загрузка...

Глава 12. Оформление и использование аналитических результатов


Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его сегментов должны быть оформлены соответствующими документами. Это может быть аналитический отчет (пояснительная записка), справка, заключение. Аналитический отчет обычно составляется для внешних пользователей. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки или заключения.
Содержание аналитического отчета должно быть достаточно полным. Прежде всего он должен содержать общие вопросы, отражающие экономический уровень развития предприятия, условия его хозяйствования, характеристику ассортиментной и ценовой политики, конкурентоспособности продукции, широту и долю рынков сбыта продукции, репутацию предприятия, его имидж в деловом мире. Необходимо также указать положение товаров на рынках сбыта, т.е. на какой стадии жизненного цикла находится каждый товар на рынке (внедрения, роста и развития, зрелости, насыщения или спада). Следует охарактеризовать реальных и потенциальных конкурентов, указать сильные и слабые стороны их бизнеса.
После этого необходимо отразить динамику показателей, характеризующих производственные и финансовые результаты, имущественное и финансовое состояние предприятия, его деловую активность, эффективность работы, перспективы развития.
Содержание справки или заключения по результатам анализа в отличие oт пояснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятия и условий его деятельности.
Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме представления результатов анализа. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц, графиков и не содержит пояснительного текста. Аналитические таблицы и графики позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в пригодной для восприятия форме.
Такой порядок оформления результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает его действенность, так как при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов.
Возможные компоненты аналитической записки :
1. Введение: указание причин появления документа, изложение основной идеи документа.
2. Основная часть: указание источников сведений, указание степени достоверности сведений, констатация положения в некоторой области, оценка положения, представление и оценка прогноза.
3. Заключение: обобщения, рекомендации, указание возможности и условий улучшения качества представленных сведений, намерения.
Формулирование выводов. Выводы не всегда возможны или уместны:
–иногда для них недостаточно информации;
–иногда они слишком неприятны для читателей и поэтому опасны для разработчика документа;
–иногда они слишком просты и очевидны;
–иногда не желательно мешать читателю поискать еще одно объяснение фактам, которое может оказаться более удачным, чем то, что пришло в голову разработчику документа.
Одни и те же обстоятельства можно обоснованно представить и как существенные, и как не заслуживающие внимания. База, которую можно использовать при оценивании:
–аналогичные случаи;
–принципиальные возможности;
–преследуемые цели.
Степень определенности формулировок должна соответствовать степени определенности стоящих за ними представлений. Правда, чем меньше определенность формулировок, тем меньше возможность ошибок (а следовательно, опасность наказания), но зато снижается полезность выраженных в них мнений как для дела, которого они касаются, так и для репутации аналитической службы.
Неопределенность представлений может быть вызвана неопределенностью отражаемых сущностей: нечеткостью их устройства, зависимостью от многих случайных влияний; чрезмерной сложностью отражаемых сущностей; недостаточными возможностями для исследования.
Неопределенность формулировок может быть вызвана неопределенностью выражаемых ими представлений; осторожностью авторов; неудачностью стиля: различиями в смысле, вкладываемом разными людьми в одно и те же слова; нежеланием авторов делиться информацией.
Аналитики, склонные высказываться определенно о неопределенном, производят впечатление людей проницательных и знающих. Тем, кто к ним прислушивается, они дают уверенность в понимании ситуации, чувство превосходства над «не знающими» и способность действовать. Что же касается получаемых результатов деятельности, то они часто бывают неоднозначные (и соответственно толкуемые как угодно), а иногда даже почти такие, как надо. Но подобные аналитики способны оказывать значительное влияние лишь в течение сравнительно короткого времени – до того, как совершат одну#x2011;две большие ошибки, которые при их подходе довольно вероятны. Правда, когда этих аналитиков заменяют на других, то обычно, вследствие тяги к определенности, выбирают работающих в той же манере, и цикл повторяется – пока заказчик не осознает свою неправоту или пока на его месте не окажется другой.
В числе трудностей, с которыми сталкивается аналитик при формулировании обобщений и рекомендаций,– проблема интеллектуальной ограниченности и недостаточной компетентности людей, которым предназначается материал, и проблема идеологических расхождений аналитика с этими людьми. Результат его работы нередко представляет собой компромисс между тем, что он хотел сказать, и тем, что он мог позволить себе сказать, чтобы не предстать в глазах руководства нежелательным человеком.
