали щасливим батьком чудової донечки. Прийміть наші найщиріші вітання! Хай донечка росте здоровою і щасливою!

24. Зичимо активного творчого довголіття, здоров'я, радості, добра!

25. Козацького Вам здоров'я, дорогий і шановний ювіляре, незмінних успіхів, аби дебет з кредитом не розминалися!

26. Зичимо успіхів, нехай команда однодумців буде надійною, Щоб справдилися всі Ваші сподівання!

198

Розділ Ш

27. Незмінних Вам успіхів у справах, незрадливих друзів-однодумців. Хай щастить на всіх перехрестях долі!

28. Щоб справдились усі Ваші сподівання, реалізувалися масштабні плани й починання!

29. Хай доля Ваша стелиться рушником щастя, добробуту, вірності й любові!

30. Щиро вітаємо з присвоєнням нового звання. Відмінних Вам успіхів, пане полковнику (капітане)!

1.16. Лист-запрошення

Це різновид службового листа, у якому адресата запрошують взяти участь у певному заході.

У листі-запрошенні обов'язково вказується, хто, кого, куди, коли із якої нагоди запрошує. Все це має бути оформлено бездоганно грамотно й ретельно, що й засвідчить вашу повагу до адресата. Крім чіткого і недвозначного викладу змісту, дуже важливим є дотримання таких вимог:

• слід використовувати зі смаком оформлені та якісні бланки, адже вигляд представницької продукції є чи не найпершим свідченням надійності вашої установи (фірми, компанії);

• важливо пам'ятати, що конверт за своїм дизайном неодмінно повинен відповідати бланку;

• оформлюючи листа, текст потрібно симетрично розмістити на аркуші.

Найважливішу інформацію можна виокремити, скориставшись іншим шрифтом, великими літерами чи підкресленням. Запрошення на суто ділові заходи (з'їзди, конференції, форуми, симпозіуми, презентації) пишуть, здебільшого, на фірмових бланках, а з нагоди культурно-мистецьких заходів та різноманітних урочистостей виготовляють художньо оформлені, оздоблені бланки.

Пам'ятайте, що вашим партнерам приємно буде отримати листа, J який естетично і грамотно оформлений. Подаємо зразки письмових J запрошень, що виконують функцію квитка чи перепустки:

Шановний пане... ! Запрошуємо Вас на урочистіш концерт з нагоди Дня міліції,} що відбудеться... (дата і адреса). Ваші місця... Запрошення дійсне на дві особи.

199

Інформаційні документи__________________

Вельмишановна пані... І

Маємо честь запросити Вас на відкриття персональної виставки, присвяченої ...річчю творчої діяльності... Урочистість відбудеться... (дата, адреса).

Високоповажний пане... !

Розважальний комплекс «Динамо-LUX» має честь запросити Вас на презентацію з нагоди свого відкриття.

Чекаємо Вас... (дата) о... год. за адресою: вул. Грушевського,3, тел. (044) 229-28-84.

Запрошення дійсне на дві особи.

Наступні запрошення мають на меті залучити особу до участі в роботі «круглого столу».

Шановний пане... !

Міністерство України у справах сім "і та молоді спільно з Міністерством освіти і науки України проводять у рамках акції «Передаймо нащадкам наш скарб —рідну мову» «круглий стіл» на тему « Українським студентам —українське слово».

Запрошуємо Вас узяти участь у роботі « круглого столу», засідання якого відбудеться 20 вересня 1999 р. о 16 год. в залі засідань колегії Міністерства у справах сім 'ї та молоді (вул. Десятинна, 14, к.319).

З повагою ....

Шановна пані... !

... (назва організації) проводить звітну наукову конференцію викладачів університету за 1998 рік, що відбудеться... (дата і місце). Оргкомітет пропонує такі напрямки роботи конференції:

1. Україна в перехідний період розвитку: сутність та провідні тенденції.

