Используемые информационные системы и документооборот

Новые задачи, связанные с реализацией логистических принципов, требуют создания информационной инфраструктуры, позволяющей организовывать, собирать и передавать информацию участникам системы.

Формирование информационной системы является сложным и многоплановым процессом, в котором используются достижения современной информационной технологии и компьютерные системы, что делает возможным успешное руководство производственными процессами путем использования информационной техники, методов и форм информационного обеспечения всей логистической системы в целом. Главной задачей использования информационных систем является объединение всех подразделений через созданную инфраструктуру, что позволяет каждому включенному в процесс участнику осуществлять связь с любым другим объектом общего производственного процесса. Информационная система должна охватывать всех поставщиков и заказчиков данного предприятия.

Информационные системы создают основные предпосылки для реализации комплексного логистического подхода в сфере закупок, транспортирования, складирования, производства, сбыта и распределения продукции.

В настоящее время широко используются четыре основные группы информационных систем: планирования и создания логистической сети; планирования грузопотоков; краткосрочного календарного планирования и пополнения заказов; обработки документации.

Задачей системы планирования логистической сети является создание оптимальной сети снабжения, размещения предприятий и распределительных центров, разработка транспортных моделей и т. д. Основная цель планирования заключается в обеспечении оптимального баланса между затратами и уровнем обслуживания.

Задача размещения объектов (где, сколько и какого типа) решается на основе долгосрочных прогнозов спроса и затрат.

К информационным системам, связанным с обработкой данных для составления еженедельных графиков работы, относятся системы краткосрочного календарного планирования и пополнения заказов. На первом этапе краткосрочное планирование связывалось только с задачей хранения и управления запасами, поэтому были автоматизированы именно системы накопления запасов. Система управления запасами включает в себя разработку краткосрочного прогноза и оценку точности прогноза. Величина пополнения запасов прогнозируется на основе данных о величине запасов, грузоподъемности транспортных средств, количестве контейнеров (поддонов) и ряда других параметров (классическая формула для определения размера заказа).

Кроме этого, в настоящее время краткосрочное планирование применяется для: составления графиков производства на основе поступивших в течение недели заказов и прогнозируемых заказов на следующую неделю; составления графика выдачи сырья и материалов со складов; расчета рациональной и максимальной загрузки транспортных средств; обеспечения доставки грузов при условиях использования минимального количества транспортных средств или их минимальном пробеге с учетом времени работы водителя, типа подвижного состава, условий работы пунктов назначения; подкомплектования мелких партий грузов в пункте отправления или промежуточных пунктах с учетом правил совместной перевозки различных грузов и тарифных ставок.

С помощью системы планирования грузопотоков решаются задачи обеспечения соответствия спроса предложению. Планирование осуществляется на основе следующих данных: расположение источников сырья и пунктов подгруппировки партий, размещение производственных предприятий и размеры складских помещений, применяемый подвижной состав и размеры партий грузов.

Основная цель планирования состоит в обеспечении производства запасами, распределении продукции в соответствии со спросом при условии минимизации запасов сырья и готовой продукции. Для этого составляются прогнозы сбыта по каждому виду продукции для каждого региона на конкретный период, закрепляются заказчики за центрами распределения, а центры - за предприятиями, которые в свою очередь закреплены за источниками сырья. Минимальным периодом планирования является время выполнения заказа от момента заказа сырья и материалов до момента доставки готовой продукции.

В задачу планирования грузопотоков входит и задача прогнозирования на основе данных за прошлые периоды и с учетом изменения условий работы. Прогнозы составляются по общей номенклатуре грузов и корректируются по отдельным видам продукции. В процессе планирования осуществляется закрепление предприятий за источниками сырья (или продукции) для определения направлений движения групп сырья (или продукции), планирование потребностей, для которого необходимы прогноз спроса на определенный период, составление маршрутов движения подвижного состава, информация о запасах продукции (их предельный уровень, величина заказываемых партий, текущий уровень), с состоянии производства и количестве невыполненных заказов.

Эффективность планирования перечисленных задач повышается при использовании технологии доставки и производства JIT, так как при этом сокращается время перевозки грузов, выполнение отдельных операций и т. д.

В систему обработки документации входят системы автоматизированной обработки документов, необходимых для функционирования логистической системы и являющихся основными для повседневного бизнеса.

На уровне отдельной фирмы компьютеризированные системы обработки документации заменяют собой традиционные формы, основанные на ведении бумажной документации. С их помощью осуществляются: автоматизированная обработка и передача транспортных накладных и выплат по

ним; проверка накладных и оплата перевозок грузов; использование сведений о грузовых тарифах на различных перевозках и данных о возможных маршрутах движения; установление связи с другими фирмами (вместо обычной перевозки).

Фирма "International Harvester" одной из первых начала использовать системы обработки информации. Работа осуществляется следующим образом. После получения заказа от регионального агентства фирмы или заказчика оператор выводит полученную информацию на экран дисплея и проверяет наличие данного изделия, затем ЭВМ передает заказ по транспортировке соответствующему экспедитору и обновляет данные по запасам. Использование подобной системы позволяет сократить объем запасов и улучшить обслуживание клиентов.

Развитие информационных систем потребовало разработки следующих новых технологий: единой базы данных, что имеет большое значение для интегрированного управления логистикой; создание языков запросов, что значительно ускоряет получение данных из систем для дальнейшей обработки и имеет большое значение для создания систем планирования, позволяет значительно повысить эффективность систем обработки документации.

С введением систем электронного обмена данными (ЭОД) между компьютерами фирм, распространением технологических достижений в области программного обеспечения, появлением альтернативных способов ввода данных (штриховые коды, которые повышают эффективность и скорость ввода данных) и способов считывания кодов значительно увеличились возможности использования информационных систем за пределами фирм. К ним относятся контроль за движением сырья и материалов от поставщика (что позволяет осуществлять производство по принципу JIT ), управление запасами, их уровнем и сокращением, передача товарно-транспортных накладных на отправку или перевозку груза. Передача накладных на отправленные грузы осуществляется с компьютера грузоотправителя непосредственно на компьютер транспортной фирмы. Данный процесс подчиняется строгим временным требованиям. Накладные группируются для обработки на компьютере транспортной фирмы до или во время того, как грузы готовятся к отправке.

В отличие от этого процесса передача данных по перевозимым грузам не подвергается временным ограничениям.

формация по ним передается на компьютер заказчика в заранее определенное время, после чего вся информация может быть обработана автоматически или вручную. Имеется в виду: передача информации об использовании денежных средств; перевод ценных бумаг, т. е. передача транспортным фирмам данных об оплате перевозки, что позволяет улучшить контроль и управление денежными средствами; получение информации о местонахождении груза путем подтверждения вывоза груза и его доставки, постоянный доступ к информации о месте нахождения груза в любой момент времени.

Использование компьютеризированных систем обработки документации позволяет сократить время получения ответа от партнера, улучшить доступ к информации, повысить точность передаваемой информации, ускорить обработку документации, повысить уровень обслуживания заказчика, производительность транспортных фирм, грузоотправителей и грузополучателей, обеспечить строгий контроль за движением сырья и готовой продукции.

По оценкам Исследовательского института г. Стэнфорда (США), применение компьютерного обмена данными между фирмами-грузоотправителями и транспортными фирмами ежегодно возрастает на 30-40 %. В целом американский бизнес приступил к широкому использованию технологии электронного обмена данными в логистике. Например, филиал "General Electric Information Service" (GEIS) американского концерна "General Electric" располагает международной сетью автоматизированных систем электронного обмена данными. Фирма GEIS имеет транспортные отделы во многих странах мира. Сеть GEIS состоит из трех суперцентров ЭВМ, два из которых находятся в США и один - в Нидерландах. Эти центры связаны с сотнями центров на территории 70 стран.

Фирма подписала в 1989 г. контракт, с транспортно-экспедиционной фирмой "Sped - Bertrand Faure" в рамках объединения по развитию связей в автомобильной промышленности, клиентами которой являются автотранспортные фирмы. Например, фирма "Carlberson" (Франция) осуществляет перевозки грузов во внутреннем и международном сообщениях.

Немецкий филиал концерна "General Electric" (GEB) и Федеральный Союз ведомственного автотранспорта и грузоотправителей "ВММ" создали электронную биржу — "Teleroute" для грузоотправителей по регулированию спроса и предложения на рынке транспортных услуг.

Промышленные и торговые фирмы имеют возможность через биржу предлагать груз большому количеству экспедиторов и перевозчиков для перевозки в стране или международном сообщении. Заинтересованность экспедиторов и грузоперевозчиков состоит в выявлении новых клиентов и лучшей загрузке автотранспортных средств. Биржа открывает новые возможности быстрого и надежного обмена информацией в стране и за рубежом. Услугами биржи могут пользоваться экспедиторы и перевозчики разных стран. Базой для этого являются крупные вычислительные центры в Европе и США.

В целом повышение доступа к информаций, связанное с использованием единых международных стандартов EDIFACT, и дальнейшее совершенствование систем коммуникации являются одним из основных условий развития транспортного сектора. Кроме этого, развитие информационных систем влияет и на повышение роли транспорта в логистической системе.

Если в прошлом основная проблема транспортировки состояла в преодолении пространства, то в современных условиях основное внимание уделяется временному фактору: своевременности выполнения всех операций от отправления до прибытия грузов. Всю необ

ходимую опережающую информацию для этого получают с помощью компьютеров, при этом пространственные и временные факторы необходимо рассматривать во взаимосвязи.

С целью влияния на движение транспорта осуществляется внедрение автоматизированных систем управления транспортом.

На компьютеры информационных центров поступают данные о транспортных потоках. Эти данные по радио передаются на автомобили, оборудованные радиосвязью Водитель осуществляет отбор информации. Кроме радиосвязи, автомобили оборудуются бортовыми компьютерами, которые могут автоматически без участия водителя менять режим работы автомобиля. Так, в Германии действует система Lisb управления и информации для Берлина. В систему включены автомобили, оборудованные бортовыми компьютерами, которые определяют оптимальный маршрут с учетом городской сети. Выбор оптимального маршрута позволяет обеспечить своевременную доставку груза потребителю.

Применение рассмотренных информационных систем позволяет значительно повысить эффективность управления логистикой. Информационная структура, созданная на основе интеграции всех четырех групп, превращает информацию из вспомогательного фактора в самостоятельную производительную силу, способную в короткие сроки заметно повысить производительность труда и минимизировать издержки.