3.3. Оптимизация функционирования подразделений и управление стабильностью внутренней среды системы

Система 3 представляет собой высший уровень автономного управления и низший уровень управления корпорацией.

История становления системы 3

Рассмотрим жизнеспособную систему, состоящую из нескольких дюжин людей, занимающихся тушением лесного пожара. Сам эпицентр пожара расположен недалеко от озера. Каждый человек поглощен собственной работой: он бежит к озеру, набирает в ведро воду, а затем бежит обратно.

Метасистема представлена человеком, контролирующим проведение всех работ по тушению пожара. Очевидно, что систему необходимо оптимизировать: продуктивность будет гораздо выше, если организовать цепочку из людей, которые будут передавать друг другу ведра с водой. Таким образом, минимизируется время доставки одного ведра воды до времени передачи этого ведра между 2-мя людьми. Здесь имеется в виду максимальное время передачи. Будет выполняться та же самая работа, но более эффективно. Вот этой работой - оптимизацией, - по мнению С. Бира, и занимается система 3.

Принцип работы системы 3

В любом случае система 3 предназначена для выполнения только одной функции - оптимизации работы операционных элементов.

Она анализирует работу каждого элемента, делает выводы и принимает решения о необходимых для оптимизации действиях.

Сущность сотрудничества заключается в том, что два человека могут работать с той же производительностью, что и четыре, выполняя одинаковую работу, но с различной организацией труда.

Тогда постановка задачи заключается в следующем: выявить направления, по которым будет обеспечено создание и благополучное функционирование системы 3 в рамках жизнеспособной системы.

Схема системы 3

При изображении системы 3 лучше всего расположить ее в середине, а операционные элементы, с которыми она функционирует, вокруг нее (рис.

Система 3 находится в центре этого рисунка.

Хотя такое расположение и оптимально, с точки зрения всей VSM такую схему следует представлять несколько иначе (рис. 3.3).

Система 3 имеет два вертикальных канала управления системами 1. По первому каналу осуществляется вмешательство корпорации в установление основных правил поведения систем 1 (например, утверждение единой формы отчетности, предоставляемой системами 1 метасистеме, или определение времени начала и окончания рабочего дня всех подразделений). Прямое вмешательство корпорации снижает разнообразие систем 1, но, как уже отмечалось, для сохранения автономии систем 1 оно должно быть минимальным. Второй канал управления предназначен для распределения производственных ресурсов между системами 1 с одновременным наделением блоков управления подразделениев ответственностью за использование полученных ресурсов. Ответственность за ресурсы также снижает разнообразие систем 1.

Кроме того, система 3 имеет еще два канала управления, которые функционируют по аналогии с симпатической и парасимпатической нервными системами человеческого организма. Функция симпатической системы заключается в активизации деятельности внутренних органов в соответствии с инструкциями, полученными от головного мозга. Она наблюдает за взаимодействием органов и притоком адреналина. Задача парасимпатической системы состоит - контроль над степенью создавшегося физического напряжения. Если организм физически не в состоянии выполнить инструкции головного мозга, то парасимпатическая система приглушает активность внутренних органов, чтобы спасти организм от внутренней физической катастрофы.

Рассмотрим процесс производства продукции на фирме, предполагая, что каждое его подразделение играет свою роль в выпуске основного набора продукции. Пусть, например, подразделение В выпускает продукцию, часть которой идет прямо на продажу во внешний мир, а часть передается в под- разделение С для дальнейшей обработки. После этого часть изделий поставляется подразделению D и т.