2. Наука в Україні: соціологічний аналіз.

3. Проблеми сільської школи в умовах ринкової економіки. Порядок роботи:

2 квітня — пленарне засідання (реєстрація учасників з 9 до 10.00).

3 квітня —робота секцій.

Запрошуємо Вас узяти участь у роботі конференції. Тези доповідей, що друкуватимуться у збірнику «Наукові записки», просимо надіслати до... (дата).

З повагою...

200

РозділШ

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Запрошуємо Вас узяти участь в роботі конференції (з'їзду, наради, симпозіуму)...

2. Маємо честь запросити Вас на перше зібрання клубу...

3. Дозвольте запросити Вас на урочисте відкриття фестивалю (виставки)...

4. Будемо раді бачити Вас ... (дата) в Національному академічному театрі російської драми імені Лесі Українки на урочистому вечорі з нагоди...

5. Звертаємося до Вас як до фахівця з проблем ... і запрошуємо взяти участь у роботі ... та виголосити доповідь.

6. Чекаємо на Вас і будемо раді отримати Ваші відгуки про

виставку.

7. На знак вдячності запрошуємо Вас на урочистий обід, який

влаштовує...

8. Запрошуємо пана ... та пані ... на безкоштовний обід. Чекаємо на Вас у будь-який зручний для Вас час.

9. Будемо раді вітати Вас на урочистостях з нагоди .... що відбудуться ... (дата і місце).

10. Нам буде приємно бачити Вас та пані ... серед гостей...

11. Ми б дуже хотіли бачити Вас серед гостей з нагоди святкування ... річниці нашого клубу.

12. Будемо вдячні, якщо Ви виголосите доповідь на тему ...

13. Будемо раді, якщо Ви зможете виступити перед учасниками

наради...

14. Запрошуємо на відкриття персональної виставки, присвяченої 20-річчю творчої діяльності ...

15. Маємо честь запросити Вас на презентацію книги...

16. Сподіваємося, що Ви відвідаєте показ-презентацію нашої колекції, що відбудеться ... (дата і місце).

17. Просимо Вас скористатися з нагоди й завітати до ...

18. Щиро сподіваємося, що Ви знайдете змогу і відвідаєте

фестиваль.

19. Гадаємо (сподіваємося), Ви не відмовитеся відвідати сезонний розпродаж харчових продуктів зі знижкою у межах

...%.

20. Розраховуємо на Вашу згоду й просимо до ... (дата) повідомити про час свого приїзду.

21. Сподіваємося незабаром зустрітися з Вами.

201

Інформаційні документи

вернуться к содержанию
вернуться к списку источников
перейти на главную страницу

Релевантная научная информация:

  1. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. — К.: Літера, 2000. — 480 с. - Деловой язык
  2. § 1. Класифікація листів - Деловой язык
  3. Электронная книга -портал научной литературы!
  4. Деловой язык Портал Твой Учебник - учебная и научная литература
  5. 2.1. Структура, предмет, завдання й методи науки про довкілля - Экология и природопользование
  6. 2.2. Основні екологічні поняття й терміни - Экология и природопользование
  7. 2.5. Методи вивчення характеру й обсягів антропогенних забруднень та екологічний моніторинг - Экология и природопользование
  8. 2.7. Основи економіки природокористування - Экология и природопользование
  9. § 1. Класифікація документів - Деловой язык
  10. § 2. Формуляр документа - Деловой язык
  11. §*3. Основні правила оформлення реквізитів - Деловой язык
  12. § 3. Розділові знаки при відокремлених означеннях - Деловой язык
  13. § 8. Рецензія - Деловой язык
  14. 12.1.1. Міжнародно-правові акти - Учебники по международному праву
  15. 12.2.3. Трансформація загальних норм міжнародних договорів у норми національного патентного законодавства України - Учебники по международному праву

Другие научные источники направления Деловой язык: