3.2. Система регулирования деятельности подразделений

История становления системы 2

Все началось с того, что в одной компании был склад, в котором контейнеры располагались на трех этажах. Контейнеры перемещались между ними с помощью специальных подъемников через отверстия в этажах. Иногда для контейнера, который отправляли на третий этаж, не было свободно- го места, и администратор этого этажа отправлял его на нижний этаж. Администратор 2-го этажа рассуждал так: «Этот контейнер направлен не ко мне. Его место или на 1-ом, или на 3-ем этаже» и отправлял его дальше. Таким образом, этот контейнер «путешествовал» по этажам, не находя себе места. Это движение было подобно движениям всемирно известной игрушки «Йо-Йо». Оно возникало, по определению С. Бира, в связи с конфликтом интересов операционных модулей.

Решение этой локальной проблемы заключается в организации возможности общения администраторов каждого этажа и совместного определения места для контейнеров.

Общей стратегией для системы 2 в этом случае является свод правил для распределения контейнеров. Если эти правила будут выполняться, то колебания будут возникать реже.

С. Бир приводит множество примеров нестабильности в промышленности, которые ведут к колебаниям. Например, в процессе наблюдений С. Бир заметил, что запасы сырья в производственном цехе постепенно уменьшались. Иногда их оказывалось очень мало, и производство практически останавливалось.

Вот тут и должна прийти на помощь система 2, призванная обеспечивать стабильную и согласованную работу всех операционных элементов. Для разных систем она будет выполнять различную работу, однако ее функции остаются неизменными. Довольно часто при рассмотрении небольших организаций проблемы нестабильности решаются довольно просто, но как только рассматривается фирма побольше, нестабильность проявляется в более явном виде.

Как уже было сказано, система 2 - это метасистема, которая подводит промежуточные итоги работы всех систем 1. Она увязывает работу центров регулирования работы подразделений и центра регулирования работы корпорации.

Взаимодействие подразделений порождает чрезвычайно большое разнообразие, поэтому колебания, возникающие в процессе взаимодействия, не могут погашаться системами 1 из-за отсутствия необходимого разнообразия. С другой стороны, метасистема тоже не должна вмешиваться в этот процесс, т.к. для поддержания автономии систем 1 ее вмешательство должно быть минимальным. Функцию обеспечения логического взаимодействия элементов жизнеспособной системы выполняет система 2. На рис. 3.1 показана связь системы 2 с системами 1 и метасистемой.

Необходимость в системе 2 объясняется тем, что она - единственное средство предотвращения неуправляемых колебаний, возникающих между различными подразделениями. Рассмотрим, как это происходит. Здесь может подойти произвольный пример выполнения какой-либо работы, поскольку теперь результаты всех работ измеряются относительными показателями их достижения.

Предположим, что подразделение В получает в качестве сырья продукцию подразделения А, для которого она является конечным продуктом. Требования на эти полуфабрикаты, их приемка, дальнейшая обработка и накладные - все это информация, которая должна перемещаться по вертикальному каналу от систем 1 к системе 2.

Рассмотрим, как осуществляется процесс подготовки требований.

Начнем с материальных потоков, которые, как бы мы ими не управляли, для удовлетворения потребностей обоих подразделений должны соответствовать реальным потребностям подразделения В. Они колеблются в зависимости от величины его заказов. Теперь предположим, что из-за ряда причин возможности подразделения А уменьшились, и это сказалось на его производительности. Далее предположим, что производительность упала настолько, что стала ниже среднестатистического объема поставок необходимой группы изделий. В подразделении А будет произведена корректировка плана, что непременно скажется на общей производственной программе фирмы. Будет задействован директорат, члены которого в этом случае должны восстановить производство до первоначального уровня, что они и сделают.

Теперь возникает вопрос: как весь этот процесс влияет на подразделение В, снабжение которого теперь нарушено. В системе с общепринятой структурой возникают споры относительно того, предупреждать ли официально об этом подразделение В или нет, если да, то когда.

Теперь несколько усложним этот пример.

У системы 2 двойная задача. Во-первых, изменение производительности подразделения А автоматически переносится на другие подразделения. Уведомление об изменениях не должно быть нечетким или возбуждающим эмоции, - оно должно представлять собой статистическое заявление, содержащее численные показатели. Центры регулирования других подразделений немедленно оценят влияние произошедших перемен на свои производственные планы и программы, пересмотрят обеспечение себя запасами. Во-вторых, центр регулирова- ния всей корпорации, получив всю эту информацию, сможет со своего уровня оценить последствия сложившейся ситуации. Он доложит результат системе 3 и предпримет соответствующие управленческие меры, подключив в случае необходимости систему 5. Центр регулирования всей корпорации, как можно видеть, взаимодействует, например, с системой 3 точно так же, как вход синапса на горизонтальной командной оси с системой 1.

Возможно, главный смысл всего этого механизма заключается в его простоте и, следовательно, быстродействии.