Со всем этим справляется автономная (симпатическая) система, изображенная на рис. 14 справа. Она использует язык более высокого по сравнению с системой 2 уровня, поскольку оценивает ее поведение. Если ее задача - стабилизировать производственную обстановку на фирме, то она должна организовать обратную связь, поставляя данные на различные уровни, где позаботятся о том, чтобы погасить колебания, вызванные перепланированием. Но даже в этом случае происходящее выглядит довольно странно и напоминает ситуацию, когда высший центр управления фирмы требует максимальной производительности, чтобы преодолеть кризис. Тогда об этом узнают все подразделения. Реакция системы 1 пойдет прямо в систему 2, где данные будут рационализированы и через центральную (соматическую) систему направлены в центры управления системы 3. Однако та же информация будет поступать вверх по симпатическому стволу и попадет в центр управления другим путем. Стимулирующая обратная связь осуществляется таким образом, что образуется правая петля, возбуждающая деятельность, направленную на удовлетворение требований высшего руководства.

Предположим, что все это вызовет слишком большое напряжение в отделах. Существует множество способов для защиты фирмы от такого риска. Индексы производительности, измеряющие темпы производства, могут превзойти верхние контрольные пределы, установленные для работы в нормальных условиях.

Применительно к фирме функции парасимпатической системы могут быть реализованы посредством аудита. Под аудитом понимается проверка не только финансовой отчетности, но и всех аспектов деятельности подразделения. Мониторинг текущей деятельности осуществляется системой 3 непосредственно, минуя директораты подразделений. Аудит может принимать разнообразные формы: от следственных проверок до неформальных разговоров и внеплановых визитов. Он должен придерживаться следующих принципов: 1)

проверки текущей деятельности должны быть больше случайными, нежели регулярными, иначе их эффективность будет снижаться; 2)

проверки должны осуществляться не слишком часто, чтобы не подрывать авторитет и доверие директоратов подразделений.

Рассмотрим теперь одно из подразделений, осуществляющее свою деятельность в горизонтальной плоскости. Управляющий блок должен руководить текущей деятельностью подразделения в окружающей среде системы с максимальной эффективностью. Рассмотрим вертикальные ограничения, в рамках которых должна действовать система.

Блок текущей деятельности подразделения должен: 1)

учитывать взаимоотношения с другими подразделениями; 2)

учитывать пересечения собственной окружающей среды с окружениями других подразделений; 3)

подчиняться указаниям прямого корпоративного вмешательства; 4)

вести свою деятельность, учитывая ответственность за полученные производственные ресурсы; 5)

действовать в координационных рамках системы 2.

Каждое из этих ограничений снижает разнообразие подразделения, причем, если последние два ограничения являются естественными, то первые три должны быть соответствующим образом разработаны и включены в организационную структуру корпорации.

И последнее ограничение - аудит должен иметь необходимое разнообразие для поглощения остаточного разнообразия подразделения - разнообразия, которое не смогли абсорбировать первые пять вертикальных каналов.

Отсюда следует первая аксиома управления: «Сумма горизонтальных разнообразий всех блоков текущей деятельности должна быть равна сумме разнообразий шести вертикальных элементов корпоративного взаимодействия».

Иными словами, суммарное разнообразие, генерируемое всеми системами 1, должно быть поглощено шестью указанными вертикальными ограничениями.

В деятельности любой фирмы с пятиуровневой иерархией управления можно постоянно наблюдать противоречия между внутренней и внешней мотивировками.

Главная задача управления фирмой, если брать только ее текущую деятельность, сводится к согласованию этих двух целей: внутренней и внешней мотивировок. Иногда производственному отделу приходится уступать (при использовании менее производительных средств увеличивать себестоимость, чтобы соблюсти сроки поставок). Иногда отделу сбыта приходится идти на уступки (соглашаться на более поздние сроки поставок, чтобы расходы на сверхурочные работы не превзошли все допустимые пределы). Если использовать все достижения науки, то обнаружится, что система 3 находится в центре важнейшей процедуры распределения ресурсов. На этом уровне должны использоваться методы линейного и динамического программирования.

Именно для этого и нужна система управления. Описанная пятиуровневая иерархическая система делает это самым эффективным способом.

На систему 3 работают информационные системы трех видов. Первая принадлежит вертикальной командной оси. Во-первых, система 3 - часть управления корпорацией и, следовательно, передатчик плановых и специальных указаний подразделениям. Она также получатель информации о внутренней обстановке, которой она руководит тремя способами: 1 - как метаси- стемный контроллер, действия которого направлены вниз; 2 - как самый главный фильтр соматических новостей, направляемых вверх и 3 - как алге- донод. Во-вторых, система 3 - единственный приемник отфильтрованной и направленной из системы 2 вверх информации. Механизм этого процесса только что был рассмотрен. В-третьих, система 3 управляет цепями парасимпатической информации, которая прямо противоположна информации в симпатических цепях (системы 2).

Рассмотрим более подробно третью информационную составляющую. Ключом к пониманию парасимпатической составляющей модели (левая цепь на рис. 19) является ограниченность симпатической (системы 2) составляющей. Мы все время настаивали на непрерывности текущего управления. Фирма существует, ее деятельность вполне понятна, ее регуляторы - системы 1 и 2 - действительно являются регуляторами, - они исправляют ошибки по принципу обратной связи. Из этого следует наличие моделей стандартного поведения, воплощенных в механизмах управления, о которых мы вели речь. Они представляют собой образцы, сравнивая с которыми, определяется «ошибка».

Однако с точки зрения управляющих корпораций, в данном случае системы 3, подобные парадигмы слишком на многое претендуют. Они не учитывают внешнюю среду, окружающую систему в целом, а только лишь внешнее окружение соответствующего подразделения. Они могут быть регулятором локального гомеостазиса, но система 3 является единственным компетентным регулятором гомеостазиса системы в целом, поскольку только она работает на выходных данных системы 4. Понятно, что изученные до сих пор системы 1 и 2 представляют собой управление работой подразделений и их взаимодействием, основываясь на предположении, что подразделения знают все необходимое относительно адаптации и развития всей фирмы. Но на самом деле они этого не знают.

Довольно легко предложить примеры поведения всей фирмы в целом, которое (из-за новизны, иерархичности, эволюционности) не может быть адекватно представлено в рамках системы 2 с ее образцовыми моделями, хотя они могут общаться с системой 1 через соматическую систему. Конечно, директорат подразделений поймет их сообщения, поскольку он сам участвует в управлении действиями всей фирмы. Проблема заключается в том, что такие центры регулирования не организованы таким образом, чтобы осуществлять подобную необычную деятельность. Они, в частности, не организованы так, чтобы заниматься не только собственной работой, но и делать что-нибудь другое. Здесь мы вновь сталкиваемся с проблемой необходимого разнообразия.

Решение, полученное из автономной нервной системы, заключается в прямом парасимпатическом доступе к действиям подразделения. Здесь под наблюдением локального директората можно создать абсолютно другие модели управления (другие в том смысле, что они будут справляться с теми аспектами дел, с которыми не справляется система 2).

Динамическая модель текущей внутренней работы фирмы должна синтезироваться именно на этом уровне и предоставлять инструмент управления внутренней стабильностью фирмы.

Последнее замечание относительно системы 3 касается наличия фильтра восходящей информации, который моделирует ретикулярную формацию системы головного мозга.

Подготовка информации для передачи на третьем уровне наверх заключается в ее фильтровании. Должны быть установлены статистические критерии, позволяющие любую восходящую алгедоническую информацию на вертикальной оси не только просто воспринимать гомеостазом комплекса P-Q-R-S при выполнении его собственных функций, поскольку иначе она потеряется в подразделении Р как идущее наверх свидетельство прежде всего эффективности функционирования гомеостаза, а не об отдельных внутренних событиях.

Таким образом, система 3 несет ответственность за внутреннюю стабильность и текущую деятельность фирмы, осуществляя управление «внутри и сейчас».

Пример 1: Внутреннее равновесие компании Suma было восстановлено следующим образом: 1)

предоставлена автономность отделам; 2)

назначен финансовый директор и начальник отдела кадров; 3)

в главном офисе и производственных отделах созданы информационные системы для ведения ежедневной статистики эффективности; 4)

обеспечено еженедельное поступление деловой информации ко всем сотрудникам.

