<<
>>

3.2. Система регулирования деятельности подразделений

Любая система все время пытается выйти из состояния равновесия, и задача системы 2 заключается в борьбе с колебаниями системы. Их необходимо сгладить, а в идеале - вообще подавить. Конфликты между операционными элементами возникают из-за того, что каждый из них пытается «взять» для себя большее количество ресурсов, но нельзя забывать, что все операционные элементы работают не изолированно, а в тесной взаимосвязи, и их совместную работу необходимо оптимизировать.

История становления системы 2

Все началось с того, что в одной компании был склад, в котором контейнеры располагались на трех этажах. Контейнеры перемещались между ними с помощью специальных подъемников через отверстия в этажах. Иногда для контейнера, который отправляли на третий этаж, не было свободно- го места, и администратор этого этажа отправлял его на нижний этаж. Администратор 2-го этажа рассуждал так: «Этот контейнер направлен не ко мне. Его место или на 1-ом, или на 3-ем этаже» и отправлял его дальше. Таким образом, этот контейнер «путешествовал» по этажам, не находя себе места. Это движение было подобно движениям всемирно известной игрушки «Йо-Йо». Оно возникало, по определению С. Бира, в связи с конфликтом интересов операционных модулей.

Решение этой локальной проблемы заключается в организации возможности общения администраторов каждого этажа и совместного определения места для контейнеров.

Общей стратегией для системы 2 в этом случае является свод правил для распределения контейнеров. Если эти правила будут выполняться, то колебания будут возникать реже.

С. Бир приводит множество примеров нестабильности в промышленности, которые ведут к колебаниям. Например, в процессе наблюдений С. Бир заметил, что запасы сырья в производственном цехе постепенно уменьшались. Иногда их оказывалось очень мало, и производство практически останавливалось. И наоборот - иногда запасы были очень велики, и возникала проблема их хранения, связанная с нехваткой места.

Вот тут и должна прийти на помощь система 2, призванная обеспечивать стабильную и согласованную работу всех операционных элементов. Для разных систем она будет выполнять различную работу, однако ее функции остаются неизменными. Довольно часто при рассмотрении небольших организаций проблемы нестабильности решаются довольно просто, но как только рассматривается фирма побольше, нестабильность проявляется в более явном виде.

Как уже было сказано, система 2 - это метасистема, которая подводит промежуточные итоги работы всех систем 1. Она увязывает работу центров регулирования работы подразделений и центра регулирования работы корпорации.

Взаимодействие подразделений порождает чрезвычайно большое разнообразие, поэтому колебания, возникающие в процессе взаимодействия, не могут погашаться системами 1 из-за отсутствия необходимого разнообразия. С другой стороны, метасистема тоже не должна вмешиваться в этот процесс, т.к. для поддержания автономии систем 1 ее вмешательство должно быть минимальным. Функцию обеспечения логического взаимодействия элементов жизнеспособной системы выполняет система 2. На рис. 3.1 показана связь системы 2 с системами 1 и метасистемой.

Необходимость в системе 2 объясняется тем, что она - единственное средство предотвращения неуправляемых колебаний, возникающих между различными подразделениями. Рассмотрим, как это происходит. Здесь может подойти произвольный пример выполнения какой-либо работы, поскольку теперь результаты всех работ измеряются относительными показателями их достижения.

Предположим, что подразделение В получает в качестве сырья продукцию подразделения А, для которого она является конечным продуктом.

Требования на эти полуфабрикаты, их приемка, дальнейшая обработка и накладные - все это информация, которая должна перемещаться по вертикальному каналу от систем 1 к системе 2.

Рассмотрим, как осуществляется процесс подготовки требований. В большинстве фирм требования на продукцию подразделения А в определенные сроки подготавливаются подразделением В и направляются им в А. Однако в большинстве случаев такая немудреная процедура представляет собой ритуал, который, по мнению большинства, выполняется только лишь для финансовой отчетности подразделений, что противоречит замечаниям о непрерывности планирования и управления. Фактически подразделение А хорошо знает объем своих поставок подразделению В и производит в данный момент времени столько продукции, сколько ее потребляет подразделение В, если, конечно, нет межцехового запаса полуфабрикатов. В последнем случае могут быть использованы более сложные правила управления производством полуфабриката в подразделении А для удовлетворения нужд В. Но в общем, в данный момент времени реальная потребность в полуфабрикате будет одина- кова для подразделений А и В. В противном случае запас был бы бесконечно большим, или же в подразделении В из-за недопоставок простаивало бы оборудование.

Начнем с материальных потоков, которые, как бы мы ими не управляли, для удовлетворения потребностей обоих подразделений должны соответствовать реальным потребностям подразделения В. Они колеблются в зависимости от величины его заказов. Теперь предположим, что из-за ряда причин возможности подразделения А уменьшились, и это сказалось на его производительности. Далее предположим, что производительность упала настолько, что стала ниже среднестатистического объема поставок необходимой группы изделий. В подразделении А будет произведена корректировка плана, что непременно скажется на общей производственной программе фирмы. Будет задействован директорат, члены которого в этом случае должны восстановить производство до первоначального уровня, что они и сделают.