Для сложных проблем, с которыми сталкиваются высшие руководители, бывают возможны эффективные радикальные решения, но главное препятствие для реализации таких решений состоит в неспособности руководителей оценить их по достоинству. В очень многих случаях на руководящих должностях оказываются люди, отличающиеся не творческими способностями, порядочностью и самоотверженностью, а умением интриговать и приспосабливаться, склонностью к злоупотреблениям, готовностью делать большие и малые подлости.
Чтобы оказаться востребованным такими людьми, аналитик должен ориентироваться на их понятия и потребности. Нередко бывает, что аналитическая служба может только предполагать, в связи с каким готовящимся решением истребуют у нее те или иные материалы. Возможно даже, что решение уже по сути принято, и дополнительные сведения нужны единственно для его конкретизации.
В таком случае разработка каких#x2011;либо рекомендаций является пустой тратой времени, а высказывание их может вызвать недовольство. Поэтому, чтобы не делать лишнего, надо по возможности заранее оговаривать с заказчиком аналитического исследования, нужны ли практические предложения, какого характера и в какой степени проработки. Если такие предложения у аналитика напрашиваются, но нет уверенности в том, что их от него ждут, можно сказать в заключении, что «при необходимости могут быть выработаны рекомендации по решению рассматриваемой проблемы» или что#x2011;то подобное.
Корректность документа. Качества корректного документа (разведывательного, проектного, концептуального):
–практическая направленность;
–минимальный объем;
–ясность формулировок;
–адекватное выражение определенности, вероятности,
–возможности исследуемых сущностей;
–корректное выражение достоверности и точности имеющихся данных;
–проверенность фактов;
–обоснованность выводов;
–зрелость мнений;
–своевременность и уместность, соответствие целям.
Ясность формулировок достигается, прежде всего, использованием распространенных однозначно понимаемых терминов. Надо избегать редких слов, особенно если они имеют более употребительные синонимы. Факты сами по себе малополезны, если не дополняются обобщениями, оценками, практическими выводами.
Зрелое мнение – существующее уже в течение некоторого времени, выдержавшее критику и влияния, освобожденное от явно слабых мест, обросшее аргументами.
Определенность – степень четкости и устойчивости некоторого качества. Если точность – характеристика отражения некоторого качества, то определенность – характеристика самого качества. К примеру, если утверждается: «некто X идентифицирует себя по преимуществу как национал#x2011;социалиста, но иногда – как коммуниста», и так оно и есть, то имеет место малая определенность самоидентификации и высокая точность отражения ее наблюдателем.
Вероятность – характеристика повторяющихся событий: среднее количество событий, приходящихся на единицу времени.
Возможность – характеристика неповторяющихся событий.
Точность – относительная или абсолютная величина возможной ошибки в представлении некоторой количественной характеристики.
Достоверность – степень соответствия сведений действительному состоянию отражаемых ими сущностей. Достоверные сведения могут быть неточными, точные – недостоверными. К примеру, если субъект X будет в месте S в день D, то сообщение «X будет в S в день D+3» является точным, но недостоверным, а сообщение «X будет в S в один из дней в промежутке D–2. D+2» является достоверным, но неточным.
Однако о многих важных предметах можно выражаться гладко, эрудированно, остроумно, эффектно, но не по существу.
Отношение разработчика документа к собственному продукту может значительно поменяться в течение короткого времени всего лишь из#x2011;за того, что пройдёт творческое возбуждение, препятствующее выработке адекватной оценки. С. М. Штеменко в связи с этим эффектом пишет следующее: «Если (. .) позволяет время, не следует докладывать документ тотчас же, как он написан. Надо отложить его на несколько часов, а лучше – до следующего дня, если он не так срочен. В прочитанном, как говорится, на свежую голову документе вы почти обязательно сделаете поправки, часто очень существенные, а иногда (были и такие случаи) документ приходится переделывать».
Представление материалов.
Ценное разведывательное сообщение может не произвести само по себе нужного эффекта, если не принять особых мер. Чтобы обеспечить эффект, надо: дождаться подходящей ситуации (или создать ее); соединить документ с другими – создающими нужное настроение; переформулировать сообщение так, чтобы деятель, которому оно адресовано, разглядел в нем свой личный интерес; ит. д.