Сочетание локальной автономии, улучшенных информационных систем и новых систем 2 и 3 способствовало восстановлению равновесия на фирме.

Пример 2: Изучение внутренней среды компании по производству продукции и хранению ее на складах показало, что установление точных информационных систем поможет восстановить внутреннее равновесие фирмы.

Пример 3: Традиционный подход опирается на то, что совместная работа складов эффективна при наличии иерархической системы управления (назначить 3-х администраторов под руководством генерального директора). Но тогда возникают сложности с автономией складов и их способностью взаимодействовать с собственными средами. Рассмотрим другие альтернативы: 1)

области поставки проектировать таким образом, чтобы склады не конкурировали; 2)

проводить ревизии и аудит; 3)

изучать обмен товарами между складами.

Как только все это будет сделано, потребность в авторитарной системе полностью отпадет, и системы 2 и 3 смогут разрабатываться относительно легко.

При анализе VSM нужно обязательно обращать внимание на следующие моменты: 1)

Операционные модули должны быть подотчетны системам 2 и 3. Кроме того, соответствующая информация должна доходить до адресатов - операционных элементов. 2)

Система 3 * осуществляет ревизии и аудит работы системы 1. Это так называемая информационная служба системы 3, предназначенная для контроля над текущим состоянием операционного элемента и исполнением задания системы 2. 3)

Система 3 для корректного принятия решения и своевременной выработки управляющих воздействий для системы 1 должна иметь своевременную и полную информацию о состоянии операционных элементов. В противном случае система 3 будет принимать решения в условиях неопределенности. Такая ситуация сравнима с состоянием слепого, находящегося на главной улице города. 4)

Информационная система все время должна быть готова к генерации алгедонических сигналов, которые должны возникать при резкой смене ситуации, а также когда требуется вмешательство системы 3. 5)

Т.к. система 4 предназначена для выработки стратегии фирмы на будущее с учетом текущей ситуации на рынке, то уместно будет сказать, что при изменении ситуации она незамедлительно должна принять участие в выработке решения. Кроме того необходима соответствующая реализация внутрисистемных связей и наличие инструментальных средств для работы с ними.

Все выше описанные требования для своего корректного выполнения требуют наличие работоспособной и многогранной информационной системы.

Традиционно при проектировании информационной системы для конкретной фирмы специалист учитывает поступление только финансовой информации от операционных элементов, а информацию о состоянии объектов и многое др. не учитывает. Таким образом, при несоответствующей организации информационной системы фирмы можно потерять свои денежные средства.

Другой аспект, который необходимо учитывать, это избыточная информация, поступающая от операционных элементов. Т.к. в каждой модели присутствуют связи, то через них идет поток информации, необходимой при работе с системой. Исключение избыточной информации - первоочередная задача информационной системы, а должное исполнение этой информации - индикатор эффективности ее применения.

Как уже было сказано, сведения о том, что все хорошо не нуждаются в пересылке. Информация для отправки должна генерироваться только в случае изменения ситуации.

Информационные системы, используемые в VSM, существенно отличаются от традиционных систем.

Они основаны на индикаторах эффективности, которые измеряют любые изменения в рамках каждого операционного элемента. При возникновении существенного изменения этот индикатор мгновенно сгенерирует сообщение управляющей системе о необходимости принятия решения.

Эти индикаторы работают круглосуточно и тем самым обеспечивают идентификацию проблемы в день ее появления.

При нормальной работе фирмы цикл производства является замкнутым по отношению к работнику и продукции, т.е. работник выполняет поставленное перед ним задание и получает за это деньги. Что же касается продукции, то в этом случае также имеется замкнутый цикл производства. Такие циклы завершаются так называемыми системами вознаграждений и поощрений, что позволяет фирме создавать прибавочную стоимость. Применяется также система наказаний за невыполненную работу: штрафуется субъект предпринимательской деятельности, который виновен в невыполнении задания.