Теперь возникает вопрос: как весь этот процесс влияет на подразделение В, снабжение которого теперь нарушено. В системе с общепринятой структурой возникают споры относительно того, предупреждать ли официально об этом подразделение В или нет, если да, то когда.

Теперь несколько усложним этот пример. Предположим, что кроме подразделения В полуфабрикаты А использует также подразделение Е, F и D. Возможно, подразделение В может взять их в долг у подразделений Е, F из D. Но тогда работа этих подразделений также оказывается под угрозой срыва. Внезапно вместо сотрудничества обнаруживается конкурентная борьба, и, как показывает опыт, именно в такой ситуации нарушаются все связи. В сложную и без того ситуацию вводится элемент игры. Тот факт, что все это может произойти приводит к тому, что отделы снабжения начинают весьма осторожно подходить к проблеме своих запасов, стараются их увеличить, финансовое руководство перепугано (поскольку это сказывается на программе капиталовложений) и тоже подключается к разбирательству. Тем временем все заинтересованные лица изобретают правила и процедуры разрешения подобных ситуаций, считая предлагаемые меры справедливыми, направленными на сотрудничество и оптимальными. Теперь люди будут разыгрывать ситуацию как покер: доверие потеряно, вступают в действие неформальные связи на уровне подразделений, чтобы обезопасить местные интересы и т.д., что приводит к раскачиванию всей фирмы.

У системы 2 двойная задача. Во-первых, изменение производительности подразделения А автоматически переносится на другие подразделения. Уведомление об изменениях не должно быть нечетким или возбуждающим эмоции, - оно должно представлять собой статистическое заявление, содержащее численные показатели. Центры регулирования других подразделений немедленно оценят влияние произошедших перемен на свои производственные планы и программы, пересмотрят обеспечение себя запасами. Во-вторых, центр регулирова- ния всей корпорации, получив всю эту информацию, сможет со своего уровня оценить последствия сложившейся ситуации. Он доложит результат системе 3 и предпримет соответствующие управленческие меры, подключив в случае необходимости систему 5. Центр регулирования всей корпорации, как можно видеть, взаимодействует, например, с системой 3 точно так же, как вход синапса на горизонтальной командной оси с системой 1.

Возможно, главный смысл всего этого механизма заключается в его простоте и, следовательно, быстродействии. Сообщение о произошедших изменениях из центра регулирования работы подразделения автоматически направляются в директорат подразделения, другие центры регулирования, центр регулирования деятельности всей корпорации, откуда при необходимости направляется в систему 3. Задача руководства подразделения, прежде всего, разобраться в случившемся - выяснить, почему это произошло, и какие меры необходимо предпринять, чтобы исправить положение. Колебания системы в наше время - факт, с которым надо бороться. Поэтому центр регулирования работы подразделения должен перепрограммировать его работу. Другие подразделения должны оценить последствия и быстро сообщить об этом в центр регулирования деятельности всей корпорации, который в свою очередь должен быстро предпринять корректирующие меры через свой механизм регулирования или (когда дело касается прерогатив руководства) через систему 3 и командную ось.

<< | >>
Источник: А. В. Милов, В. Н. Тимохин, Г. А. Черноус. Экономическая кибернетика. 2004

Еще по теме 3.2. Система регулирования деятельности подразделений:

  1. 13.7.4 Центральный орган уголовно-исполнительной системы как самостоятельное структурное подразделение Министерства юстиции РФ, обеспечивающее организацию исполнения законодательства РФ по вопросам деятельности уголовно-исполнительной системы: задачи и функции
  2. Организация деятельности подразделений дорожно-патрульной службы
  3. 3.1. Проектирование автономии подразделений жизнеспособной системы
  4. ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПРОСТЕЙШИЕ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ВЫСШЕГО ПОРЯДКА
  5. 3.3. Оптимизация функционирования подразделений и управление стабильностью внутренней среды системы
  6. Государственное регулирование оценочной деятельности
  7. 2.10. РЕГУЛИРОВАНИЕ ПРОВЕРОК ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ
  8. 11.2. ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ИННОВАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
  9. Правовое регулирование инвестиционной деятельности в отдельных СЭЗ
  10. Глава 2. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ В СФЕРЕ РЕЛИГИОЗНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
  11. Глава 2. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ В СФЕРЕ РЕЛИГИОЗНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
  12. 15.11 Система следственных подразделений ОВД, ФСБ, прокуратуры и органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ Российской Федерации
  13. Система нормативного регулирования
  14. Развитие эколого-экономических методов регулирования природоохранной деятельности
  15. * Источники правового регулирования отношений, возникающих из деятельности железнодорожного транспорта
  16. УЧЕБНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ В СИСТЕМЕ ДРУГИХ ВИДОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
  17. ПРИЛОЖЕНИЕ Б Расчет фактического экономического эффекта от внедрения технологии бурения с гибким регулированием давления в системе «скважина - пласт»