Если случается, что какое#x2011;то ранее сделанное предположение оказалось правильным, об этом надо обязательно при случае упомянуть. Из документов, готовившихся Райнхардом Геленом в 1942г.: «Противник, как мы ожидали , перешел в наступление против этой армии на широком фронте. .». «Картина еще полностью не ясна, но уже можно сказать: как и предполагалось ранее , наметились направления двух главных ударов. .». «Развитие обстановки. . подтверждает сделанную нами ранее оценку  противника, как по целям, так и по использованию сил и средств. .».
В аналитических материалах иногда бывает выгодно представить собственное мнение автора как чужое – сослаться на «некоторых экспертов» или на «некоторые источники». Этот способ используется, если возникает необходимость высказать что#x2011;то очень неприятное для адресата. Случается, что разведывательная служба даже идет на подлог: публикует за границей некоторые материалы через подставное лицо, а позже на них ссылается.
Претензии заказчика аналитического документа к содержанию этого документа могут быть следующие:
1. Несоответствие заданию.
2. Поверхностность суждений, демагогичность.
3. Неполный охват темы, отсутствие существенных деталей.
4. Отсутствие новизны: повторение других источников или ранее представленных материалов.
5. Слабость обобщений и рекомендаций.
6. Сырость материала: недоработанный стиль, явные ошибки.
Чтобы сократить количество несправедливых претензий, надо получать всякое задание в письменном виде, в развернутой формулировке. До начала исполнения задания следует оговаривать свои возможности и предполагаемое качество будущего документа. Поскольку в отношениях с руководством все это часто оказывается нереализуемо, то более или менее значительное недовольство заказчика будет иметь место почти всегда. Если у заказчика не ладятся дела, он склонен искать причину не в себе, а в других людях, и в качестве виноватых могут выбираться, среди прочих, и аналитики.
Если заказчик аналитического документа, получив его через некоторое время, заявляет, что надеялся увидеть материал на несколько иную тему или представленный с несколько иной точки зрения, то это нормально, поскольку перегруженные интеллектуальной работой люди склонны забывать детали устно раздаваемых ими заданий, а также незаметно для себя менять свои мнения.
Чтобы избежать несправедливых обвинений, аналитическая служба должна при всякой возможности обращать внимание потребителей разрабатываемых ею документов на то, что довольно частые ошибки и недоработки в ее «продукции» неизбежны – в силу самого характера аналитической деятельности.
<< | >>
Источник: Станислав Юрьевич Махов. Аналитика безопасности. Учебное пособие. 2013

Еще по теме Глава 12. Оформление и использование аналитических результатов:

  1. Глава IV ИСТОЛКОВАНИЕ, АПРОБАЦИЯ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИССЛЕДОВАНИЯ
  2. Оформление результатов научного труда
  3. Оформление результатов экологической экспертизы
  4. Освидетельствование на состояние алкогольного опьянения и оформление его результатов
  5. Медицинское освидетельствование на состояние опьянения в организациях здравоохранения и оформление его результатов
  6. Нейрофизиология: основные методы, принципы их использования и оценки результатов
  7. ПРАВИЛА медицинского освидетельствования на состояние опьянения лица, которое управляет транспортным средством, и оформления его результатов (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.02.2005 № 49)
  8. 4.4. Основные результаты использования модифицированного собирателя для флотации окисленного молибдена при переработке смешанных руд Бугдаинекого месторождения
  9. Глава 10. Содержание аналитической работы
  10. ГЛАВА 12. ОФОРМЛЕНИЕ ПАТЕНТНЫХ ПРАВ
  11. Глава 1. Аспекты аналитического обеспечения безопасности
  12. Глава 34. ОФОРМЛЕНИЕ ФИЗИОЛОГИИ РАСТЕНИЙ В САМОСТОЯТЕЛЬНУЮ НАУКУ
  13. Глава 18 ОФОРМЛЕНИЕ СХЕМЫ ЗЕМЛЕУСТРОЙСТВА АДМИНИСТРАТИВНОГО РАЙОНА
  14. Глава 2. ОФОРМЛЕНИЕ ЭМПИРИЧЕСКОЙ ПСИХОЛОГИИ О ФИЛОСОФСКИХ УЧЕНИЯХ XVII в.
  15. Глава 13. Психологическая безопасность аналитической работы
  16. ГЛАВА 2 ИНСТИТУЦИОНАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ «ЭТНИЧНОСТИ» В МОСКВЕ В 90-Е ГОДЫ XX СТОЛЕТИЯ
  17. Глава 4. ОБСУЖДЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ
  18. Глава 17. Когнитивная терапия и использование антидепрессантов.