Пока действует система штрафов и поощрений, система может не волноваться за выполнение заданий, но как только возникает конфликт, тут же появляется необходимость вмешательства систем 2 и 3 для своевременного исправления ошибок.

Пример: Над уже знакомой нам компанией Suma были проведены экспериментальные работы: 1)

Операционный модуль - отдел, занимающийся упаковкой продукции. Этому отделу были предоставлены максимальные полномочия в сфере самоуправления и контроля, однако этот отдел подчиняется всей системе. 2)

Индикаторы эффективности - элементы системы 1, которые постоянно сравнивают текущее состояние системы с запланированным, и при обнаружении каких-либо существенных отклонений генерируют сигнал системам 2 и 3 для принятия управленческого решения. Этот индикатор вычисляет производительность, убытки системы, подсчитывает количество запасов и готовой продукции на складах, определяет моральное состояние рабочего персонала фирмы на начало и конец дня. 3)

Алгедонические сигналы - сигналы, которые генерируются системой только в случае каких-то неполадок.

Все это свидетельствует о наличии какой-то проблемы на производстве. Так, например, запасы комплектующих изделий могут быть велики, но это объясняется очень низкой производительностью труда.

Так что, если в системе присутствуют даже незначительные колебания, на это стоит обратить внимание, т.к. это не является причиной для генерации алгедонических сигналов. С этими колебаниями операционные элементы справятся сами, и вмешательство систем 2 и 3 в этот процесс не потребуется, однако при их наличии эти системы немедленно должны что- то предпринять для изменения сложившейся ситуации.

«Киберфильтр»

«Киберфильтр» - компьютерная программа, которая предназначена для фильтрации входящих алгедонических сигналов и верной их интерпретации. Эта программа занимается тем, что анализирует состояние системы в конце каждого дня, принимая во внимание все изменения, произошедшие в системе. При наличии существенных отклонений «Киберфильтр» генерирует ал- гедонические сигналы системе 2 и 3.

Рассмотрим некоторые критические ситуации:

1. Автоматический дозатор

Предположим, что на фирме поврежден механизм дозирования, он каждый раз совершает ошибку в 10%. Никто не обращает внимания на это, хотя от этого и имеется некоторый ущерб.

В конце концов, эта проблема была решена. Было установлено, что данный аппарат совершал ошибки в пределах 2 - 10 %. Очевидно, что данная проблема является чисто инженерной и решается достаточно легко при своевременной ее идентификации. В этом и заключается основное предназначение алгедонических колебаний.

2. Изменения в персонале

После нескольких лет эффективной работы на фирме работники уходят - это естественный процесс. На смену им приходят новые, которые требуют обучения и адаптации. Если система выработки алгедонических колебаний не достаточно совершенна, то она «забьет тревогу»: показатели производства продукции падают! Нам необходимо что-то предпринимать! Но данная ситуация не является проблемной, т.к. персонал достаточно быстро освоится, и производство вновь достигнет исходного уровня. Если же предприняты меры по набору дополнительного количества персонала, то тогда через короткий промежуток времени этим работникам не будет хватать запасов комплектующих изделий для нормального производства и т.д. Приходится увольнять часть работников. От такого рода увольнений на фирме возникают колебания по выпуску продукции.

Резюме

Сущность всех этих размышлений сводится к тому, что надо предоставить некоторую автономию каждому операционному элементу.

Следует обеспечить обратную связь с системой 2 и 3, а также дать возможность отделу самостоятельно изучать сложившуюся ситуацию и принимать адаптационные меры.

Должно также гарантироваться то, что автономия системы 1 не будет нарушена до тех пор, пока она не угрожает целостности всей организации.

Должен быть обеспечен поток только существенной информации, данные о том, что ничего не произошло, не должны поступать в системы 2 и 3.

Пример: Одна из проблем, возникающих с показателями эффективности, заключается в том, что очень трудно измерить такие данные, как внутреннее душевное состояние работника или его моральная удовлетворе- ность работой.

Одно из решений этой проблемы было предложено фабрикой холодильников «Mondragon».

Они изменили конвейер таким образом, что на каждом участке линии находилась определенная группа рабочих. Они располагались таким образом, чтобы можно было наилучшим образом измерить производительность каждой такой группы. Кроме того, проводились измерения удовлетворенно- сти трудом. Это позволило фирме поднять производительность труда своих рабочих и тем самым увеличить прибыль организации.

Например, имеется такая ситуация: в городе всю ночь проводился фестиваль. Естественно работники устали, и показатели производительности труда на следующий день значительно упали. Однако это не является причиной для генерации алгедонических колебаний, т.к. общая производительность труда за неделю изменилась незначительно, и нет причин для принятия управленческих решений. Таким образом, это проблема решается достаточно просто: анализ эффективности труда проводится не за каждый день, а за неделю.

Все эти данные находятся под контролем киберсистемы, и алгедониче- ские сигналы возникнут только тогда, когда еженедельная производительность труда опустится ниже допустимой нормы.

Эта система также может иметь дело с менее материальными элементами производства.

Такое взаимодействие может быть налажено в процессе переговоров. Представитель группы рабочих еженедельно встречается с диспетчером, и они обсуждают некоторые моменты относительно показателей эффективности. Например, они обсуждают автономию системы. Рабочие стремятся достичь автономии уровня 9 или 10, управляющая система позволяет установить ее лишь на уровне 5 или 6. В конечном счете, они могут договориться об автономии на уровне 8.

Эта концепция договорных индикаторов эффективности открывает много возможностей. Так в договорном порядке можно быстро и эффективно решить многие возникающие вопросы.

Как проектировать информационную модель 1.

Индикаторы эффективности

При определении каждого из индикаторов эффективности необходимо руководствоваться следующим моментом: эти индикаторы должны предоставлять системе данные о произошедших во всех контролируемых параметрах изменениях. Однако такой контроль не должен быть чрезмерно частым, т.е. данные должны поступать только тогда, когда что-то произошло. Таким образом, всегда можно сказать, в каком положении находится фирма, и какие изменения необходимы для ее нормального функционирования. 2.

Алгедонические сигналы

Т.к. некоторые изменения неизбежны, то необходима некоторая система, которая бы отслеживала их и своевременно информировала о надвигающейся опасности системы 2 и 3. Для правильной идентификации таких сигналов требуется некоторое время. Следует определить, являются ли эти колебания опасными для системы, и необходимы ли по этому поводу контрмеры. Если эти условия не выполняются, то такие колебания нельзя правильно иденти- фицировать, и система будет откликаться на посторонние колебания, которые должна была принять за шум.

Если принято решение использовать «Киберфильтр», то это не избавляет от необходимости делать ставку на анализ колебаний и отсеивание шумов. 3.

Периоды времени

Каждый индикатор должен анализироваться индивидуально. Т.е. должен быть определен период времени, на протяжении которого операционный элемент будет сам пытаться решить возникшую проблему, и только по истечении этого срока можно попытаться принять регулирующее воздействие. Для каждого из элементов этот срок должен быть утвержден индивидуально. Так, например, для анализа убыточности фирмы можно использовать десятидневный период, не обращая внимания на колебания внутри этого цикла. 4.

Потеря автономии

Если возникает необходимость вмешательства, то должны быть определены его границы и глубина. Так, например, если структурное подразделение фирмы не справляется с поставленными перед ним задачами, то необходимо вмешательство системы 3, которая должна оптимизировать данный процесс и принять контрмеры по стабилизации положения. При этом, естественно, автономия модуля будет нарушена, но это нарушение будет предпринято в целях спасения фирмы, а значит, вполне целесообразно. Но опять же: границы и условия такого вмешательства должны быть обговорены и утверждены заранее.